有效性審核

一次成功的制度審核,從制度策劃到實施,再到效果,通過與受審核方的溝通和探討,達成共識。在幫助受審核方完善制度的同時,也幫助其理清了職責,最佳化了流程,這是確保體系與業務融合的有效途徑,也是審核增值的有效方法。對於審核員和企業雙方來講,都會是一種享受。

曾幾何時,所謂“符合性”審核,我哂之為“小學生做作業”。檔案咋寫就咋審,只要是不傻不乜,這樣的審核撥拉個腦袋就會。如果企業檔案寫錯了,審核員卻還要依著檔案去審核,就會誤導企業將錯就錯。這不但不會為企業提供什麼增值服務,反而導致企業在錯誤的路上越走越遠,降低管理效率和工作質量,加大管理成本。

從今年啟動的幾個項目來看,在接受我們“以標準化為基礎構築體系”的諮詢思想和技術路線之後,企業開始越來越關注具體制度的合規性和有效性。中石化某企業提出流程最佳化的要求,中石油某企業提出制度體系完善的要求,隨後又有客戶提出以制度審核為重點的體系審核等等。由此,我們的諮詢、審核業務要向精細化方向推進,要以具體制度為切入,開展諮詢和審核工作。

制度審核包括制度質量和制度落實兩個方面的審核。

一、制度質量審核

制度質量包括合規性、有效性。合規性審核是評價制度是否滿足國家、行業相關法律法規及上級要求;有效性審核最低要評價制度是否可操作,而更高的要求是評價流程是否最佳化。主要涉及以下幾項內容:

1. “目的”是否明確

制度管理業務活動,制度中的“目的”是指該制度所轄業務活動要達到的目標,也就是ISO9001所說的“過程目標”。這個“目的”是制度管理的定位,應該表述清晰、準確。不能把它當作“套話”一帶而過。實際上企業對“目的”描述往往比較虛,如“為了進一步提高……”“為了加強……”,起不到制度“定位”的作用,也使得制度質量判定缺乏主要依據。不管制度“目的”表述是否清晰,審核員心裡要清楚“這個制度的落實到底要達到什麼目的”?如《設備管理制度》的“目的”應該是“為確保設備配置適宜,並穩定運行,……特制訂本規定”,在接下來的制度審核中就要評價,一是制度本身能否保證實現目標?二是制度落實是否實現預期效果。

2. 制度是否合規

“依據……,特制定本規定”,制度中的這句話表明了制度的合規性。一是要核查所依據的法律法規、上級要求是否為現行有效?二是追查法律法規、上級要求在制度中是否得到落實?制度合規是企業生產經營合規的基礎,制度不合規是最大的風險。

3. 職責劃分是否清晰

職責劃分包括橫向和縱向。橫向是指主管部門、相關部門職責是否明確?縱向是指機關與所屬二級單位,甚至基層單位管理界面是否清晰?各部門職責由人事主管部門牽頭組織編制,但往往由於沒有及時修訂,可能會與實際不符。審核員應與各部門負責人結合實際管理業務,對照部門職責進行梳理,提出職責修訂意見。

4. 流程是否順暢

這是制度的核心內容,也是審核的關鍵環節。審核員要會熟練繪製流程圖,掌握WBS分析法,明確流程起點和終點,快速判定是否存在“斷頭流程”或重複交叉流程。這裡要求審核員要具有一定的管理思想和經驗。理順流程是基礎,流程最佳化是增值。通過審核能夠幫助企業簡化和最佳化流程,降低管理成本,提高管理效率、效果,這是“有效性”審核的終極目標和落腳點。

5. 附屬檔案是否適宜

這部分內容往往被審核員所忽略。而恰恰是這些附屬檔案,由於設計不適宜而導致制度執行人員重複、形式化地填寫記錄表單。要關註記錄表單是否可以取消、借用或者合併?在滿足有效性和效率前提下,記錄表單是否實現減量化和簡單化。

二、制度實施及效果

ISO9000:2015關於“有效性”的定義是:完成策劃的活動並得到策劃結果的程度。制度的有效性一是要查證各級管理部門、基層單位是否按制度規定執行,二是要評價制度貫徹落實是否取得預期效果。

1. 制度實施

不同於傳統的“按部門審核”方式,制度實施審核首先要對制度進行拆解。按職責劃分,分別編制主管部門、相關部門、基層單位檢查表,並做好具體抽樣計畫。需要注意的是,一定要按統一的抽樣計畫分別在主管部門、相關部門、基層單位進行查證,這樣才能夠發現部門與部門之間、部門與基層單位之間是否存“流程壁壘”,接口環節是否順暢。“流程壁壘”、接口往往是企業管理的薄弱環節。分別對主管部門、相關部門、基層單位取證後,再按制度流程將這些分散的證據進行“編輯”,對照制度規定評價企業制度執行力。這就像拍電影一樣,電影劇本按故事發展情節編寫,但不一定按劇本故事發展順序去拍攝,這要看演員的檔期、拍攝時的季節、地點。往往會在一個拍攝地點把與此有關的鏡頭都拍攝完,或者把與某個大腕有關的鏡頭都拍攝完,然後在後期製作時再按劇本進行剪輯。

2. 制度效果

最近參加某園區的一個“標準化有效性評價標準”的評審會,大有裨益。以往我們往往側重於制度編寫完成後,通過制度評審來確保制度質量,而忽視了制度的有效性評價。制度的有效性最終應該落實在是否實現預期的效果。因此審核不能止步於“制度實施”,這往往是我們習慣性審核思路和方式。要在“制度實施”審核後再進一步,評價制度實施效果,也就是制度的有效性,即評價這個制度的貫徹落實是否能夠確保實現“目的”。

需要提醒審核員注意的是,“管得好”一定首先是策劃得好,然後是實施得好,最後是效果好。不能簡單地被現場“做得好”所蒙蔽,以“做得好”作為“管得好”的證據。現場“做得好”可能是緣於某個部門、單位負責人或員工個人職業素質較高所致,並不能夠證明企業這項業務管理得好。但是現場是否做得好,可以反證制度是否策劃得好、實施得好。

制度審核是一門技術,剛開始需要做一些“小和尚念經”的工作,按部就班畫流程圖,進行WBS分析。經過一段時間或幾個項目的鍛鍊,就會融會貫通,熟練於心。

回顧一下ISO9000:2015標準中“循證決策”質量管理原則,“決策是一個複雜的過程,並且總是包含著某些不確定性。它經常涉及多種類型和來源的輸入及其理解,而這些理解可能是主觀的。重要的是理解因果關係和潛在的非預期後果。對事實、證據和數據的分析可導致決策更加客觀、可信。”制度審核又何嘗不是一個“決策”過程?審核員不斷地識別制度中的“不確定性”,不斷地質疑,然後去查證、分析、釋疑,最終把我們所主觀理解的制度中存在的一個個“不確定性”,通過現場審核把它變成客觀的、“確定”的,由此得出審核發現,要么“符合”,要么“不符合”。

一次成功的制度審核,從制度策劃到實施,再到效果,通過與受審核方的溝通和探討,達成共識。在幫助受審核方完善制度的同時,也幫助其理清了職責,最佳化了流程,這是確保體系與業務融合的有效途徑,也是審核增值的有效方法。對於審核員和企業雙方來講,都會是一種享受。

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