格式
商調函一般採用規定格式，具體有以下內容：發函單位名稱、字號、文號、受函單位名稱，商調理由、商調事項、發函日期等。
出具主體
只有具有人事檔案管理權的單位才有資格出具商調函。
作用
檔案因個人需要轉到外省或外地（市）的，首先得確認檔案是否在省（市）人才交流中心，然後憑檔案轉入地具有人事檔案管理權的單位（如人才交流中心）開具的商調函，才能把檔案轉出。
商調函一般是人才交流服務中心向異地的人才交流服務中心開具的，調檔函一般是單位向另一單位開具的，兩者只是名稱不同而已，所起的作用幾乎是一樣的。
範文
例一：
商調函過去由勞動人事局統一印製，全國基本相同，人才中心有現成的表格。
某某單位商調函
（存根）
商調函字[ ]第 號
：
因工作需要，擬商調 同志到我辦工作，如貴單位同意，按第 項辦理：
1、將該同志的全部檔案、近期表現情況寄來，待研究後函告。
2、我單位保存檔案，辦理調動手續保管人事關係和檔案手續。
3、同意該同志人事關係、檔案轉出，能否安排，望速函告。
年 月 日
例二：
關於商調貴公司 同志調動工作事宜，經研究，請按下列第 三項辦理。
一、該同志，因確有實際困難，要求到你單位工作，經研究同意其要求，特致函聯繫，如同意安排，請函復。
二、現寄去該同志的檔案材料，請予審閱，能否安排，望速函告，如安排不了，請即將檔案退回。
三、如你們同意調來我單位安排，請將該同志的人事檔案材料及其它調動手續一併寄來我公司。
四、經研究同意調入，如本人服從分配，請於 月 日前來我公司人力資源 部報到。
五、因工作需要，暫不同意調出。
六、經研究，該同志暫時無法安排工作，現將其檔案材料退回，請查收。
七、我單位 （ ）字第 號函於 年 月 日已發往你處，至今未見復函，請速答覆。
XX公司
年 月 日
