審計文書

審計文書的功能

目前，以國家審計為主導、內部審計為基礎、社會審計為補充的審計體系在我國初具規模。審計工作是高層次的經濟監督，對維護財經紀律有重要作用。審計文書是審計工作的一個組成部分。離開了審計文書，審計工作根本無法進行。審計文書既是記錄和報告審計情況和成果，發布審計結論和決定，處理審計事務，傳送意圖的重要工具；又是國家審計意志和審計職權的集中體現。

審計文書的種類

審計文書按照審計工作的具體進程可分為四大類，主要文書有16種。
(1)審計通知。這是審計機關向被審計單位及有關部門，就審計的內容、範圍、方式、時間、要求及審計人員名單等，專門發出的通知。分為：審計通知書、授權審計通知書、委託審計通知書、內部審計通知書。
(2)審計管理文書。分為：審計業務文稿、審計工作方案、審計工作記錄、調查記錄、審計工作底稿、被審計單位基本情況。’
(3)審計報告。這是審計機關、機構或部門派出的審計組，完成審計工作後。
提交的全面反映情況的報告。分為：審計報告、審計報告徵求意見書。
(4)審計結論文書。這是審計機關專門就審計事項提出結論或作出處理決定的材料。分為：審計結論、審計處理決定、執行審計結論和處理決定回函。

審計文書的特徵

(1)合法性。依法審計是審計監督的基本原則，因此，各類審計文書的寫作，特別是要得出結論和作出處理決定的審計文書，必須以有關法律為準繩。同時，制發審計文書，處理審計監督事務，還要切實貫徹黨和國家的方針政策，以維護國家和人民民眾的根本利益為出發點。而不能濫用職權，徇私舞弊，主觀武斷地作出評判。
(2)權威性。有些審計文書是以檔案的形式制發的，有著法律的權威性，如“審計結論和處理決定”一經形成、生效，就要求有關單位和人員必須認真對待和執行。如有不同意見，可按特定程式提出複議要求，但不能置之不理。有些審計文書，不以正式檔案的形式發出，而是要作為制發檔案的依據或記錄審計活動的證明，如審計取證材料、審計工作底稿等，這些材料具有與以檔案形式發出的審計文書相同的效力。
(3)保密性。審計文書，特別是審計業務公文，大多數是涉及國家的政策和經濟指標，涉及具體經濟問題及對具體單位、人員的處理。因此，對有些內容需要在一定的期限或一定的範圍內，予以保密。審計文書，特別是審計業務文書，一般都不是普發性的，絕大多數是只發給一個或幾個收文單位。

審計文書的十個步驟

一、明確中心思想
在開始寫作之前，首先要確定自己想要表達和傳遞的信息。先自問：“在我的文書中要表達的中心思想是什麼?”換句話說，你寫書面報告要表達的主要目的、主題或觀點是什麼。一旦確立了這種觀點，它就成了你討論問題的邏輯起點。
清晰、明確的主題是把整篇文書有機聯繫起來的紐帶。更進一步地講，這一主題界定了文書的範圍，有助於確定在文書中應包含什麼，不應包含什麼。作為對全部討論的總體概括，主題的建立是確立文檔結構的第一步。
對主要觀點需要特別關注的內容之一是你要傳遞的信息的總體目標，或取得的主要結果。特別是你必須決定，你是要向讀者提供一定的信息還是要說服讀者。舉個例子說，假如文書的目的是分析年度銷售數據，說明實際情況與預期數據的差異，提供的信息就是曉諭性質的。如果你需要分析銷售數據及相關差異，以提出有關預算調整的建議，可能就需要有具有說服性的內容。首先確定提供信息的目的使你能夠明確所寫的文書到底是簡單提供相關的信息還是要證實某個觀點，並且還能夠使你確定正確的敘述語氣。
二、樹立支持論點，並構建文書提綱
確立中心思想之後，接著就要提出支持性的論點，以強化你的主要觀點並在此基礎上進行擴展。這些論點提供特定的細節對文書要提供的信息和要達到的目的提供支持。
提出關鍵性支持論點的一種方式就是圍繞中心命題回答一些具體問題。為了確定應包含的論點，也許自問下列問題是有益的：
·我提交文書的期望是什麼?
·提交文書要實現什麼目標?
·在文書中需要陳述哪些具體內容?
·不同論點的重要性順序如何?
·讀者是誰?
·讀者的專業水平怎樣?
·需要提供多少細節和背景信息?
·讀者會如何運用這些信息?
·怎樣有效地傳達這些信息?
對這些問題的回答有助於你發現為讀者提供的合適資料以及傳遞信息所需的特殊細節。這種信息隨後就能用來創建粗略大綱，搭建文書框架。
某些支持性論點可以用作文書大綱的主要條目，每一條目下要有有關這些論點的詳盡的細節描述。大綱不需要按照羅馬或阿拉伯數字或平行的分條等嚴格的形式列出。相反，可以簡單地由帶有附屬觀點的主要觀點組成，以表明文書的主要組成部分以及附屬組成部分。寫文書的時候，大綱的主要條目可用作標題以便讀者能夠快速瀏覽主要內容。
在大綱上花費多一點精力會為寫作過程帶來便利。有了主要的論點，文書的詳細內容寫起來會更加容易。這樣做還能減少組織整個文書的時間，因為修改大綱比更改已經完成的文書的結構要容易得多。但是，需要注意的是，這種練習只是寫文書的初級階段。大綱的重要性應是建立在要提出的觀點和觀念以及文書的總體結構之上的，所以，不必擔心個別的措辭。
三、先寫最簡單的部分
文書的第一句話在寫文書時往往是最困難的。鑒於此，你會發現，從文書最簡單的部分寫起是有益的。
首先將大綱中的詞句寫成段落。要將形成的觀點迅速落在紙上，具體的語法、拼寫、句法等隨後可以修正。這時你的主要目標應該是將你的想法記錄下來，不要試圖在寫的過程中進行校讀。這種方法能夠使你儘快地寫出初稿，第一部分的完成會使你更有信心，你會接著完成文書的剩餘部分。
記住，最困擾作者的問題是所謂的“白頁綜合症”。你不必總是從引言寫起。
四、以主題句開始一個段落
主題句代表段落的中心思想。在寫主題句時需要用心遣詞造句，這種句子是維繫每一個段落的線索。
為了讓工作繁忙的讀者能夠迅速抓住文書的主要觀點，主題句一般放在段落的開始。因為第一句占據顯著的位置，更容易引起讀者的注意。另外，以有效的主題句開始，也便於你的寫作過程，它有助於在段落中提出和控制要包含的信息。主題句應表達清楚，含義集中，代表段落論述的主要觀點。
在寫說服性文書時，有時也可以把主題句放在段落末尾，以便把讀者引導到作者的觀點。在首先理解了作者的依據以後，讀者可能就更樂於接受作者的觀點了。但是，這種方法只能用在你要強調論據，並證明了這樣做的效果之後使用。
五、用第一人稱
只要有可能，文書應代表第一人稱的觀點。也就是說，在行文中應避免使用“作者”、“筆者”等稱謂，而簡單地用“我”或“我們”。用第一人稱寫作方便、直接而且自然。它反映了假如你能夠與讀者面對面的交談，你可能採取的交流方式。而且，這有助於建立起與讀者的聯繫，保證不會因冷冰凍的、缺乏人情味的語句而拉大彼此間的距離。
六、採用主動句形式
在描述行為的效果時，通常用主動句比用被動結構傳遞信息更直接、更有力。比如，“我編制預算”，就是使用主動句。這種語句是表達思想的自然而便捷的方式，且用詞簡潔。相反，用被動結構則顯得繁複囉嗦。
儘管主動句在多數情況下效果最好，但是某些特定的情況下還是需要用被動結構的。比如，在行為人未知的情況下，或者已知行為人卻不想提及的情況下，或是因為經營戰略或者法律方法的要求需要匿名的情況，等等。
當然，被動句的使用要適度，過多使用這種間接形式的句子會降低文書的可讀性，損害文書的含義。
七、使用具體名詞和行為動詞
具體名詞表示的是那些可以聽、觸摸、聞和品嘗的物品，比如桌子、鮮花等等，它們都是實實在在的物體或物質。相反，那些抽象名詞多指那些無法感知的東西，它代表著抽象或者無形的概念，如“恐懼”|“奉獻”等詞語。抽象名詞會因為讀者不同而有不同的理解，因此，一般不適用於商業寫作。但具體名詞會有助於表達具體細節或傳遞一些事實，而不是一些印象。
作者可以通過將具體名詞和行為動詞、或者表明一個對象實施的行為的動詞結合使用來強化文書。與“是”、“感覺”、“似乎”等用來聯接一個句子兩個部分而不是表達某項行為的系動詞相反，行為動詞增加了寫作的動態效果。將具體名詞和行為動詞結合起來運用，有助於在讀者的頭腦中形成生動的視覺印象，從而增強文書的整體效果。例如這樣一個句子：“第三季度，經營狀況是好的”。“狀況”這個抽象名詞以及系動詞“是”的使用致使這個句子平淡、易忘。但是把句子的後半部分換成具體名詞和行為動詞後，就變成了一個很容易與讀者產生共鳴的句子：“第三季度，淨收入增長了15%”。
主動句和行為動詞的配合有助於消除文字的拙劣，而使表達非常流暢。直接的、行為導向的句子提高了文書的可讀性，提高了文書被記住的可能性。
八、使用易於讀者理解的辭彙
過度使用行話——某一行業的特殊辭彙，容易使讀者感到困惑，致使溝通出現錯誤。這種語言應該僅僅限定在沒有其他選擇的情況下使用。也就是說，專業術語應該在使用一般的辭彙或短語無法表達思想，或者讀者了解這些術語，並且期望使用術語的情況下使用。
其他類型的複雜術語也會影響文書的理解，造成閱讀上的障礙。例如報告中包含這樣的句子：“由於連鎖事件，經營失敗了。”句子中包括了“連鎖”這一不常用的詞。為保證讀者理解，這個句子可以改為：“由於一系列相關的事件，經營失敗了”。“一系列相關”這個詞不僅容易理解，而且不太可能將讀者的注意力吸引到作者要表達的含義之外的措辭上。
在某些情況下，使用複雜的、技術性的語言是適當的，但也應該儘可能地使用簡單、直接的詞語。如果沒有可替代的技術性辭彙，不是對所有讀者都熟悉的術語應該在文中一出現的時候，就加以界定。
九、使用段落標題
段落標題就像路邊的標誌牌，它們突出了文書中的關鍵要素，使讀者能夠很容易地把握全文。這些標題有助於讀者跟隨文書的結構，使他們能夠躍過一些討論的細節而直接抓住主要觀點。鑒於此，你應該儘可能地使用段落標題。
標題可以是提示性的，如“應收賬款”；也可以是描述性的，如“第三季度，增加了應收賬款”。如果去除這些標題，文書依然流暢易讀。換句話說，標題是用來補充正文的，而不是代替正文的，它能夠為讀者閱讀文書提供多個入口。
另外，不要在兩個標題中間沒有任何過渡的情況下，在標題下面立即加上一個次一級的標題，而應利用大標題和小標題之間的空間給讀者提供一個下面段落主要內容的總括性說明。
十、編寫一個摘要
可以利用文書的摘要對全文的重要內容進行簡單的說明。一個有效的摘要可以告訴讀者，閱讀這份文書，可以從中知道什麼，這些內容怎樣適合他們，而且能夠使讀者在快速瀏覽後，決定是否對整個文書進行閱讀。
為確保讀者在閱讀全文前閱讀這份摘要，摘要一定要放在文書的開始部分。摘要可以由單個的句子或者單個的段落構成，也可以羅列一系列的小標題。
寫作的重要性之所以被如此的強調，是因為報告文書等通常是所有的檢查和分析工作結果的主要體現，能否取得全面成功經常取決於最後以書面形式有效地傳遞你的觀點的能力。
利用有組織的方法，花時間起草一份清晰、連貫的文書可以幫助讀者節省時間，保證文書內容被充分理解，增加文書達到預期目的的可能性。通過文書，讀者會理解你所做的努力，你的書面溝通也很可能會達到增加價值的目的。