電子傳真號

基本信息

• 名稱：電子傳真號

電子傳真號是指用戶使用網路傳真服務時，租賃的傳真號碼。企業使用需要支付租賃費用。使用網路傳真服務，無需購置傳真設備，只需登錄網際網路，即可收發傳真。具備易於安裝、使用、維護的特點。
利用電子傳真號收發傳真，具有其局限性。依賴網際網路的特性，導致其傳真收發穩定性欠缺。由於這種傳真方式依託第三方平台存儲管理，所以對於使用傳真收發重要檔案的企業而言，這種收發方式不利於控制企業風險。這種收發傳真的服務只能在有限地域套用，主要針對大中型城市，而小型或偏遠城市難以到達。因為採用租賃的形式，所以企業使用的電子傳真號大多是跟若干企業共享，這造成有限線路占用率居高不下，導致傳真收發堵塞。
一、概述
隨著現代商務時代的來臨，面對著日益激烈的競爭和嚴格的市場管理機制，企業不得不改變自身來應對挑戰。每天產生大量的憑證、票據、報表以及契約等影像檔案，影響著各行業企業處理業務的效率。這些數量龐大的數據信息直接關係企業的核心價值，包括信用、法規遵從、風險管理和客戶服務等方面，存在著大量的傳遞和共享需求，直接影響業務流程的效率。
二、功能類型
利用電子傳真軟體，可實現多種傳真功能。
網頁客戶端
除了一般利用本地客戶端登入外，電子傳真系統還支持網頁客戶端登入，實現隨時隨地上網完成傳真收發的過程。
傳真傳送
當添加文檔到傳真件中，WaveFax系統會自動生成Tiff傳真格式。用戶在提交傳真件前，支持線上預覽與編輯文檔，自定義傳真封面、頁眉、背景等。在提交傳真件時，可設定傳真優先傳送、計畫定時傳送、轉發內部傳真、群發多個號碼、單頁傳送或多份傳真組合傳送，實現多種靈活的傳送方式。對傳送失敗的傳真，系統可實施自動重發功能。系統可自動識別人工摘機，播放語音提示。發件人可通過多種方式提醒接收方查看郵件，如Mail、SMS或桌面彈窗等。傳真件還可通過郵件的方式轉發出去。
傳真接收
在接收傳真時，系統自動播放傳真應答，提示傳送方撥傳真分機號，在對方傳送傳真後，傳真件可自動歸類到所需的資料夾。當傳真到達收件箱時，可通過多種方式提醒用戶接收到新的傳真件，便於及時處理。也可利用“列印”方式把接收到的傳真件列印出來。利用黑名單功能，有效杜絕垃圾傳真出現的問題。
傳真管理
在傳真提交後用戶查看到實時狀態。系統支持CSV，XLS等格式中批量導入聯繫人信息，可按需進行修改。用戶還可利用注釋與標籤、閱讀狀態標記、信息排序或過濾等方式，實現快捷的檢索和簡單的歸檔工作。因故無法正常辦公，還可使用職責委任功能，指派另外的人員代處理文檔。需要使用審批流程或者簽章功能，也可輕鬆在電子傳真系統上完成。管理紙質文檔可通過多種方式上傳到系統，進行統一管理。
三、產品優勢
可靠性
專業的電子傳真系統為用戶提供了可靠的容災備份功能，保障了業務的連續性。簡單來說，容災備份包括兩個方面，一個是模組冗餘，一個是系統容災。
數據處理能力
電子傳真系統實現負載均衡技術，可實現運營級的海量數據套用，保證回響速度最快，保證數據信息並行處理能力。
靈活擴展
穩健成熟的電子傳真可實現分散式部署，實現集團式用戶的多分支機構實現統一的傳真業務套用。同時能針對不同業務需求實現不同平台模組。
卓越整合
支持實現多種整合方式，與各類主流業務系統進行整合，包括ERP、CRM、VoIP等系統，滿足企業各類數據交換需求。
個性化解決方案
專業的顧問團隊，為用戶定製一套高效、可靠的傳真解決方案，突破企業傳真業務瓶頸，提升傳真業務價值。
四、選購攻略
適合業務需求
基於行業架構的差別，傳真業務需求也有所不同。因此個性化的電子傳真解決方案，能快速結合業務特性，實現各項傳真功能，有利於企業實現差異化競爭優勢，使得其在競爭中始終處於有利位置。
符合法規
企業的不同部門所受到的審查有所區別，但他們均需要向相關部門提供相關的業務信息。而傳真機產生的紙質文檔難以存儲，容易導致傳真件丟失，從而妨礙了相關部門對信息的審查。電子傳真能夠保存傳真件操作歷史，便於系統監控員進行監控，控制運營風險。
保證文檔安全
傳真機放置在公共環境中，誘發各類文檔安全問題，如傳真件不能準確傳遞到收件人手中、機密檔案泄露等。這直接削弱了對傳真信息安全的保障力度，違反對文檔信息安全的相關要求。電子傳真可通過設定用戶的許可權區別不同職權用戶，防止機密泄露。同時利用專門線路收發傳真，保證了文檔的安全。
管理傳真過程
傳真機只是一台半自動化機器，沒有固定的用戶登錄，不需要登錄進行追蹤檢索，沒有詳細的日記登記，管理者無法監控管理傳真件的狀態。電子傳真提供規範化的傳真過程，支持管理員查看各個傳真通道狀態、傳真傳送狀態，還支持對全公司用戶管理，增減部門、用戶信息等。
業務效率
使用傳真機接收檔案意味著傳真的分發只能依賴人工操作來完成。不同人對分發標準理解不一致，容易造成業務流程出錯，妨礙業務的正常發展。電子傳真的智慧型分發功能避免了人工分發的不標準化。此外，穩定與卓越的整合能力，保障了業務的延續性。
成本效益
傳統傳真機除了易耗材、高人力成本這些弊病外，在丟失傳真、傳送失敗等狀況下，會增加人員和時間的投入，導致業務延遲，增加業務成本。電子智慧型化、無紙化技術，耗材極大地減少。同時其適應企業未來發展的需求，節省替換設備的高昂成本費用。
五、廠家信息
新文溯科技（WaveFaxTechnologies），是專注於傳真系統與文檔解決方案的供應商，擁有涵蓋產品、服務、解決方案三個層面的整體解決方案服務能力，為企業和政府組織提供專業優質的傳真系統及文檔解決方案。
核心產品是具有流程控制、文檔管理、統一通信等功能的傳真系統套用平台，基於先進的傳真系統平台和文檔解決方案，全面支撐組織機構的非結構化文檔管理的建設。歷經十餘年，在金融、高科技、電信、服務、製造等領域積累了豐富的行業經驗，主要客戶涵蓋眾多《財富》500強企業及大中型企業。與SAP、華為、AVAYA結成戰略合作夥伴關係，成為其傳真系統解決方案供應商，共同為客戶提供無縫整合的傳真系統產品。
在幫助客戶贏得成功的同時，WaveFax傳真系統解決方案獲得了客戶與合作夥伴的高度認可，已成為世界500強在華企業的首選傳真系統方案。基於專業的顧問服務、十餘年磨礪的各行業成功實踐和靈活的系統平台，致力於幫助更多組織機構自動化傳真文檔的管理，最佳化業務流程，滿足業務發展的需求。