IP PBX電話交換機系統實現計算機網與電話交換機的功能合一，在二十一世紀的通信業中起著重要的作用。IP PBX網路系統內各電話終端採用IP方式進行數據通信，不僅能進行通話，還能實現文本、數據、圖像的傳輸，將電話網和計算機網統一成一個整體，實現區域網路內的電子辦公。特別是在遠距離協作商務、電子辦公中將會充分發揮其強大的資源優勢，為商業合作、工作重組帶來便捷。IP PBX區域網路內的控制中心可根據局內外的具體情況，對計算機網路、電話網路進行有效地管理，達到資源共享。不同地區的IP PBX網間藉助Internet網，可實現遠距離通信、電子辦公和電子商務。 傳統的PBX利用電路交換的原理來實現集團電話的功能，而IP PBX則使用了TCP/IP協定，利用包交換的原理，在乙太網上實現了相同的功能。圖1顯示了一個典型的IP PBX套用環境拓撲圖，其中IP PBX套件包含了一個集中控制台軟體、一個支持H.323協定的PSTN網關和多個乙太網電話，以及可選的反向網關（Reverse Gateway）。控制台軟體是IP PBX的核心部分，它可以配置電話的分機號碼（Extension Number）、功能按鈕以及通話管理和路由策略；PSTN網關用來實現IP網路和傳統電路交換電話網的通信，完成異種網路的電話呼入和呼出；反向網關用來為傳統的模擬電話和傳真機服務。
當用戶拿起電話呼叫另一方時，系統自動將撥號字串和命令傳向控制台軟體，由它來定位被叫方的地址並受理呼叫申請。一旦呼叫建立起來，後續的語音流量就可以直接在主叫和被叫間傳輸，不必再經過控制台，有效地減少了時延。
在網路中的H.323客戶端（如Netmeeting用戶）同樣可以和其它電話進行通話，在建立連線前，它需要撥打對方的分機號碼，到達控制台後再建立連線。若對方占線，可以回傳一個忙音信號或者直接把呼叫轉移到被叫方的語音信箱，具體得看對方的設定情況。
IP PBX還可仿真電路交換，從IP網路中撥打電話到傳統的電話網路之中。
