內容介紹
會議籌備方案內容包括：
1．確定會議名稱；
2．確定議題；
3．指導思想；
4．任務要求；
5．確定與會人員；
6.確定時間地點；
7.會議期限；
8.日程安排；
9．會議領導；
10．確定會議通知內容；
11．會議通知跟進落實程式與要求；
12．會場布置要求；
13．會議檔案資料種類、內容、要求；
14．會議設備和用品種類、要求；
15．會議後勤安排；
16．會議記錄安排；
17．會場服務安排；
18．會議預算安排；
19．議定事項催辦及反饋的程式、要求、責任人；
20．其他注意事項；
特點
會議方案具有以下特點：
1．針對性。會議方案是針對大型會議所做的規劃安排，因此具有針對性。
2．指導性。會議方案對會議整個進行過程具有指導作用。
3．多樣性。由於會議種類多樣，相應的會議方案也具有多樣性的特點。
種類
按會議性質分，可分為以下三種：
(1)代表會議方案。代表會議一般參加人數較多，召開時間較長，會議程式嚴格，而且不同級別的代表會，有不同要求，其方案也比較複雜。
(2)工作會議方案。工作會議，雖然不像代表會議在程式和規格上要求那樣嚴格，但在材料的準備工作上有自己突出的特點。
(3)表彰獎勵性會議方案。表彰獎勵性會議除會議本身之外，因涉及獎旗、獎狀、獎品之類，在財務和物資方面需要做好準備，其會議方案比較複雜。
格式
會議方案通常由標題、開頭、主體、結尾、落款等五個部分組成。
1．標題：會議方案標題的規範寫法由召開單位或範圍、會議名稱、文種名稱(方案)“三要素”構成，有時可以省略會議召開單位。常用的文種名稱有：方案、籌備方案、籌備接待方案、計畫、策劃方案等。
2．開頭：在開頭之前，有的要寫明方案的送達機關。屬於要送上級機關批示的，就寫送達上級機關名稱，屬於要下級知曉的、發給與會機關或個人的，則寫下級機關名稱。開頭部分一般寫明召開會議的原由、根據、單位、會議名稱、會議時間、地點、會期等，對會議的基本要素進行說明，引出下文。大致相當於一般專題方案中“指導方針”、“總體構想”部分。
3．主體：主體部分一般要寫明會議的宗旨、主題(內容、議題)、規模(與會人員)、議程、日程、會議形式、會務機構的組織和分工、會議文書、會議經費、保障措施、籌備情況等事項，相當於一般計畫中的“目標要求”、“措施方法”、“實施步驟”。一般分條列項寫出。
4．結尾：結尾語部分的寫作，要根據會議方案的性質而定，屬下級機關請示上級機關的．可寫上類似請示報告結尾的用語。如“以上方案，當否，請批示”。
5．落款：一般寫明方案的制發文機關、簽署日期，並加蓋公章。
寫作要求
1．科學安排，考慮全面。會議方案是進行會議的依據，會前要把舉行會議的有關規定、各種程式、各方面可能遇到的情況都要考慮到、估計到，總攬全局、全面統籌。
2．明確要求，安排細緻。大中型會議涉及人員多，頭緒繁，內容雜，在設計會議籌備方案時應周密考慮，妥善安排有關事項。如對材料撰擬、分發、會標制掛、座位排列製作、安全保衛、醫療服務等都作明確的安排。對會議銜接時間計算準確，周密計畫，精心安排。
3．留有餘地．靈活機動。既要把任務、時間儘可能計算準確，同時，又要為相關活動留有彈性空間，防止安排太緊、太滿而造成被動。
4．層次分明．合理安排條款順序。寫作時合理安排各條款間的邏輯順序，既要條款分明，又要順序合理。
範例
▲一般會議方案
【內容要件】會議名稱、會議目的、會議議題、會議組織方式、會議規模、會議召開時間地點、會議報到時間地點、會議日程安排、會議組織領導、會議出席人員及準備要求、會議組織者的聯繫方式、會議說明事項等。
▲大型會議方案
【內容要件】會議名稱、會議目的、會議議題、會議組織方式、會議規模、會議召開時間地點、會議報到時間地點、會議日程安排、會議組織領導、會議出席人員及準備要求、會議組織者的聯繫方式、會議說明事項等。
