第一章 總則
第一條 根據國務院辦公廳《國家行政機關公文處理辦法》（國辦發〔1993〕81號）制定本辦法。
第二條 本辦法適用於交通部機關、部屬行政機關公文及各省、自治區、直轄市、計畫單列市交通部門報部公文。部直屬及雙重領導企事業單位公文處理參照本辦法執行。
第三條 交通部辦公廳是交通部公文處理的管理機構，主管部機關並負責指導下級行政機關的公文處理工作。
第四條 部機關廳司局及部屬行政機關應設立文秘部門或者配備符合職位要求的專職幹部負責公文處理工作。
第五條 公文處理必須做到及時、準確、安全、保密，並努力提高公文處理工作的效率和質量；行文要少而精，注重效用；必須嚴格執行國家保密法律、法規和有關保密規定，確保國家秘密安全。
第六條 公文處理工作應貫徹“黨政分開”的原則。
第二章 公文種類
第七條 交通部公文種類主要包括：
（一）令
適用於部依照有關法律規定發布交通法規，宣布施行重大強制性行政措施等。
（二）決定
適用於對重要事項或者重大行動做出安排。
（三）指示
適用於對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則和要求。
（四）公告、通告
“公告”適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。
“通告”適用於在一定範圍內公布應當遵守或者周知的事項。
（五）通知
適用於發布行政規章；轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和調配幹部。
（六）通報
適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
（七）報告
適用於向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議，答覆上級機關的詢問。
（八）請示
適用於向上級機關請求指示、批准。
（九）批覆
適用於答覆下級機關請示事項。
（十）函
適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題；向有關主管部門請求批准等。
（十一）會議紀要
適用於記載和傳達會議情況和議定事項。
第八條 部機關行政公文劃分為“檔案”、“專用檔案”和“簽報”。
（一）“檔案”分為《交通部令》、《交通部檔案》、《交通部函》、《交通部辦公廳檔案》和交通部×××司（局）檔案。
（二）“專用檔案”指在一定業務範圍內使用、有特定版頭和處理程式的公文。屬須部批准的常規性審批公文，主管司局應儘量採用“專用檔案”形式。目前，部“專用檔案”有：《交通部任免通知》、《交通部出國人員政審批件》、《交通部出國任務通知書》、《交通部辦理海員證批件》。
（三）“簽報”是部機關各職能部門向直接上級請示問題或報告工作的一種形式。“簽報”必須由主辦單位負責人親筆簽名，不加蓋印章，送主管領導人原件批回。不得同時抄送幾位領導人和抄送其他單位。
第三章 公文格式
第九條 公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附屬檔案、印章、成文時間、主題詞、抄送機關等部分組成。
（一）發文機關應當寫全稱或者規範簡稱；聯合行文，主辦機關排列在前。
（二）公文密級、緩急標誌要清楚。“絕密”、“機密”公文應當標明份數序號。
（三）發文字號包括機關代字、年份、序號。聯合行文，可只標主辦機關發文字號。
（四）上報的公文，應當在發文字號右側註明簽發人姓名。
（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容和公文種類。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
（六）主、抄送單位如用簡稱，套用規範簡稱。抄送單位排列順序為：國務院各部門，各省、自治區、直轄市、計畫單列市人民政府及其部門，部直屬單位，部內有關司局。
（七）公文如有附屬檔案（不包括被批轉、報送件），應在正文之後，年月日之前，註明附屬檔案的名稱和件數。
（八）公文除會議紀要外，應當加蓋印章。聯合上報的非法規性檔案，由主辦機關加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應當加蓋印章。
（九）成文時間，以領導人簽發的日期為準；聯合行文，以最後簽發機關領導人簽發日期為準。
（十）部及廳、司、局公文應當標註主題詞（見部公文主題詞表）；上報的公文，應當按照上級機關的公文主題詞表標註主題詞。
第四章 行文規則
第十條 各級行政機關的行文關係，應當根據各自的隸屬關係和職權範圍確定。
第十一條 部在職權範圍內，可向國務院各部門，各省、自治區、直轄市、計畫單列市政府及交通廳（局、委、辦），部直屬及雙重領導企事業單位行文。
第十二條 屬部機關廳司局職權範圍的事項，應由各廳、司、局自行發文；須部審批的事項，經部領導同意後，也可由廳、司、局發文，文中註明經部領導同意。
部機關廳、司、局之間遇有問題應當面協商，除人員任免、獎懲、調動外，原則上不互相行文。
部機關各司局不應以司局名義向國務院各部門及省、自治區、直轄市政府行文。
第十三條 具有行政管理職能的部船檢局、救撈局、無線電管理委員會等，向部請示或者報告可使用簽報形式，可代部起草公文稿。
部屬單位受部機關有關司局委託代為擬辦的公文稿，須經有關司局領導人審核簽字，並按公文處理程式辦理。
第十四條 地方交通部門、部直屬和雙重領導企事業單位要求部解決具體問題時，應按部機關職權範圍，直接行文報送有關廳司局處理。
第十五條 部屬下級機關和企事業單位一般不得越級請示。
第十六條 “請示”應當一文一事；一般只主送一個上級機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。
第十七條 “報告”、“紀要”“簡報”中不得夾帶請示事項。
第十八條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府及其部門與同級黨委、軍隊機關及其部門可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位也可以聯合行文。
聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。
第十九條 經批准在報刊上全文發布的交通法規，應當視為正式公文依照執行，可不再行文。同時，由發文機關印製少量文本，供存檔備查。
第五章 公文辦理
第二十條 公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程式；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程式。
第二十一條 收文辦理應注意事項：
（一）登記包括：來文機關、文號、標題、來文日期、收文編號等。一般事務性來文可視情況確定是否登記。
部及辦公廳的收文，由文書處或者機要處負責簽收、拆封、登記、分辦；部內各司局的收支，由其辦公室或綜合處負責拆封、登記、分辦；註明領導同志親啟件，原封登記後送領導人或其秘書籤收。上下級機關送領導親啟的信函由領導本人拆閱。
（二）凡送部並需辦理的公文，由辦公廳根據內容和性質，提出擬辦意見，分送部領導批示或送有關司局辦理；主送部內各司局的公文，由其辦公室或綜合處分辦。
（三）承辦單位應按時限要求抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬於本單位職權範圍或不適宜由本單位辦理的，應當迅速退回交辦的文秘部門並說明理由。
（四）文秘部門應當建立擬辦、分辦公文的檢查催辦制度，並負責檢查催辦。
第二十二條 發文程式：
（一）部發文程式：主辦司局承辦人擬稿——處室領導核稿——司局辦公室核稿——司局領導人審核——辦公廳文書處核稿（上報黨中央、國務院的，經廳領導核稿）——部領導審閱簽發——文書處登記編號——繕印——文書處封發。
（二）廳發文程式：與部發文程式基本相同，由辦公廳主任或副主任簽發。重要公文必要時由部領導審閱後發。
（三）司局發文程式：主辦處室承辦人擬稿——處室領導核稿——司局辦公室核稿——司局領導人簽發——會簽——司局辦公室編號——繕印——主辦司局封發。
（四）“專用檔案”發文程式：承辦人擬稿——處室領導核稿——司局辦公室核稿——部授權的司局領導簽發——司局辦公室編號——繕印——主辦司局封發。
第二十三條 擬辦公文應當做到：
（一）符合國家的方針、政策和法規以及部的方針、政策和有關規定。
（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點正確，篇幅力求簡短。
（三）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，後引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。
（四）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。
（五）必須使用國家法定計量單位。
（六）用詞用字準確、規範。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，並註明規範簡稱。
（七）根據內容和行文對象，正確使用公文種類，送領導審核的文稿，應附來文和必要的相關檔案。
（八）擬稿人根據實際需要，確定主、抄送單位，分別標明正文和附屬檔案印數。
第二十四條 公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。
第二十五條 公文稿中凡有涉及其他單位的問題，主辦單位應當主動與有關單位協商、會簽。會簽應注意以下事項：
（一）會簽文稿均以會簽單位領導人簽字為有效。
（二）部內會簽，由主辦司局送轉會簽。有關司局如有不同意見，應當協商一致後再報部領導。如經充分協商仍不能取得一致意見，應如實報部領導。
（三）部外會簽（包括會印），由主辦司局指定專人承辦。部外單位對會簽稿有重大修改，應重新送部領導審批。
（四）部外單位送我部會簽或會銜的文稿，先由主辦司局提出意見，然後按部發文程式辦理。
（五）上報的公文，如有關部門意見不一致，應當在文中如實反映。
第二十六條 公文送領導人簽發之前，應當由文秘部門審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規和方針、政策及部的有關規定，是否與有關部門協商、會簽，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規定。
在不改變願意的情況下，核稿人可對文稿進行刪節和文字加工。需對文稿進行較大修改時，應提出修改意見商經辦人（主辦單位）修改。
公文經部領導簽發後，文書處應注意部領導對文稿內容有無修改，必要時做適當文字處理。
會簽單位和核稿人應注意保持稿面的整潔。稿面不潔、字跡潦草、塗改勾劃較亂的，由經辦人清稿（並將原稿附後）。
第二十七條 公文簽發：
部發文，一般的按部領導分工，由主管部領導簽發；上報的或重要的下發公文，由部長或授權副部長簽發。有的公文可由部領導授權的廳司局領導簽發。
廳司局發文，由廳司局領導人簽發；廳司局領導人不在時，由主管部領導授權主持廳司局工作者簽發。
第二十八條 審批公文，主批人應有明確意見，並簽署姓名和審批時間。其他審批人圈閱，視為同意。公文簽發人對所簽發的公文內容全面負責。
第二十九條 擬辦、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。不得在文稿裝訂線外書寫。
第三十條 繕校：
（一）部機關發文，由文印室負責繕印。繕印過程中，如需修改原稿時，司局發文應與司局核稿人聯繫，部發文應與辦公廳核稿人聯繫；如屬重要修改，應請示原簽發人同意。
（二）校對，部發文由文印室負責前二校，經辦人負責三校；其他公文均由經辦人負責校對。部上報的公文，付印前應經辦公廳核稿人看樣。
第三十一條 擬辦公文，應逐步淘汰書寫方式，使用計算機、四通打字機等列印在公文稿紙上。“簽報”第二頁可使用16開或A4型白紙，一般每頁18行至20行，每行22至25個字，排列要疏密有致。字型應為3號宋體或楷體。
第三十二條 上報的公文如不符合本辦法第十五條、第十六條、第二十三條第一項、第二十五條第五項的規定，上級機關的文秘部門可退回呈報單位。
第三十三條 上級行政機關的行政公文，除絕密和註明不準翻印的以外，經下一級機關負責人或辦公廳（室）主任批准，可以翻印，但應當註明翻印的機關、時間、份數和印發範圍。密碼電報不得翻印、複製，不得密電明復、明電密復。
第三十四條 傳遞秘密公文，必須採取保密措施，確保全全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須採用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
第六章 公文立卷、歸檔和銷毀
第三十五條 公文辦完後，應當根據《中華人民共和國檔案法》、《交通檔案材料立卷歸檔辦法》及有關規定，及時立卷、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十六條 沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑑別和司局或處室主管領導批准，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由二人監銷。
第七章 附則
第三十七條 交通法規方面的公文，依照《交通法規制定程式規定》（部1992年第38號令）處理。
第三十八條 本辦法由部辦公廳負責解釋。
第三十九條 本辦法自1994年6月1日起施行。部及辦公廳其他有關公文處理的規定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。
