中國保監會電子檔案傳輸系統管理暫行辦法

2012年12月25日，中國保監會辦公廳以保監廳發〔2012〕75號印發《中國保監會電子檔案傳輸系統管理暫行辦法》。該《辦法》分總則、系統的使用管理、安全和保密措施、系統的運行和維護、監督檢查、附則6章29條，自下發之日起施行。

基本信息

關於印發《中國保監會電子檔案傳輸系統管理暫行辦法》的通知保監廳發〔2012〕75號各保監局，機關各部門，各保險集團公司、保險公司、保險資產管理公司：為規範電子檔案傳輸系統的操作使用，保證系統的安全穩定運行，中國保監會辦公廳制定了《中國保監會電子檔案傳輸系統管理暫行辦法》，現印發給你們，請遵照執行，並就啟動電子檔案傳輸系統試運行工作有關事項通知如下：一、試運行的時間。試運行起止時間為2013年1月1日至2013年1月31日。試運行期間，保監會制發的正式檔案採用紙質和電子檔案並行的方式傳輸，簡報類信息只使用電子檔案方式傳輸；試運行結束後，取消制發紙質檔案，如無特殊情況，只使用電子檔案傳輸系統傳輸檔案。二、試運行的範圍。試運行的單位包括保監會及機關各部門、各保監局及內設處室、保監分局；各保險集團公司、保險公司、保險資產管理公司；各保險公司省級分支機構（含計畫單列市的市級保險公司分支機構）。三、試運行的要求。試運行期間，各單位要嚴格遵照《中國保監會電子檔案傳輸系統管理暫行辦法》的要求，對電子檔案傳輸系統的使用進行規範管理，儘快制定本單位的工作細則，指定專人負責，配置相關設備，理順工作流程。各單位在使用中遇到問題，請及時向保監會和當地保監局反饋。　中國保監會辦公廳2012年12月25日 中國保監會電子檔案傳輸系統管理暫行辦法

第一章 總 則

第一條 為進一步提高檔案傳遞效率，規範電子檔案傳輸管理，確保保險監管信息交換平台電子檔案傳輸系統（以下簡稱傳輸系統）安全、高效、暢通，制定本辦法。第二條 傳輸系統傳輸的電子公文或其他材料不得涉及國家秘密，不得與工作無關。第三條 通過傳輸系統傳輸的電子檔案與紙質檔案具有同等效力，傳輸系統內行文規則應與紙質檔案的行文規則相同。對電子檔案的收發、簽批、分辦、歸檔等均應當參照紙質檔案管理規定執行。第四條 傳輸系統實施商用密碼保護，各單位應當認真執行商用密碼管理相關規定，確保電子檔案和密碼設備的安全。

第二章 系統的使用管理

第五條 保監會統一負責傳輸系統的使用管理，各單位負責本單位傳輸系統的日常使用管理。第六條 各單位應配備政治素質高、工作責任心強、工作作風細緻、紀律和保密觀念強的人員擔任傳輸系統使用人員，負責電子檔案的使用管理工作。傳輸系統使用人員實行AB制。第七條 傳輸系統使用人員要及時接收電子檔案。在工作日應每兩小時瀏覽一次系統，確保一般件4小時內接收，特急件2小時內接收，臨時通知接收的特急件在1小時內接收。第八條 傳輸系統使用人員對接收的電子檔案應該按規定份數列印、裝訂，按有關規定及時處理。第九條 各單位傳輸系統使用人員姓名、聯繫電話等基本信息發生變更時應當及時在系統通訊錄中更新。第十條 電子公章應當參照實體公章嚴格管理。第十一條 監管機構原則上不得使用報送信息和報送報表功能重複採集保監會監管信息系統已經覆蓋的信息和數據。

第三章 安全和保密措施

第十二條 保監會負責保監會區域網路和監管網的安全運行，各保監局負責本局區域網路安全運行，確保本局區域網路與網際網路及其他外部網路完全物理隔離。第十三條 各保險公司總公司負責本公司辦公區域網路安全運行，在本公司辦公區域網路與監管網連線出口部署必要的安全設備。各保險公司總公司負責本公司各交換終端的網路安全接入，配置安全訪問策略，對各交換終端建立實時監控和審計機制。第十四條 各單位須配置專用的台式計算機設備作為交換終端，嚴格管理，嚴禁交換終端訪問網際網路及除本單位辦公區域網路以外的其他外部網路，嚴禁在其它計算機設備上訪問傳輸系統。第十五條 嚴禁在交換終端上使用及存放與工作無關的軟體與音頻視頻等。第十六條 交換終端應安裝防毒軟體和各類安全補丁，保持病毒庫及時更新。定期進行安全檢測，查殺各類病毒和木馬類非法程式。第十七條 交換終端應設定8位以上開機密碼，並做到每三個月變更一次。第十八條 交換終端須連線一台實體彩色印表機，並及時更換列印耗材，確保公文列印效果。第十九條 傳輸系統使用人員要嚴守秘密，不得向無關人員透露系統登錄、公章使用及客戶端加密機密碼，嚴禁空發或空打公章。第二十條 傳輸系統使用人員應嚴格保管客戶端加密機，使用後入櫃妥善保存，變更使用人員時應登記備查。第二十一條 傳輸系統使用人員應按照檔案傳送範圍傳送電子檔案，不得隨意擴大電子檔案傳送範圍。對印有發文機關標誌和印章的作廢檔案要及時收回銷毀，在註明原因後刪除此電子檔案文本。

第四章 系統的運行和維護

第二十二條 新申請加入傳輸系統的保險公司，應當填寫《保監會電子檔案傳輸系統使用單位申請表》（見附屬檔案1），由本單位加蓋公章後，總公司傳真至保監會辦公廳，省級分公司傳真至當地保監局辦公室。經審核同意後，由管理員添加使用單位，發放客戶端加密機。客戶端加密機購置費用由申請單位承擔（申請流程見附屬檔案2）。 第二十三條 各單位重新購買客戶端加密機的，應當填寫《保監會電子檔案傳輸系統客戶端加密機維護申請表》（見附屬檔案3），加蓋本單位公章後，傳真至保監會辦公廳，經審核同意後，由管理員製作新的客戶端加密機，加密機購置費用由申請單位承擔（申請流程見附屬檔案4）。各單位重置客戶端加密機密碼、保修期（一年）內客戶端加密機自然損壞、重置系統登錄密碼的，應填寫《電子檔案傳輸系統客戶端加密機維護申請表》（見附屬檔案3），加蓋本單位公章後，傳真至保監會辦公廳，經審核同意後，由管理員完成對應操作（申請流程見附屬檔案4）。第二十四條 各單位丟失客戶端加密機或者遺忘客戶端加密機密碼而引起的相關後果由使用單位自行承擔。第二十五條 保監會辦公廳負責系統使用單位的審批和管理，統計信息部負責系統的日常運行和技術維護。第二十六條 如因特殊原因導致系統未能正常運行超過48小時，保監會將採取紙質檔案傳送方式，直到系統恢復正常。

第五章 監督檢查

第二十七條 保監會辦公廳與統計信息部對各單位電子檔案傳輸系統使用情況和安全運行進行監督、檢查。對制度完善、管理嚴格的使用單位和個人予以表揚；對違反使用規定造成嚴重後果的使用單位和個人責令限期整改，並由所在單位按照有關規定對相關責任人員進行處理。

第六章 附 則

第二十八條 本辦法由保監會辦公廳負責解釋。第二十九條 本辦法自下發之日起施行。附屬檔案：1.保監會電子檔案傳輸系統使用單位申請表（略）2.新成立公司使用系統的申請流程（略）3.保監會電子檔案傳輸系統客戶端加密機維護申請表（略）4.客戶端加密機維護申請流程（略）