第一章 總則
第一條 為進一步加強北京大學校友工作平台建設、指導各級各類備案校友組織開展工作，依據國家民政部和教育部相關政策和《北京大學校友會章程》，結合《北京大學院系校友工作管理辦法》（試行）和《北京大學地方校友會工作指導意見》（試行）的試行經驗，制定本意見。
第二條 北京大學校友會備案校友組織指在北京大學校友會正式備案的一級校友組織，以下簡稱“備案組織”。備案組織具體包括院系校友組織、地方校友組織（含港澳台）、海外校友組織、行業校友組織、興趣校友組織及其他校友組織，不包括上述校友組織發展的次級組織。
第三條 備案組織按照各自章程獨立開展活動，接受北京大學校友會的業務指導。
第二章 組織和工作
第四條 備案組織名稱中包含“北京大學”或“北大”字樣的應取得北京大學的授權；備案組織名稱中包含“北京大學”外文全稱或簡稱的，也應取得北京大學的授權。
備案組織的會旗、會標等標識應符合北京大學關於視覺形象識別系統的有關管理規定。
第五條 備案組織成立及活動應遵守所屬地社會團體主管部門的相關法律法規。
第六條 備案組織應該參照所屬地關於社團法人的規定製定組織章程。組織章程原則上應該包括業務範圍、會員、組織機構、負責人的產生和罷免、資產管理和使用原則、章程修改程式、組織終止程式及終止後的財產處理等內容。
第七條 備案組織應參照北京大學校友會資料庫格式建立會員資料庫，儘量保證會員信息的完整和準確，北京大學校友會可以提供必要的技術支持。
備案組織可以定期整理無校友卡會員的信息，集中辦理校友卡。
第八條 備案組織內部應設立理事會、常務理事會、會長（理事長）、副會長（副理事長）、秘書長等領導機構和職務，實行任期制，一般連任不超過兩屆。
第九條 備案組織應該設立監事會或監事，建立健全內部監督機制。理事不得兼任監事。
第十條 備案組織應規範民主議事、民主決策的範圍、程式和方法。涉及社會組織人、財、物等重大事項的決策，要經過民主程式，不得由個人專斷。
進行改選換屆的會員（代表）大會、理事會須有符合法定人數的會員（代表）、理事出席方能召開，不得以通訊方式召開。
會員（代表）大會、理事會民主決議事項，不得以鼓掌方式進行表決。
第十一條 備案組織領導機構應該定期向全體會員公布工作報告和財務報告，重大事項應該向全體會員公告。
第十二條 備案組織領導機構換屆建議邀請北京大學校友會領導參會指導，已經註冊的備案組織建議邀請主管民政部門和掛靠單位領導參會指導。境外及海外備案組織遵從屬地慣例。
第十三條 備案組織應定期開展活動，每年至少舉辦一次面向全體會員的活動。
第十四條 備案組織可以收取會費，具體收費範圍、金額和方式可依據本組織章程自行決定。
第十五條 具有獨立法人資格的備案組織可以從事非營利性經營活動，經營收益應嚴格用於符合設立目的的組織活動，不得用於個人分配。
經營活動應符合所屬地法律法規，不得損害北京大學或北京大學校友組織的聲譽。
第十六條 備案組織財務收支應全部納入組織法定賬戶，不得使用其他單位或個人的銀行賬戶進行賬務往來，不得賬外建賬，不得設立“小金庫”。
第十七條 備案組織財務人員應持證上崗，會計不得兼任出納；組織負責人直系親屬不得擔任會計、出納。
第十八條 備案組織應進行年度審計、換屆審計和法定代表人離任審計，並將審計結論向會員（代表）大會或者理事會、監事會（監事）報告。
第十九條 備案組織秘書處承擔聯絡溝通職責。備案組織應指派1人為日常聯絡員，報北京大學校友會秘書處備案。
第二十條 備案組織可以通過網站、刊物、微博、微信、APP移動終端套用等途徑提升服務質量，提高工作效率，擴大組織影響。北京大學校友會可以提供必要技術支持。
第二十一條 北京大學校友會可以為備案組織活動提供母校嘉賓聯絡、活動前期宣傳、後續報導等服務支持。
第二十二條 鼓勵備案組織積極承辦學校各類校友活動，如“北京大學校友會會員代表大會”、“北京大學校友工作研討會”等；鼓勵備案組織之間聯合舉辦相關校友活動。
第二十三條 備案校友組織應積極配合和參與母校的招生、就業創業、繼續教育、對口支援和扶貧、校地合作、籌款等具體工作。
第二十四條 備案組織應建立活動檔案，保留文字和圖片資料；決議類會議紀要或表決記錄應該有不少於3名參會人員簽名。
第二十五條 備案組織可以發展次級組織，如分會、協會、俱樂部等，根據所屬地法律法規辦理，報北京大學校友會秘書處補充備案內容。
次級組織原則上應通過所屬備案組織聯繫北京大學校友會。
第三章 備案和表彰
第二十六條 備案工作分為“常規備案”和“即時備案”。
“常規備案”指一級校友組織每兩年一次向北京大學校友會秘書處提供備案登記表（附屬檔案1）、會員信息表（附屬檔案2）和最近兩年的工作總結及計畫。“常規備案”一般安排在“北京大學校友工作研討會”召開前6個月進行。
“即時備案”指一級校友組織成立、領導機構變更、修改章程、設立次級組織、完成註冊、變更法定代表人和日常聯絡員、組織終止等重要事項發生時，應即時向北京大學校友會秘書處備案，不必按照常規備案的時間進行。
第二十七條 興趣類和行業類校友組織備案還應提交本組織具備本領域或行業內廣泛代表性的文字說明，可以包含但不限於：
（一） 會員數量及地域分布；
（二） 常規校友活動及服務的形式和地域範圍；
（三） 網站、移動終端套用等跨地域交流平台；
（四） 本領域或行業有全球或全國影響的品牌活動；
（五） 主要負責人在本領域或行業內具有公認的影響力和號召力；
（六） 其他可以說明組織廣泛代表性的內容。
第二十八條 根據《北京大學校友會表彰獎勵辦法》，北京大學校友會成立表彰獎勵評審委員會，每兩年一屆評選“優秀校友組織”，表彰工作成績突出的備案組織。表彰一般與“北京大學校友工作研討會”同年進行。
備案組織可以積極推薦“優秀校友”、“優秀校友工作者”和“校友工作貢獻獎”的個人獎項人選。
第四章 代表和理事推薦
第二十九條 北京大學校友會會員代表大會是北京大學校友會最高決策機構，每四年召開一屆。備案組織可以根據相關規則積極推薦會員代表和團體理事候選人。
第五章 附則
第三十條 本指導意見經2014年12月27日北京大學校友會第八屆理事會第二次會議審議通過，通過之日起生效。
第三十一條 《北京大學院系校友工作管理辦法》（試行）和《北京大學地方校友會工作指導意見》（試行）自本指導意見生效之日起不再施行。
第三十二條 本辦法由北京大學校友會秘書處負責解釋。
