會計電算化備案的概念
會計電算化備案 是指企業、行政事業單位在實行以計算機替代手工記賬前應到相關財政部門將電子化會計核算數據以及可見性會計文檔資料進行檢測、備案的過程。 備案也稱會計電算化驗收，根據財政部門規定，任何公司使用財務系統或企業資源管理系統，必須通過所屬財政局的驗收。
會計電算化備案的數據接口規範標準即《信息技術 會計核算軟體數據接口》國家標準（GB/T19581 — 2004）是由審計署、財政部牽頭編制的，並已經國家標準化管理委員會批准發布，於2005年1月1日在全國範圍內實施。
會計電算化備案的發展歷程
會計電算化（Accounting Computerization）是指將電子計算機為主的當代電子技術和信息技術套用到會計實務中的信息系統。 我國自20世紀80年代初提出會計電算化至今經歷了3個發展階段，一開始由於計算機等硬體嚴重欠缺發展緩慢，後來隨著電腦的快速普及會計電算化過渡到自發發展階段，20世紀90年代初，會計電算化進入穩定發展階段，並不斷地完善著法製法規及管理制度。
我國在會計電算化發展過程中愈發關注企業會計管理信息系統的建設，主要歸納為這么4個方面，對從業人員的資質要求及管理人員的責任要求；對企業會計操作流程和制度監督；對企業使用的會計信息軟體規範審核；對會計檔案的管理指導。從不斷更新的檔案中可以發現政策正逐步落到細處，其中會計電算化備案也起著越發重要的地位。
備案制度是會計電算化實施的重要組成部分。企業備案成功後，其使用的財務管理系統將通過財政管理部門的認證。同時備案可以讓企業發現在會計電算化套用中存在的問題和財務會計人員在“會計基礎工作規範”方面工作的不足，並據以糾正，從而歸避財政、稅務、審計部門關於會計工作核查帶來的懲罰風險，保證會計核算、管理等工作的正常運行。另外，備案也可以提高企業財務信用等級，方便企業本地融資。
2002年在滬財會41號檔案 中首次提出實行會計電算化備案制。檔案要求上海市各單位必須按照財政部有關規定的要求，實行會計電算化，以計算機替代手工記賬後，應填寫《上海市單位計算機替代手工記賬備案表》，與會計科目代碼表、會計電算化有關管理制度、人機並行期間套打輸出的會計可見性文檔抽樣資料（包括不同類別的會計機制憑證、現金和銀行日記賬、某科目的明細賬、總分類賬）及主要的電子報表一起報送同級財政部門備案，其中《上海市單位計算機替代手工記賬備案表》還要同時抄送同級稅務部門。如發現單位未按規定向同級財政部門備案而擅自甩賬的，財政部門有權責令其限期辦理備案手續。並發布DB31/T270—2002標準數據規範。 該接口標準於2005年由地方級別上升為國家級別《信息技術會計核算軟體數據接口》（GB/T19581-2004）。
在2004年，國務院辦公廳《關於利用計算機信息系統開展審計工作有關問題的通知》（國辦發〔2001〕88號）中要求：“被審計單位的計算機信息系統應當具備符合國家標準或者行業標準的數據接口”；“審計機關發現被審計單位的計算機信息系統不符合法律、法規和政府有關主管部門的規定、標準的，可以責令限期改正或者更換。在規定期限內不予改正或者更換的，應當通報批評並建議有關主管部門予以處理。”到了2009年，為了進一步規範會計系統建設，滬財會（2009）22號檔案 指出單位未按規定實行會計電算化的，財務會計信用等級不得評定為A類單位。這對所有會計電算化的企業都提出了通過AC備案的硬性要求。
會計電算化備案流程
第一步：原始數據和資料準備
第二步：備案數據國標規範化處理
第三步：形成備案接口數據，列印備案資料
第四步：財政局備案檢測，並取得備案證書
會計電算化備案所需要資料
1、填寫《上海市單位計算機替代手工記賬備案表》一式三份；
2、單位稅務登記證複印件；
3、所有電算化操作人員會計從業資格證書和電算化證書複印件；
4、會計基礎工作規範化證書複印件；
5、會計科目代碼表；
6、結合本單位具體情況制訂的電算化會計管理制度；
7、報送並行期間包括初始化數據在內的完整的會計數據軟碟，導出的數據必須符合《信息技術會計核算軟體數據接口規範》（GB/T19581-2004）標準的要求；
8、人機並行期間套打輸出的會計文檔樣張，包括不同類別的會計機制憑證、現金和銀行日記賬、某科目的明細賬、總分類賬和會計報表。（報送的數據軟碟與會計文檔樣張為同一會計期間）。
註：其中第7條和第8條必須通過軟體開發完成，而且一定要完全理解數據接口的標準！
