內隱危機的案例分析
案例一：檔案領域內隱危機分析及其管理
一、檔案管理內隱性危機的誘因分析(一)載體壽命危機
主要指紙質、光、磁性介質載體檔案。一是部分紙質檔案保存年久，紙張變黃、易碎、腐蝕、捆跡等，隨時威脅著紙質檔案的壽命。紙質檔案形成的主要是紙張、字跡材料，長時間保存，在高溫、酸、酶的作用下，會發生水解氧化反應，加速內部不利化學成分對紙張的影響，使字跡材料發生擴散、淚化。一般而言普通紙質的保存期為幾十年，特殊紙質幾百年。但並不是每份檔案都是特殊紙質。據英國《今日歷史》(History.Today)雜誌報導，歐洲已有80%的古代圖書和手稿，如古羅馬時代的達文西和倫勃朗的素描，以及巴赫和亨德爾的樂譜已面臨著被墨水破壞的危險。由於大量的手稿和檔案都是用鐵——沒食子墨水書寫，其主要成分為硫酸鐵、沒食子和阿拉伯樹肢，年久墨水中的硫酸鐵與空氣發生反應，墨水逐漸侵蝕與其接觸的材料使紙張變黃而易碎。我國湖北省檔案館的“漢冶萍公司”檔案(形成1858-1949年)、“江漢關”檔案(形成1861-1949年)等一批“國寶”已接近保存壽命期，四分之一的紙質檔案出現了破損、霉變、捆跡和因字跡腐蝕而形成大量的空字的現象。
二是光碟、磁性介質載體壽命的實際操作與理論不相一致。如光碟從現理論而言，一張光碟數據可保存100年，但實際操作中的第一張CD-ROM問世僅僅能維持20多年，遠遠沒有到達理論設計的使用年限。磁性介質更甚，處理得好也有10-30年，但10年前5.25英寸軟體，現在沒有一台普通電腦可以讀出。美國1976年火星探測項目的核心數據磁碟已開始分解，在磁碟轉換的過程中，有10%-20%的磁碟發生錯誤。
(二)技術過時危機
數位化檔案是以二進制編碼的形式記錄，存儲在數位化媒體上，必須有相應設備，若其中有硬體、媒體技術、軟體、格式等任何一項技術不匹配，都無法正確讀取信息。目前信息技術顯得十分脆弱和不穩定。一方面計算機硬體和軟體存儲更新技術加快，3-4年就更新換代；另一方面計算機機讀語言、格式平均每3個月就會問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題，舊格式、舊標準與新格式、新標準並不配套，若干年後舊的數字信息很難被新的硬體設備和軟體系統讀出。目前應對技術過時，採用數據遷移，但每遷移一次，就會丟失一定的相關信息，遷移信息的積累就會增加信息準確恢復的難度。
(三)資金危機
檔案數位化信息建設必須要有較高的資金投入。搞信息化，發達的國家是在完成工業化、技術人才充足、資金實力雄厚的前提下完成的，如美國政府每年投入1200億美元。而我國尚處於工業化中期階段，國家經濟實力不夠雄厚，底子薄，國家對檔案事業財政撥款是極為有限的。檔案部門因技術人才和資金的缺乏，多數數位化管理只停留在一台計算機、一個管理軟體的設備基礎上。如一台好的高速掃瞄器，就要幾十萬元，加上維護費和使用費亦不少於初建時。從舊軟體、硬體系統轉換到新軟體的遷移費用也不低，且不是一次性遷移。如廣東有36所本科院校，據2005年統計，設專項經費的有26所，僅有一所經費超過10萬以上，其餘均在幾萬或幾千元不等。且大部分高校都在負債經營，本身資金緊張。
(四)服務危機
服務危機主要來自於利用者與檔案管理者的關係。由於檔案信息的本源性、滯後性特點，使其傳播功能時效性也比其他信息略遜一籌，加上我國長期封建專制統治的傳統習慣，利用者對檔案傳統的封閉定勢思維沒有徹底改變。另一方面許多檔案管理部門的閱覽環境未能營造一種舒適、寬鬆的閱覽氣氛，有的仍然凝聚著濃厚的政治氛圍，利用處於被動狀態，如果工作人員素質偏低，因服務態度惡劣導致服務的程度、質量時效不盡人意時，利用者檔案信息需求不強，就會產生能不來且不來，或者選擇其他途徑來求取信息。
(五)安全隱患危機
安全意識隱患。安全意識隱患是安全危機中最大的殺手，如表1。
表1 內隱性危機事故表
時間 | 地點 | 原因與程度 |
2007年8月 | 華中科技大學下屬公司 | 一項處於世界領先地位的國家“863計畫”用於治療糖尿病高科技項目資料在電腦上被竊。 |
2005年10月 | 北京朝陽區某單位 | 丟失會計檔案。1990年至2004年現金日記帳、銀行存款帳不知所蹤。 |
200年11月 | 中原地區某大學第一附屬醫院 | 一個月內會計檔案、病歷檔案先後四次被盜。累計340年的30餘萬份病歷檔案和10年的會計檔案，總計11.19噸。 |
2004年9月 | 廣東省湛江市檔案局 | 發生蟲害。2003年有22個全宗檔案被害蟲蛙蝕或污染，達3619卷。2004有25個全宗檔案發生蟲害(含二次生蟲)共1817卷。 |
從表列的事件中，可以看出事故表面上是技術或人為因素所致，但這些技術或人為因素與部門沒有相應的安全管理制度和缺乏常規檢查措施、職責不分明密不可分的，但實質歸根於組織領導及管理人員的安全意識問題。
技術運作隱患。據IDN的調查，在所有資料庫丟失的案件中，有80%是人為造成的，其中不排除技術人員經驗不足以及操作熟練程度。目前檔案信息管理有兩類人：一類為計算機專業人員，但對檔案管理業務不是很熟悉；另一類計算機水平低，對數位化管理的遊戲規則缺乏了解。
網路安全隱患。黑客、病毒人侵是最大的安全隱患。病毒會利用各種途徑潛伏或寄生在存儲媒體、程式中，迅速擴散，甚至通過遠程工作站將病毒傳播到千里之外。即使是單機環境操作，病毒還可通過軟碟帶到另一台機，若多台機器協同工作，還可引發病毒交叉感染。有人統計，全世界每隔20分鐘就會產生一種新的計算機病毒，通過網際網路，以每秒30萬公里的速度，向全球各個角落傳播，這意味著上網的計算機每隔20分鐘就有可能被新的病毒感染一次。在檔案管理網路中，如果稍不留意，就很容易中招，嚴重時整個管理系統、管理工作癱瘓。
軟體先天不足隱患。在軟體編制過程中，一方面軟體公司的設計編程人員為了自己維護方便，往往開設了一個不為人知的“後門”，另一方面編寫軟體每1000行程可能會出現一個漏洞，而微軟作業系統是由幾千萬個行程式組成，為黑客的攻擊留下了餘地。再加上我國微電子技術與已開發國家存在著很大的差距，關鍵技術設備必須從美國等已開發國家引進，為此不排除這些國家在出口產品中安裝了線門，預設對外聲稱用於網上遠程維護“機關”的可能性。如1990年海灣戰爭，美軍通過帶病毒晶片的印表機設備傳送指令，致使伊拉克軍隊系統癱瘓，輕易地摧毀了伊軍的防空系統。
二、加強危機預防管理，杜絕危機事件發生
(一)以思想意識為行為規範，防範於未然
一個正常人的思想行為活動過程，應是先思想意識，後有行為動作，正確的意識理念能帶動主體行為規範。當一個人的主觀思想烙上了潛危機意識，就能與個體情操產生相一致的行為效應。因此個體的主觀思想意識是控制內隱性危機事件發生的重要導向。一個部門如果組織文明和結構嚴謹，管理有方，就會把潛危機杜絕於萌芽狀態，否則相反。如湛江市檔案局的兩次蟲害發生，很明顯上至管理層，下至一般工作人員對蟲蝕的危害思想認識不足。蟲害危機事件是顯而易見的，但不是獨立的，是與組織內在文化結構及領導的危機意識有著必然的聯繫。組織結構鬆散，沒有相應的管理制度，和缺乏常規檢查和保護措施，隨時都有危機事件發生。
(二)以在崗轉型為基礎，提高業務技術水平
檔案部門引進技術人才難是共通點，據有關資料顯示，我國專業技術人員嚴重缺乏，“與國外相比，每千人中的科學家和工程師數量，日本為4.7人，美國為3.8人，中歐和東歐為2.1人，亞洲新興工業化國家和地區為1人，我國僅為0.4人”。在引進人才上與其他部門相比檔案部門可謂“弱勢群體”，再加上目前檔案管理部門人員的專業結構分布極不盡人意。從某市登記的6側多名檔案工作人員中，檔案專業約占總數的15%-20%，文史、英語、計算機等相關專業畢業生約15%，60%以上則是經濟和行政管理專業。因此檔案部門在杜絕或減少因技術問題引發的危機，最理智的解決辦法就是通過繼續教青幫助在崗轉型培訓，來提高管理人員的專業技術水平。
(三)以安全保障為指導，做好預防管理工作
內隱危機是可以控制、防範的，為了消減危機發生的可能性，切實加強檔案日常管理工作，要做好幾個保障環節：
管理保障。最佳化檔案管理組織機構設計，明確各部門的職責與分工，儘量消除責任許可權不明、懲罰不公、五相推語等因素造成的人為危機：培養員工敬業愛業意識，提高員工的凝聚力；建立完善、規範的管理制度：如安全操作管理制度、文檔管理制度，並編制各種應急預案和計畫，以應對不同情況的需要。
技術保障。一是爭取補充新鮮“血液”，引進一定的複合型人才；二是建立一套繼續教育理論機制，對現有檔案專業技術人員進行必要的技術培訓；三是制定一個全國性的信息安全技術操作規範標準，確保數位化檔案信息安全運作。
科研保障。針對潛在危機，建立緊急處置工作科學決策諮詢機制，形成消除危機的科學研究小組，並給予一定的經費，配備有關的技術專家，對建立緊急處置管理模式和運作機制進行探討研究，特別是加大先進救災技術、裝備研究。
立法保障。加緊制定和緊急處置工作相關的規章和政策性的配套檔案，檔案安全管理相關的規章制度，強化法制意識。建立網路安全、信息安全、電子文檔管理安全、計算機系統操作安全、載體管理安全等方面制度。加大執法工作的力度，健全現有的法律體系，嚴厲打擊各種檔案犯罪行為。
(四)建立危機事後管理體系，儘快恢復正常運作
不管怎樣預防，終有百密必有一疏的可能。危機事件一旦發生，控制後，危機管理進入一個新的重要修復重建管理階段，不僅修復管理帶來一定的有形或無形的心理損害，也是彌補事件暴露的漏洞與不足契機。因此平時就要組建一個相對獨立精幹、負責、高效的事件調查小組：一是調查事件發生的原因，評估事件造成的損失，形成改進意見，進行必要的改革和完善；二是以事件暴露問題的解決為契機，配套地解決和控制一些與突發安全事件相關的、可能導致事件再度發生的各種問題，鞏固事件處置的成果；三是重建突發安全事件的輔助機制，儘快使組織系統從危機狀態進入到正常狀態。
