六級公文式
註：用齊頭式信件寫信，其正文與稱呼之間空一至二行。每段的第一句句子不需要空
格，但段與段之間需要空一至二行。齊頭式信件的信尾客套話和簽名可以有兩種款式。第一種寫在左下方，這是最常用也是最正式的。另外也可以寫在右下方，這種形式則表示寫信人與收信人之間的關係比較熟悉隨便。下面是另一種齊頭式信件的格式。
商務信函式
全齊頭式範例分，其它部分在必要時才使用標點。信中各段落之間均空一行。
信頭Theheading
信頭就是指書信中發信人的地址和發信的日期等。
通常情況下，公司都會專門印製帶有信頭的信箋紙，包括發信人的姓名，地址，電話，傳真等。當我們撰寫傳統信件時，直接使用這種信箋紙就可以。
編號（寫信人的名字縮寫）和日期Thesendermanandthedate
這部分內容是為了方便今後查詢信件用的。
封內地址Theinsideaddress
這裡就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一併寫出。另外，如果不是完全公事化的書信往來，或者已經從公事的關係漸漸發展成為帶有私人性質的友好信件往來，由於稱呼這一欄的內容已經說明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內地址。
事由Thesubjectheading
事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的重點，讓人不必讀完全信才了解到信的內容。所以事由要寫得簡明扼要。
稱呼Thesalutation
指對收信人的一種稱呼。
較常使用的有DearSirs，DearMadam，DearMr．XX，。稱呼後面的標點，一般使用逗號。稱呼里的第一個字母要大寫。
開頭語Theopensentences
開頭語沒有統一的格式，但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答覆哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，並表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節，要求簡單明了。
正文Thebodyofletter
信的主體。一封信件的優劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會在後面繼續討論寫作商務信函的一些技巧、規則。
結尾語Theclosingsentences
結尾語一般用來總結文本所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答覆詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結束後，另起一段寫結尾語。
結束語Thecomplimentayclose
結束語是結束信函時的一種客套，應該與前面的稱呼相呼應。例如：“Sincerely，”“BestRegards，”or“YoursTruly，”．結束語寫在結尾語下隔一行，只有第一個字母大寫，後面加逗號。
簽名Thesignture
寫在結束語的下面，簽上寫信人的名字。如果是傳統的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，因為用印章的話，說明該信件並非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫上發信人的職位。
附屬檔案Enclosure
如果信中有附屬檔案，應在左下角註明Encl．或Enc．。
例如：
Encls：2Invoices
Enc．：1B/Lading
電子郵件
眾所周知，電子郵件即E－mail是如今我們做電子商務使用最普遍的一種聯繫手段。電子郵件使用方便，信息傳遞迅速高效，且非常節省成本。但是E－mail的撰寫也並不是一件很容易的事情。您知道，當一封E－mail傳送出去後，只要收信人線上，他可以幾分鐘內就收到。所以，在您傳送前，必須要檢查一下您所寫的內容是否正確合適，因為一旦您點擊了傳送鍵後，您就再也無法將其收回了。
通常我們理解E－mail的撰寫風格可以比傳統的信件，傳真等稍加隨便一點。但是我們在這裡還是要建議大家，即便是寫E－mail，由於是談論公事，所以還是採用正式嚴肅的風格。尤其當您是第一次跟收信人聯繫的話，正式的商務信函能讓您留給對方非常專業的印象。
