主要部分
書信歷史悠久，其格式也幾經變化。今天，按通行的習慣，書信格式主要包括五個部分：稱呼、正文、結尾、署名和日期。
1．稱呼
也稱“起首語”，是對收信人的稱呼。稱呼要在信紙第一行頂格寫起，後加“：”，冒號後不再寫字。稱呼和署名要對應，明確自己和收信人的關係。（具體可參見第四編《應酬稱謂》）稱呼可用姓名、稱謂，還可加修飾語或直接用修飾語作稱呼。這裡簡要說明幾條細則：
（1）給長輩的信。若是近親，就只寫稱謂，不寫名字，如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等；親戚關係的，就寫關係的稱謂，如“姨媽”、“姑媽”等。對非近親的長輩，可在稱謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。
（2）給平輩的信。夫妻或戀愛關係，可直接用對方名字，愛稱加修飾語或直接用修飾語，如“麗”、“敏華”、“親愛的”等；同學、同鄉、同事、朋友的信，可直接用名字、暱稱或加上“同學”、“同志”，如“瑞生”、“老紀”、“小鄒”、“三毛”等。
（3）給晚輩的信。一般直接寫名字，如“樂毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字後加上輩分稱謂，如“李花侄女”等；亦可直接用稱謂作稱呼，如“孫女”、“兒子”等。
（4）給師長的信，通常只寫其姓或其名，再加“老師”二字，如“段老師”、“周師傅”、“宏海老師”等。對於十分熟悉的師長，也可單稱“老師”、 “師傅”。假如連名帶姓，在信首直稱“孫松平老師”、“王達夫師傅”，就顯得不大自然且欠恭敬。對於學有專長、德高望重的師長，往往在姓後加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名後加“先生”二字。為鄭重起見，也有以職務相稱的，如“董教授”、“陳大夫”、“佟工程師”等。
（5）給一個單位或幾個人的信，又不指定姓名的，可寫“同志們”、“諸位先生”、“XX等同志”等。給機關團體的信，可直接寫機關團體名稱。如 “XX委員會”、“XX公司”。致機關團體領導人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或職務作稱呼，亦可直接在機關團體稱呼之後加上“領導同志”、“負責同志”、“總經理”、“廠長”等。
如果信是同時寫給兩個人的，兩個稱呼應上下並排在一起，也可一前一後，尊長者在前。
上述五種場合，有時還可按特殊對象，視情況加上“尊敬的”、“敬愛的”、“親愛的”等形容詞，以表示敬重或親密之情。當然，這要用得適宜，如對好友稱“尊敬的”，反而顯得見外，對無特殊關係的年輕女性貿然稱呼“親愛的”，那就有失檢點了。
2．正文
正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行為，也是對收信人的一種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是“您好！”“近好！”依時令節氣不同，也常有所變化，如“新年好！”“春節愉快！”問候語寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。
問候語之後，常有幾句啟始語。如“久未見面，別來無恙。”“近來一切可好？”“久未通信，甚念！”之類。問候語要注意簡潔、得體。
接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要說的話。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請託、慰唁，也可以是敘情說理、辯駁論證等。這一部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是一件事一段落，不要混為一談。
3．結尾
正文寫完後，都要寫上表示敬意、祝願或勉勵的話，作為書信的結尾。習慣上，它被稱做祝頌語或致敬語，這是對收信人的一種禮貌。祝願的話可因人、因具體情況選用適當的詞，不要亂用。（可參見下節《常用書信用語》的“祝頌語”。）
結尾的習慣寫法有兩種：
（1）在正文寫完之後，轉一行空兩格寫“此致”，再換一行寫“敬禮”。
（2）不寫“此致”，只是另起一行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞，一定要另起一行空兩格，不得尾綴在正文之後。也可以在正文結尾下另起一行寫“祝你”、“敬祝”，再空兩格寫上“安好”、“健康”等。
4．署名和日期
在書信最後一行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾後的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，後邊寫名字，不必寫姓。如果是寫給組織的信，一定要把姓與名全部寫上。而在署名之後，有時還視情加上“恭呈”、“謹上”等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。
日期一項，用以註明寫完信的時間，寫在署名之後或下邊。有時寫信人還加上自己的所在的地點，尤其是在旅途中寫的信，更應如此。
文言格式
稱謂後附提稱語，用於文言書信，如，運使學士閣下（王安石《上杜學士言開河書》）、虹生十四兄親家年大人情右（龔自珍《與吳虹生書》）；再如，某公道席、某先生台鑒、母氏慈鑒、賢弟如晤，等。現將常見提稱語列表如下：
【足下】古代最初用為下對上的敬稱，後來書信中多用於同輩之間。
【膝下】舊時子女致父母的信，多以“父母親大人膝下”起首。人幼時常依於父母膝旁，家書中用“膝下”，既表敬重，又示出對父母的親愛、眷依之情。
【垂鑒 賜鑒 鈞鑒 尊鑒 台鑒】鑒，即古代鏡子，有審察的意思。用作書信提稱語，就是請閱看的客氣說法。垂，含居高臨下之義。賜，上給予下叫做賜。鉤，古以鉤陶喻國政，後稱宦官多冠以鉤宇。垂鑒、賜鑒、鈞鑒，多用於對上、致年高德劭者的信中。尊鑒，可用於尊長，也可用乎輩。台鑒適用較廣，“台”有“高”義，對熟識或不熟識的尊長、平輩，皆可使用。
勛鑒、道鑒、大鑒、英鑒、偉鑒、雅鑒、惠鑒，對身居高佼、有功勳業績者，可用“勛鑒”。對道德君子、望重學者，可稱“道鑒”。大、英、偉、雅，含高尚、美好、不凡、不俗的意義，宜用於友朋往來書信。“惠鑒”，就是賞閱的意思，但語意分量較“賜鑒”為輕，適用於一般書信，師長對已獨立的後輩學子，也可用此客套。
慈鑒、愛鑒、雙鑒、芳鑒，致母親，可稱“慈鑒”。夫妻，或情意親密的男女之間，可用“愛鑒”。給友朋夫婦二人之信，可用“雙鑒”。女子間往來書信，可用“芳鑒”。
【禮鑒】給居喪者信，用“禮鑒”。如，愛國之士李公撲遇害後，周恩來等致其夫人唁函即稱“張曼筠女士禮鑒”。
公鑒、共鑒、同鑒，用於致團體或多人的信函，可於所列人名之後，書“諸先生共鑒”等。
【道席 講席 教席 撰席 著席 史席】席，席位。道席，多用為學生對師長的尊稱。講席、教席，也是對從事教育、講學者的敬稱，但用於平輩間，寫信人與受信人不必有師生關係。撰席、著席、史席，都用作對文士的敬稱，文人間也常互用。撰，即著述。史，指有著作傳世垂史。
【覽閱知悉】一般用於長對幼、前輩對晚輩的稱呼之後。
【啟辭】啟辭，就是信文的開場白，或寒暄客套，或提示寫信原委等。啟辭理應屬於信件正文的一部分，由於舊時尺牘中，這部分形成了一系列的套語，在現時書信中還常可以看到，所以將此單獨提出，分兩類舉例以供參考：
（1）表示寫信人以誠懇的態度，請受信人閱讀信文。如：
【敬稟者】寫信人自稱是恭敬地稟陳事情的人，表示下面是所要稟告的話，用於致父母尊長的信，如“母親大人膝下，敬稟者”。
【跪稟者】義同“敬稟者”，用於子孫對尊長。
【即稟者】同上。
【敬啟者】寫信者自謙為恭敬地陳述事情的人，表示請對方允許自己告訴下面所寫的內容。既可用於同輩，也可用於下對上。
【謹啟者】謹，是謹慎、鄭重的意思。用於同輩。
【逕啟者】徑，這裡是直截了當的意思，一般公私書函通用。
【拜啟者】拜，表敬詞。用於友朋往來書信。
【敬呈者】與“謹呈者”，皆用於下對上的公私書函。
【懇啟者】用於平輩，表示下面信文將寫求助於對方的內容。
【茲啟者】茲，這裡，現在。茲啟，意即今在此陳述。態度客觀平和，不含明顯敬意。
【哀啟者】向親友報喪的書信用此。
【復稟者】用於對尊親或上級的回信復稟。對平輩可用“再啟者”。
【專啟者】用於專談某實事的書信。
（2）根據具體情況，或作寒暄客套，或提示寫信原委等。如：
頃誦華箋，具悉一切。忽奉手教，獲悉一是。奉誦鈞諭，嚮往尤深。頃獲大示，井所賜物。惠書奉悉，如見故人。幸承明教，茅塞頓開。披誦尺素，謹表葵私。
數獲手書，至感厚愛。展讀琅函，甚感盛意。接閱華簡，幸叨莫逆。捧讀德音，喜出望外。手教敬悉，詞意深美，一啟蓬心。正切馳思，頃奉華翰，快慰莫名。
頃得手示，欣悉康泰，至為寬慰。蒙惠書並賜大著，燦若河漢，拜服之至。迭接來示，因羈瑣務，未及奉復，深以為歉。台函奉讀多日，未即修復，萬望海涵。
大札敬悉，稽復乞諒。欣奉惠書，敬聆喜訊，不勝忭賀。接讀手書，知君抱恙欠安，甚為懸念。久慕鴻才，今冒昧致書，以求教誨。別來無恙 久不晤見，甚念賢勞。暌違日久，拳念殊殷。久疏通問，時在念中。一別經年，彌添懷思。日前曾奉一函，諒已
先塵左右。前此一函，想已達覽。
其實，寫信也是寫文章，此類啟辭套語，雖可採用，卻不必拘泥，盡可以千變萬化的。從這個意義上說，啟辭套語也是可以省略的。比如，現在不少人寫信，習慣於一開頭即用“你（您）好”二字，似乎不如此，這封信就沒法往下寫似的。先向收信者問候致意，原是不錯的，然而如果封封信都是如此格局，則未免呆板單調了。
常用語
正文
信的正文，即寫信人對收信人說的話，這是書信的主體。正文從信箋的第二行開始寫，前面空兩字。如果啟辭單獨成行，正文可在啟辭的下一行空兩宇開始書寫。書信的內容各不相同，寫法上也無需一律，以表情達意準確為原則。一般說來，應先談談有關對方的事情，表示關切、重視或謝意、敬意，然後再談自己的事情。正文寫好後，如發現內容有遺漏，可補充寫在結尾後面；或寫在信右下方空白處，並在附言之前加上“另”、“又”等字樣；或在附言的後面寫上“又及”或“再啟”字樣。
結語
結語，即信文的結束語，理應屬正文的一部分。但與“啟辭”相仿，舊式書信中也形成了一系列常用結語套辭，現時各界文化人士的書簡中，仍頻見使用。這裡不妨臚列若干，供參考。
書短意長，不一一細說。
恕不一一。不宣。不悉。
不具。不備。不贅。
書不盡意。不盡欲言。臨穎不盡。
余客後敘。余容續陳。客後更譚。
請對方回信：
盼即賜復。翹企示復。佇候明教。時候教言。盼禱撥冗見告。萬望不吝賜教。
敬祈不時指政（正）。敢請便示一二。尚祈便中見告。如何之處，恭候卓裁。至盼及時示下，以匡不逮，無任感禱。
告訴對方不用勞神回信：
謹此奉聞，勿煩惠答。敬申寸悃，勿勞賜復。
答覆對方詢問：
辱蒙垂詢，略陳固陋，聊博一粲而已。遠承下問，粗述鄙見，尚希進而教之。
上述陋見，難稱雅意，亟祈諒宥。姑道一二，未必為是，僅供參考。不揣冒昧，匆此布臆，幸勿見笑。
請人應允：
所請之事，務祈垂許。以上請託，懇盼慨允。諸事費神，伏乞俯俞（允）。
表示關切：
伏惟珍攝。不勝禱企。海天在望，不盡依遲（依依思念）。善自保重，至所盼禱。節勞為盼。節哀順變（用於唁函）。
表示感謝之情：
諸荷優通，再表謝忱。多勞費心，至紉公誼。高誼厚愛，銘感不已。
祝辭 祝辭，就是書信結尾時，對收信人表示祝願、欽敬或勉慰的短語，如“即頌近安”、“此致敬禮”、“祝你進步”之類。其中，“即頌”、“此致”、“祝你”等詞，緊接正文末尾書寫；“近安”、“敬禮”、“進步”等詞，另起一行，頂格書寫。如果祝頌語的文字較多，也可獨立占行，空兩字寫起，不必分拆成兩部分。如果信箋下方餘地充分，或者為了突出祝辭，也可將“祝”、“頒”、“此致”等宇樣獨占一行，空四格書寫，而將“安”、“好”、“敬禮”等另行頂格書寫。頂格書寫的祝辭後一般不加標點符號。祝辭應根據具體情況恰當擇用。
以下為常見祝辭：
書信內容主要是談一件事的，可用：
專此，致 專此，祝 專此即請 專此布達，即頌 專此奉復，並祝（覆信用）
一般書信，用於平輩、友朋之間：
即頌 即請 順效 順祝
或為：
此候 此請 順致 順頌 即候
或為：
祝頌請 問致候
對尊長，可選用：
恭叩 恭淆 恭頌 恭候 敬叩 敬祝 故請 敬頌
平輩間，為強調敬意，也可用：
恭頌 恭請 恭候
為強調鄭重其事：
謹祝 謹賀
對晚輩：
此詢 順祝 即問 祝（你）願（你）盼 望
對祖父，頌祝；
起居永福
生體健康
對父母輩，頌祝：
金安 福安
對尊長：
康安 鈞安 崇安 履福 頤安
對女長輩：
慈安 懿安 坤安 玉安
平輩友朋間，可按四時頌祝：
春社 暑安 秋棋 冬餒
逢年尾歲首，可賀：
新禧（元旦）春禧（春節）年禧 歲祺 節禧（節日通用）新年快樂新春愉快
常時可頌：
近祺 日祉 時吉 時綏 起居安吉 行止佳勝 工作順利 台安 大安
當日可達之信，頌：
晨安 早安 午安 晚安 刻安
對女性可頌：
淑安 妝安 閫安
對未婚女子，頌：
閨安
對父母健在而承歡膝下的平輩，可頌：
侍安 侍祉
對晚輩後生，祝願：
學業銳進 工作好 生活愉快 幸福 健康 進步 侍棋 課祉
祝收信人全家：
闊府康泰 全家幸福
祝收信人夫婦：
雙安 儷安 儷祉
賀有喜慶事者，道：
喜安 慶祺
賀新婚者：
燕安 燕喜
賀生子者：
麟安
對家居者，頌：
潭安 潭祺 潭祉
對行旅者：
客安 行祺 旅 一帆風順 旅居康樂
唁喪，請候：
禮安 孝履
問病，祝頌：
早日康復 痊安
對蒙遭意外不幸者，祝禱：
否極泰來
對知識界，可泛頌：
文安 道安 研安 文祺 雅祺
對編輯：
編祺 編安
對寫作者：
著祺 撰安 筆健
對教師：
教祺 教安 誨安
對軍界：
勛扯 戎安
對政界
政安 勛安 升安 公祺 鈞祺 崇祺
對工商實業界：
籌祉 財安 吉利 贏祺 盈祺 發祺 運祉 事業昌隆 宏猷大展 行止佳順 萬事順
遂 百事稱心 諸事如意 盛利久發 財源茂盛 日進斗金
古時書信，頌祝語大都融貫在正文中，至近代才逐漸形成祝辭獨立一欄。所以，書信正文中如已包含祝福內容，或者本身就是祝賀信函，那么視辭一項便可省去。還有，信一開頭就稱“你好”的，如果信末再寫祝好之類，便顯得累贅了，應注意避免。
署名 署名，就是在正文結尾的右下方簽署寫信人姓名。如果是寫給熟識的親屬友人的，可只寫名字，不必寫姓；或在名字前面，加上自己的稱呼，如：弟、侄、晚等。稱呼與名字之間，可略空半字地位；或者將稱呼用小字寫在名字的左上方。
署名的後面，可加寫啟稟詞，也可不加。常用啟稟詞如下：
對尊長：
叩 叩上 叩稟 敬稟
對平輩：
上 敬上 謹啟 鞠啟 頓首 親筆 手肅
對晚輩：
字 示 白 諭 手白 手諭
在署名或啟稟詞後面，寫上撰信的年月日，也可把日期寫在下一行署名的右下方。另外，還可以在日期之後，寫上撰信時的處所、氛圍、心境等，如“舟中”、“燈下”、“萬籟俱寂”之類。
附候或致意 如寫信人的家屬、近處朋友也和收信人熟悉，署名後一行或加上這些人的附候，如“某人囑筆問候”。如應向收信人的家屬、近鄰親友問候的，可加上“請向某某致意”，倘是長輩，可作“請在某某前四名問安”之類。
