團體工作記錄的功能
團體工作記錄對於團體、個人、團體工作者和機構而言，都有著顯著的功能，具體表現為以下方面：
1.有助於對團體工作的成效和不足進行分析與評估；
2.有助於協助團體工作者更成功地運用團體經驗；
3.有助於團體工作者更清楚地認識團體中個別團體成員的情況，並協助個別需求的滿足；
4.有助於了解團體及個人的發展情況；
5.有助於團體工作者從記錄中看到自己的觀點、立場和方法，並可根據記錄進行必要的檢討和改善；
6.可以根據記錄了解及改進團體與機構及社區間的關係；
7.可以作為團體制訂目標及計畫的參考；
8.可以給新的團體工作者作為工作上的參考；
9.記錄中的各事項可以作為改善團體服務質量的指導；
10.可以作為機構行政部門判斷及評價其服務質量的依據；
可以明確團體工作者與團體所建立的關係；
11.可以作為今後團體工作的教材或研究資料。
團體工作記錄的形式
1．團體過程記錄
團體過程記錄指的是關於每次團體活動過程的記錄。通常，團體工作過程記錄會按一定的框架結構進行，一般包括以下要素。
①團體聚會的基本情況。包括團體聚會的日期、主題、目標、聚會地點、出席團體成員的姓名、聚會的主持人、記錄時間以及記錄人員等。
②團體過程的記錄。包括聚會的活動程式安排、討論的話題、主持人和團體成員的發言、聚會的氣氛、形成的決議、存在的分歧等。
③團體過程的初步評估記錄。包括分析本次聚會完成階段目標的情況、取得的成效、存在的問題及障礙、擬訂下一次聚會的目標與工作綱要等。
2．團體總結記錄
團體總結記錄也稱團體摘要記錄或團體編年記錄，是指對團體發展的某一階段或團體整個發展階段所作的一種綜合性的總結記錄。如果團體是短期團體，如十二次會期以內，通常只作一次總結記錄加上每次過程記錄即可；如果是長期團體，則每逢適當的階段，應作一次團體總結記錄，以免因團體會期過長而無從整理。團體總結記錄一般包括以下要素。
①團體的基本情況。包括團體名稱、團體成員的人數及姓名、團體會期期間、團體聚會地點、團體目標、團體成員特點、記錄時間及記錄人員等。
②團體組成情況。對團體組成的原因、經過、團體成員的選擇、需要和問題等進行概述。
③團體過程總結。這是團體工作記錄的核心要素。結合每次聚會的過程記錄，對每一次團體聚會的重點進行概括總結，或者對團體過程中的互動、溝通、決策、領導、角色分工等項目進行概述。
④團體工作評估。對團體工作的成效進行總結評估，包括團體工作者和機構的評估、下一個團體的工作目標等。
團體工作記錄的原則
(1)彈性原則。記錄應能適應各種機構的政策和團體的需要。
(2)選擇原則。記錄應選擇團體和個別成員的較有意義的資料記述。
(3)可讀性原則。記錄應把一些思想和觀念明晰地通過適當的記述形式表達出來。
(4)保密原則。記錄應對所記述各項內容進行保密處理。
(5)接受原則。法律服務工作者應接受記錄工作，提高自己的能力。
團體工作記錄的注意事項
我們已經知道了團體工作記錄的主要對象是我們在團體中所觀察到的團體事件和團體動力以及我們的所感所想，但是在團體開始時，我們往往很難決定什麼是該記錄的。w．紐曼(W．Neuman)1994年關於記錄的提醒很有針對性。W．紐曼認為：第一，團體過程中不存在無關緊要的事件和互動，一些不起眼的日常瑣事後來可能很重要；第二，團體研究者要讓感情流動起來，並且把它們記錄下來，不要擔心這些感情太瘋狂了；第三，應該記錄下團體工作者自己在團體中的言行，記錄情緒反應和個人思想。
對於團體工作者應該注意的是，不論何種記錄都要注意下述事項。
①今日事今日畢。儘快在每次團體聚會後就及時作好記錄，不可拖延到團體檢查或者團體結案時才一併記載。
②記錄要詳細、順暢，字跡儘可能清楚，且有可讀性，否則一段時間以後，你將會發現不知道以前寫的是什麼。
③按事件發生的自然順序記錄，並記下事件持續的時間。
④用關鍵字記下最重要的事。
⑤在記錄表格上留下足夠的空間，以便隨時補充。
⑥使用非判斷的、描述性的語言，避免使用結論性的語言。
⑦做好記錄的保密工作。不可將記錄的內容隨意亂扔，記錄本必須由專人保管，同時也由專人記載，以免增加不必要的困擾。
⑧定期閱讀所作的記錄。
