內容提要
本書主要講解文秘辦公環境，漢字錄入與管理辦公檔案，編輯與排版Word文檔，使用Word郵件合併功能，製作、計算與分析Excel電子表格，製作、設計和放映PowerPoint演示文稿，網上交流與電子商務，使用常用辦公工具軟體及使用常用辦公設備等知識。本書最後還安排了綜合實訓內容，進一步提高學生對知識的套用能力。
本書採用項目式、分任務講解，每個任務主要由任務目標、相關知識和任務實施3個部分組成，然後再進行強化實訓。每章最後還總結了常見疑難解析，並安排了相應的練習和實踐。本書著重於對學生實際套用能力的培養，將職業場景引入課堂教學，因此可以讓學生提前進入工作的角色。
目錄
項目一 走進文秘辦公環境 1
任務一 認識文秘辦公自動化 2
一、任務目標 2
二、相關知識 2
(一)文秘辦公自動化概述 2
(二)文秘辦公的工作內容 2
(三)文秘人員需具備的職業素質 2
(四)現代文秘辦公的發展 3
任務二 啟動和關閉計算機 3
一、任務目標 3
二、相關知識 3
(一)計算機的硬體組成 3
(二)計算機的軟體組成 6
三、任務實施 6
任務三 使用Windows XP作業系統 7
一、任務目標 7
二、相關知識 8
(一)Windows XP作業系統的桌面 8
(二)Windows XP作業系統的視窗 9
(三)Windows XP作業系統的對話框和選單 10
三、任務實施 12
(一)創建桌面捷徑圖示 12
(二)打開、切換和關閉視窗 13
(三)使用“開始”選單啟動程式 15
實訓一 查看計算機中的資源 15
實訓二 啟動和關閉辦公程式 16
常見疑難解析 17
拓展知識 17
課後練習 18
項目二 練習漢字錄入 19
任務一 練習鍵盤指法 20
一、任務目標 20
二、相關知識 20
(一)認識鍵盤的結構 20
(二)鍵盤的指法分工 22
(三)擊鍵方法 23
三、任務實施 23
任務二 安裝和設定中文輸入法 25
一、任務目標 25
二、相關知識 25
(一)中文輸入法的分類 25
(二)認識中文輸入法狀態條 25
三、任務實施 26
(一)添加和刪除系統自帶中文輸入法 26
(二)安裝搜狗拼音輸入法 27
(三)設定默認輸入法和定義快捷鍵 28
任務三 練習使用拼音輸入法打字 29
一、任務目標 29
二、相關知識 29
(一)拼音輸入法的分類 29
(二)拼音輸入法的編碼方式 30
三、任務實施 31
(一)練習輸入中文文章 31
(二)測試輸入速度 32
任務四 練習使用五筆字型輸入法打字 33
一、任務目標 33
二、相關知識 33
(一)五筆字型輸入法與漢字基礎 33
(二)五筆字根 34
(三)漢字的拆分與輸入方法 35
三、任務實施 36
(一)練習五筆打字 36
(二)練習用五筆輸入文章 37
實訓一 用拼音輸入法錄入演講稿 37
實訓二 用五筆輸入法錄入工作計畫 38
常見疑難解析 39
拓展知識 39
課後練習 40
項目三 管理計算機中的辦公檔案 41
任務一 新建“人事管理”資料夾及子資料夾 42
一、任務目標 42
二、相關知識 42
(一)磁碟、資料夾與檔案 42
(二)檔案路徑 43
三、任務實施 43
(一)新建和重命名“人事管理”資料夾 43
(二)新建“員工檔案”和“招聘計畫”等子資料夾 44
任務二 管理“接待事務”資料夾中的內容 45
一、任務目標 45
二、相關知識 45
三、任務實施 46
(一)移動和複製檔案到“接待事務”資料夾中 46
(二)搜尋檔案和資料夾 47
任務三 設定與共享“行政事務”資料夾 48
一、任務目標 48
二、相關知識 49
三、任務實施 49
(一)唯讀共享“行政事務”資料夾 49
(二)隱藏文檔並設定資料夾與檔案的顯示方式 51
實訓一 創建“文檔管理”資料夾體系 52
實訓二 共享“獎懲管理”資料夾 52
常見疑難解析 53
拓展知識 53
課後練習 54
項目四 Word文檔編輯 55
任務一 製作“會議紀要”文檔 56
一、任務目標 56
二、相關知識 56
三、任務實施 57
(一)新建“會議紀要”文檔 57
(二)輸入文本 58
(三)編輯文本 60
(四)查找與替換文本 62
(五)撤銷和恢復操作 63
(六)保存並退出Word 64
任務二 製作“招聘啟事”文檔 64
一、任務目標 64
二、相關知識 65
三、任務實施 66
(一)設定字元格式 66
(二)設定段落縮進和間距 68
(三)設定段落對齊方式 69
(四)設定框線和底紋 70
(五)添加項目符號和編號 71
(六)使用“格式刷”複製格式 72
實訓一 製作“催款函”文檔 73
實訓二 編輯“工作計畫”文檔 73
常見疑難解析 74
拓展知識 75
課後練習 76
項目五 排版Word文檔 77
任務一 排版“公司簡介”文檔 78
一、任務目標 78
二、相關知識 78
三、任務實施 79
(一)插入圖片 79
(二)插入藝術字 80
(三)繪製公司組織結構圖 81
(四)插入表格 82
任務二 排版“公司制度手冊”文檔 84
一、任務目標 84
二、相關知識 84
三、任務實施 84
(一)設定頁面大小 84
(二)套用和修改標題樣式 85
(三)設定文檔的頁眉與頁腳 87
(四)插入分頁符並提取目錄 87
任務三 審閱和修訂“辦公檔案管理”文檔 89
一、任務目標 89
二、相關知識 89
三、任務實施 89
(一)添加批註 89
(二)添加修訂並修改修訂文本 90
(三)利用拼寫檢查校對文檔 91
(四)列印裝訂文檔 92
實訓一 製作“公司考勤制度”文檔 92
實訓二 製作“公司宣傳冊”文檔 93
常見疑難解析 93
拓展知識 94
課後練習 94
項目六 使用Word郵件合併 95
任務一 創建和批量列印商務邀請函 96
一、任務目標 96
二、相關知識 96
三、任務實施 96
(一)撰寫商務邀請函 96
(二)郵件合併 97
任務二 批量創建信封 100
一、任務目標 100
二、相關知識 100
三、任務實施 100
(一)創建信封格式 100
(二)利用數據源合併生成信封 101
實訓一 批量製作“客戶通知單” 102
實訓二 製作“公司員工標識卡” 103
常見疑難解析 103
拓展知識 104
課後練習 104
項目七 製作Excel電子表格 105
任務一 製作“來訪登記表”工作簿 106
一、任務目標 106
二、相關知識 106
(一)認識Excel 2003的工作界面 106
(二)工作簿、工作表與單元格 107
三、任務實施 107
(一)新建“來訪登記表”工作簿 107
(二)重命名工作表並設定標籤顏色 108
(三)輸入表格數據 109
任務二 製作“員工通訊錄”工作簿 110
一、任務目標 110
二、相關知識 111
三、任務實施 111
(一)編輯表格數據 111
(二)填充與複製表格數據 112
(三)添加底紋和框線 114
實訓一 製作“辦公用品購買清單” 115
實訓二 製作“職員檔案表” 115
常見疑難解析 116
拓展知識 117
課後練習 118
項目八 計算與分析表格數據 119
任務一 計算“日常辦公費用”合計數據 120
一、任務目標 120
二、相關知識 120
三、任務實施 120
(一)使用公式計算合計數 120
(二)使用求和函式計算單項費用 121
(三)使用平均函式計算平均費用 122
(四)使用IF函式判斷費用是否超支 123
任務二 管理和分析“員工銷售業績表”數據 124
一、任務目標 124
二、相關知識 124
三、任務實施 125
(一)按銷售額高低排序數據 125
(二)篩選銷售總額大於150的記錄 125
(三)按小組匯總銷售情況 126
(四)創建並美化圖表 127
實訓一 計算“員工銷售提成表” 129
實訓二 分析“一季度產品銷售統計表” 130
常見疑難解析 131
拓展知識 132
課後練習 132
項目九 製作PowerPoint演示文稿 133
任務一 創建“員工培訓”演示文稿 134
一、任務目標 134
二、相關知識 134
三、任務實施 135
(一)保存演示文稿並新建多張幻燈片 135
(二)套用幻燈片版式並輸入文本 136
(三)複製、移動和刪除幻燈片 137
任務二 編輯和美化“活動策劃”演示文稿 138
一、任務目標 138
二、相關知識 138
三、任務實施 139
(一)編輯幻燈片文本 139
(二)插入圖片和圖形 140
(三)插入表格和圖表 141
(四)插入聲音和視頻 143
實訓一 製作“禮儀培訓”演示文稿 144
實訓二 製作“產品介紹”演示文稿 144
常見疑難解析 145
拓展知識 146
課後練習 146
項目十 設計和放映幻燈片 147
任務一 設定“年終報告”演示文稿版式 148
一、任務目標 148
二、相關知識 148
三、任務實施 149
任務二 設定和放映“企業宣傳”演示
文稿 150
一、任務目標 150
二、相關知識 150
三、任務實施 151
(一)設定並自定義動畫方案 151
(二)設定切換方案和放映方式 153
(三)設定排練計時並添加動作按鈕 154
(四)演示文稿放映過程中的控制 156
(五)打包演示文稿 157
實訓一 製作“公司簡介”演示文稿 157
實訓二 製作“員工手冊”演示文稿 158
常見疑難解析 159
拓展知識 159
課後練習 160
項目十一 網上交流與電子商務 161
任務一 收發電子郵件 162
一、任務目標 162
二、相關知識 162
三、任務實施 163
(一)註冊雅虎信箱 163
(二)傳送電子郵件 164
(三)接收、轉發和回復電子郵件 164
任務二 網上預訂機票 166
一、任務目標 166
二、相關知識 166
三、任務實施 167
任務三 網上招聘人才 168
一、任務目標 168
二、相關知識 169
三、任務實施 169
實訓一 撰寫並傳送“放假通知”郵件 171
實訓二 網上購買印表機耗材 172
實訓三 在58同城免費招聘人才 173
常見疑難解析 173
拓展知識 174
課後練習 174
項目十二 使用常用辦公工具軟體 175
任務一 壓縮與解壓縮檔案 176
一、任務目標 176
二、相關知識 176
三、任務實施 176
任務二 使用迅雷下載軟體和資料 177
一、任務目標 177
二、相關知識 177
三、任務實施 178
(一)下載軟體 178
(二)下載資料 179
任務三 導入和瀏覽數碼照片 180
一、任務目標 180
二、相關知識 180
三、任務實施 181
(一)導入並瀏覽照片 181
(二)用畫圖程式處理照片 181
(三)用“光影魔術手”軟體處理照片 182
任務四 使用防毒軟體 183
一、任務目標 183
二、相關知識 183
三、任務實施 184
實訓一 加密壓縮公司資料 186
實訓二 導入並處理拍攝的照片 186
常見疑難解析 187
拓展知識 187
課後練習 188
項目十三 使用常用辦公設備 189
任務一 使用印表機 190
一、任務目標 190
二、相關知識 190
三、任務實施 191
(一)安裝和共享印表機 191
(二)維護印表機 193
任務二 使用掃瞄器 194
一、任務目標 194
二、相關知識 194
三、任務實施 195
任務三 使用傳真機 196
一、任務目標 196
二、相關知識 197
三、任務實施 197
任務四 使用複印機和多功能一體機 198
一、任務目標 198
二、相關知識 198
三、任務實施 199
(一)使用複印機 199
(二)使用多功能一體機 199
任務五 使用投影儀 199
一、任務目標 200
二、相關知識 200
三、任務實施 200
實訓一 掃描並列印業務契約 201
實訓二 使用投影儀演示新品推廣 202
常見疑難解析 202
拓展知識 203
課後練習 204
項目十四 綜合實訓——安排年終會議 205
任務一 用郵件溝通會議內容與精神 206
任務二 準備會議相關檔案 208
(一)製作會議通知 208
(二)列印和複印通知 210
任務三 準備會議投影儀 211
任務四 製作與歸納會議記錄 212
常見疑難解析 213
拓展知識 214
課後練習 214
