通知
財政部印發《會計電算化管理辦法》等規章的通知財政部〔94〕財會字第27號
各省、自治區、直轄市、計畫單列市財政廳（局），國務院各部、委、局財務（經調）司（局）：
為了加強對會計電算化工作的管理，促進我國會計電算化事業的健康發展，我部根據《會計法》的規定，研究制定了《會計電算化管理辦法》、《商品化會計核算軟體評審規則》和《會計核算軟體基本功能規範》，現印發你們，請研究執行。執行中有什麼問題，及時向我部反映。有關問題要求如下：
（一）認真做好會計電算化管理制度的宣傳培訓工作。要通過廣泛宣傳培訓，提高對會計電算化工作的認識，逐步把會計電算化管理工作納入各級財政部門、業務主管部門的議事日程。宣傳工作可以結合會計電算化知識培訓進行。
（二）不斷完善會計電算化管理制度。各地區、各部門要根據我部（94）財會字第15號《關於大力發展我國會計電算化事業的意見》的精神和印發的三個會計電算化規章的要求，結合本地區、本部門的實際情況，制定具體實施辦法，使會計電算化管理工作逐步納入制度化的軌道。
（三）繼續搞好商品化會計核算軟體評審工作。今後，我部主要負責指導、監督全國商品化會計核算軟體評審工作的開展，具體評審工作主要由各省、自治區、直轄市和具備一定條件的計畫單列市財政廳（局）組織。各地區、各部門向我部推薦要求評審的商品化會計核算軟體，每年應不超過兩個，今年下半年推薦應不超過一個。
附屬檔案：1.會計電算化管理辦法（略）
2.商品化會計核算軟體評審規則（略）
3.會計核算軟體基本功能規範
財政部
1994年6月30日
規範
會計核算軟體基本功能規範第一章 總 則
第一條 為了規範會計核算軟體，保證會計核算軟體質量，根據《中華人民共和國會計法》和《會計電算化管理辦法》的規定，制定本規範。第二條 本規範所稱會計核算軟體，是指專門用於會計核算工作的電子計算機套用軟體，包括採用各種計算機語言編制的用於會計核算工作的電腦程式。
本規範所稱會計核算軟體基本功能是指會計核算軟體必須具備的功能和完成這些功能的基本步驟。
本規範所稱會計核算軟體的功能模組，是指會計核算軟體中具備相對獨立地完成會計數據輸入、處理和輸出功能的各個部分。例如：功能模組可劃分為帳務處理、應收應付款核算、固定資產核算、存貨核算、銷售核算、工資核算、成本核算、會計報表生成與匯總、財務分析等。
本規範有關規定除特別指出外，均指採用借貸記帳法。
本規範所稱對記帳憑證和原始憑證修改、審核和查詢的功能，均指對輸入計算機的機內記帳憑證和原始憑證的修改、審核和查詢。
第三條 會計核算軟體分為在一定範圍內適用的通用會計核算軟體和僅適用於個別單位的定點開發會計核算軟體。
第四條 中國境內各單位套用的會計核算軟體，應當符合本規範的基本要求。
第五條 會計核算軟體設計應當符合我國法律、法規、規章的規定，保證會計數據合法、真實、準確、完整，有利於提高會計核算工作效率。
第六條 會計核算軟體應當按照國家統一會計制度的規定劃分會計期間，分期結算帳目和編制會計報表。會計核算軟體可以根據用戶需要同時具有提供按照其他會計年度生成參考性會計資料的功能。
第七條 會計核算軟體中的文字輸入、螢幕提示和列印輸出必須採用中文，也可以同時提供少數民族文字或者外國文字對照。
第八條 會計核算軟體在設計性能允許使用範圍內，不得出現由於自身原因造成當機或者非正常退出等情況。
第二章 會計數據的輸入
第九條 會計核算軟體的會計數據輸入採用鍵盤手工輸入、軟碟轉入和網路傳輸等幾種形式。第十條 會計核算軟體具備的初始化功能，主要應當包括以下內容：
（一）輸入會計核算所必需的期初數字及有關資料，包括：總分類會計科目和明細分類會計科目名稱、編號、年初數、累計發生額及有關數量指標等；
（二）輸入需要在本期進行對帳的未達帳項；
（三）選擇會計核算方法，包括：記帳方法、固定資產折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。
（四）定義自動轉帳憑證（包括會計制度允許的自動沖回憑證等）；
（五）輸入操作人員崗位分工情況，包括：操作人員姓名、操作許可權、操作密碼等。
上述初始化功能也可以在程式中加以固定。
第十一條 初始化功能運行結束後，會計核算軟體必須提供必要的方法對初始數據進行正確性校驗。
第十二條 會計核算軟體中採用的總分類會計科目名稱、編號方法，必須符合國家統一會計制度的規定。
第十三條 會計核算軟體應當提供輸入記帳憑證的功能，輸入項目包括：填制憑證日期、憑證編號、經濟業務內容摘要、會計科目或編號、金額等。輸入的記帳憑證的格式和種類應當符合國家統一會計制度的規定。
第十四條 記帳憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會計核算軟體自動產生。會計核算軟體應當對記帳憑證編號的連續性進行控制。
第十五條 在輸入記帳憑證過程中，會計核算軟體必須提供以下提示功能：
（一）正在輸入的記帳憑證編號是否與已輸入的機內記帳憑證編號重複；
（二）以編號形式輸入會計科目的，應當提示該編號所對應的會計科目名稱；
（三）正在輸入的記帳憑證中的會計科目借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額，應予提示並拒絕執行；
（四）正在輸入的記帳憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應予提示並拒絕執行；
（五）正在輸入的收款憑證借方科目不是“現金”或“銀行存款”科目、付款憑證貸方科目不是“現金”或“銀行存款”科目的，應提示並拒絕執行。
第十六條 會計核算軟體應提供對已經輸入但未登記會計帳簿的機內記帳憑證（不包括會計核算軟體自動產生的機內記帳憑證）進行修改的功能，在修改過程中，應同樣給出第十五條的各項提示。
第十七條 會計核算軟體應當提供對已經輸入但未登帳記帳憑證的審核功能，審核通過後即不能再提供對機內憑證的修改。會計核算軟體應當分別提供對審核功能與輸入、修改功能的使用許可權控制。
第十八條 發現已經輸入並審核通過或者登帳的記帳憑證有錯誤的，可以採用紅字憑證沖銷法或者補充憑證法進行更正；記帳憑證輸入時，紅字可用“－”號或者其它標記表示。
第十九條 會計核算軟體對需要輸入的原始憑證，可以按照以下方法進行處理：
（一）輸入記帳憑證的同時，輸入相應原始憑證；輸入的有關原始憑證匯總金額與輸入的記帳憑證相應金額不等，軟體應當給予提示並拒絕通過；在對已經輸入的記帳憑證進行審核的同時，應對輸入的所附原始憑證進行審核；輸入的記帳憑證通過審核或登帳後，對輸入的相應原始憑證不能直接進行修改；
（二）記帳憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計核算軟體自動生成記帳憑證；會計核算軟體應當提供對已經輸入但未予審核的原始憑證進行修改和審核的功能，審核通過後，即可生成相應的記帳憑證；記帳憑證審核通過或者登帳後，對輸入的相應原始憑證不能直接進行修改；
（三）在已經輸入的原始憑證審核通過或者相應記帳憑證審核通過或者登帳後，原始憑證確需修改，會計核算軟體在留有痕跡的前提下，可以提供修改和對修改後的機內原始憑證與相應記帳憑證是否相符進行校驗的功能。
第二十條 會計核算軟體提供的原始憑證輸入項目應當齊全，主要項目有：填制憑證日期、填制憑證單位或填制人姓名、接受憑證單位名稱、經濟業務內容、數量、單價和金額等。
第二十一條 會計核算軟體一個功能模組中所需的數據，可以根據需要從另一功能模組中取得，也可以根據另一功能模組中的數據生成。
第二十二條 適用於外國貨幣核算業務的會計核算軟體，應當提供輸入有關外國貨幣憑證的功能。通用會計核算軟體還可以在初始化功能中提供選擇記帳本位幣的功能。
第二十三條 採用統帳制核算外國貨幣的會計核算軟體，應當提供在當期外國貨幣業務發生期初和業務發生時，輸入期初和當時的外匯牌價的功能。記帳憑證中外國貨幣金額輸入後，會計核算軟體應當立即自動折合為記帳本位幣金額。
第三章 會計數據的處理
第二十四條 會計核算軟體應當提供根據審核通過的機內記帳憑證及所附原始憑證登記帳簿的功能。在計算機中，帳簿檔案或者資料庫可以設定一個或者多個。（一）根據審核通過的機內記帳憑證或者計算機自動生成的記帳憑證或者記帳憑證匯總表登記總分類帳；
（二）根據審核通過的機內記帳憑證和相應機內原始憑證登記明細分類帳；
（三）總分類帳和明細分類帳可以同時登記或者分別登記，可以在同一個功能模組中登記或者在不同功能模組中登記；
（四）會計核算軟體可以提供機內會計憑證審核通過後直接登帳或成批登帳的功能；
（五）機內總分類帳和明細分類帳登記時，應當計算出各會計科目的發生額和餘額。
第二十五條 會計核算軟體應當提供自動進行銀行對帳的功能，根據機內銀行存款日記帳與輸入的銀行對帳單及適當的手工輔助，自動生成銀行存款餘額調節表。
第二十六條 通用會計核算軟體應當同時提供國家統一會計制度允許使用的多種會計核算方法，以供用戶選擇。會計核算軟體對會計核算方法的更改過程，在計算機內應有相應的記錄。
第二十七條 會計核算軟體應當提供符合國家統一會計制度規定的自動編制會計報表的功能。通用會計核算軟體應當提供會計報表的自定義功能，包括定義會計報表的格式、項目、各項目的數據來源、表內和表間的數據運算和核對關係等。
第二十八條 會計核算軟體應當提供機內會計數據按照規定的會計期間進行結帳的功能。結帳前，會計核算軟體應當自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部登記入帳，全部登記入帳後才能結帳。
機內總分類帳和明細分類帳可以同時結帳，也可以由處理明細分類帳的功能模組先結帳、處理總分類帳的功能模組後結帳。
機內總分類帳結帳時，應當與機內明細分類帳進行核對，如果不一致，總分類帳不能結帳。
結帳後，上一會計期間的會計憑證即不能再輸入，下一個會計期間的會計憑證才能輸入。本規範第二十九條的情況除外。
第二十九條 會計核算軟體可以提供在本會計年度結束，但仍有一部分轉帳憑證需要延續至下一會計年度第一個月或者第一個季度進行處理而沒有結帳時，輸入下一會計年度第一個月或者第一個季度會計憑證的功能。
第四章 會計數據的輸出
第三十條 會計核算軟體應當提供對機內會計數據的查詢功能：（一）查詢機內總分類會計科目和明細分類會計科目的名稱、編號、年初餘額、期初餘額、累計發生額、本期發生額和餘額等項目；
（二）查詢本期已經輸入並登帳和未登帳的機內記帳憑證、原始憑證；
（三）查詢機內本期和以前各期的總分類帳和明細分類帳簿；
（四）查詢往來帳款項目的結算情況；
（五）查詢到期票據的結算情況；
（六）查詢出來的機內數據如果已經結帳，螢幕顯示應給予提示。
第三十一條 會計核算軟體應當提供機內記帳憑證列印輸出的功能，列印格式和內容應當符合國家統一會計制度的規定。
第三十二條 會計核算軟體可以提供機內原始憑證的列印輸出功能，列印輸出原始憑證的格式和內容應當符合國家統一會計制度的規定。
第三十三條 會計核算軟體必須提供會計帳簿、會計報表的列印輸出功能，列印輸出的會計帳簿、會計報表的格式和內容應當符合國家統一會計制度的規定。
（一）會計核算軟體應當提供日記帳的列印輸出功能；
（二）會計核算軟體應當提供三欄帳、多欄帳、數量金額帳等各種會計帳簿的列印輸出功能；
（三）在機內總分類帳和明細分類帳的直接登帳依據完全相同的情況下，總分類帳可以用總分類帳戶本期發生額對照表替代；
（四）在保證會計帳簿清晰的條件下，計算機列印輸出的會計帳簿中的表格線條可以適當減少；
（五）會計核算軟體可以提供機內會計帳簿的滿頁列印輸出功能；
（六）列印輸出的機內會計帳簿、會計報表，如果是根據已結帳數據生成的，則應當在列印輸出的會計帳簿、會計報表上列印一個特殊標記，以示區別。
第三十四條 對根據機內會計憑證和據以登記的相應帳簿生成的各種機內會計報表數據，會計核算軟體不能提供直接修改功能。
第三十五條 會計年度終了進行結帳時，會計核算軟體應當提供在數據磁帶、可裝卸硬磁碟或者軟磁碟等存儲介質上的強制備份功能。
第五章 會計數據的安全
第三十六條 會計核算軟體具有按照初始化功能中的設定，防止非指定人員擅自使用的功能，和對指定操作人員實行使用許可權控制的功能。第三十七條 會計核算軟體遇有以下情況時，應予提示，並保持正常運行：
（一）會計核算軟體在執行備份功能時，存儲介質無存儲空間、數據磁帶或者軟磁碟未插入、軟磁碟貼有防寫標籤；
（二）會計核算軟體執行列印時，印表機未聯接或未打開電源開關；
（三）會計核算軟體操作過程中，輸入了與軟體當前要求輸入項目不相關的數字或字元。
第三十八條 對存儲在磁性介質或者其他介質上的程式檔案和相應的數據檔案，會計核算軟體應當有必要的加密或者其他保護措施，以防止被非法篡改。一旦發現程式檔案和相應的數據檔案被非法篡改，應當能夠利用標準程式和備份數據，恢復會計核算軟體的運行。
第三十九條 會計核算軟體應當具有在計算機發生故障或者由於強行關機及其他原因引起記憶體和外存會計數據被破壞的情況下，利用現有數據恢復到最近狀態的功能。
