電子數據交換概述
EDI是Electronic Data Interchange的縮寫，即電子數據交換，EDI不是用戶之間簡單的數據交換，EDI用戶需要按照國際通用的訊息格式傳送信息，接收方也需要按國際統一規定的語法規則，對訊息進行處理，並引起其它相關係統的EDI綜合處理。整個過程都是自動完成，無需人工干預，減少了差錯，提高了效率。
一個EDI信息包括了一個多數據元素的字元串，每個元素代表了一個單一的事實，比如價格和商品模型號等，相互間由分隔設定隔開。整個字元串被稱為數據段。一個或多個數據段由頭和尾限制定義為一個交易集，此交易集就是EDI傳輸單元（等同於一個信息）。一個交易集通常由包含在一個特定商業文檔或模式中的內容組成。當交換EDI傳輸時即被視為交易夥伴。
EDIS系統由通信模組、格式轉換模式、聯繫模組、訊息生成和處理模組等4個基本功能模組組成。
使用EDIS的主要優點有
(1)降低了紙張檔案的消費。
(2)減少了許多重複勞動，提高了工作效率。
(3)使得貿易雙方能夠以更迅速、有效的方式進行貿易，大大簡化了訂貨過程或存貨過程，使雙方能及時地充分利用各自的人力和物力資源。
(4)可以改善貿易雙方的關係，廠商可以準確地估計日後商品的需求量，貨運代理商可以簡化大量的出口文書工作，商業用戶可以提高存貨的效率，提高他們的競爭能力。
要素
1.通訊協定：包括AS2、OFTP(2)、FTP(s)、WebServices、RNIF等。
2.標準格式：包括ANSI X.12、EDIFACT、RosettaNet、ebXML、 CSV/TXT、XML等。
3.傳輸內容：包括訂單、預測、訂單變更、訂單確認、發貨通知、對賬單、發票等。
不同地區與行業出現了一些不同的EDI標準。EDI常用標準包括：
1.ANSIX.12：美國各行業的通用標準——ANSI X.12標準。分別針對不同行業和功能，制訂相應的貿易檔案格式和標準。該標準在北美得到推廣，美國沿用至今。
2.EDIFACT：適用於行政、商業和運輸業公認的EDI國際標準，支持這一標準的國家和地區越來越多，主要是歐洲國家。聯合國基於此標準建立了UN/EDIFACT標準。
3.RosettaNet：1998年2月，IBM、HP、Microsoft、Intel等大型電子及高科技企業發起成立RosettaNet(RN)，開始運營這一非營利的、獨立運作的標準化組織。此後，1999年6月和2000年10月這一組分別織擴展至電子產品產業和半導體製造產業各相關領域，歐美百餘家企業和標準推動組織也相繼加入此團體。日本和中國也建立了分支機構。
系統組成
用戶接口
業務管理人員可用此模組進入輸入、查詢、統計、中斷、列印等，及時地了解市場變化，調整策略。
內部接口
這是EDI系統和本單位內部其他信息及資料庫的接口，一份來自外部的EDI報文，經過EDI系統處理之後，大部分相關內容都需要經內部接口模組送往其他信息系統，或查詢其他信息系統才能給對方EDI報文以確認的答覆。
報文處理
該模組有兩個功能：
1）接受來自用戶接口模組和內部接口模組的命令和信息，按照EDI標準生成訂單、發票等各種EDI報文和單證，經格式轉換模組處理之後，由通信模組經EDI網路發給其他EDI用戶。
2）自動處理由其他EDI系統發來的報文。在處理過程中要與本單位信息系統相聯，獲取必要信息並給其他EDI系統答覆，同時將有關信息給本單位其他信息系統。
如因特殊情況不能滿足對方的要求，經雙方EDI系統多次交涉後不能妥善解決的，則把這一類事件提交用戶接口模組，由人工干預決策。
格式轉換
所有的EDI單證都必須轉換成標準的交換格式，轉換過程包括語法上的壓縮、嵌套、代碼的替換以及必要的EDI語法控制字元。在格式轉換過程中要進行語法檢查，對於語法出錯的EDI報文應拒收並通知對方重發。
通信模組
該模組是EDI系統與EDI通信網路的接口。包括執行呼叫、自動重發、合法性和完整性檢查、出錯警報、自動應答、通信記錄、報文拼裝和拆卸等功能。
其他功能
除上述5個基本模組外，EDI系統還必須具備如下基本功能
1）命名和定址功能
EDI的終端用戶在共享的名字當中必須是唯一可表示的。命名和定址功能包括通信和鑑別兩個方面。
2）安全功能
EDI的安全功能應包含在上述所有模組中。它包括以下一些內容：
① 終端用戶以及所有EDI參與方之間的相互驗證；
②數據完整性；
③EDI參與方之間的電子（數字）簽名；
④否定EDI操作活動的可能性；
⑤密鑰管理。
3）語義數據管理功能
完整語義單元(CSU)是由多個信息單元(IU)組成的。其CSU和IU的管理服務功能包括：
①IU應該是可標識和可區分的；
②IU必須支持可靠的全局參考；
③應能夠存取指明IU屬性的內容；
④應能夠跟蹤和對IU定位；
⑤對終端用戶提供方便和始終如一的訪問方式。
優點
迅速準確
在國際、國內貿易活動中使用EDI業務，以電子檔案交換取代了傳統的紙面貿易檔案（如定單、發貨票、發票）雙方使用統一的國際標準格式編制檔案資料，利用電子方式將貿易資料準確迅速的由一方傳遞到另一方，是已開發國家普遍採用的“無紙貿易手段”，也是世貿組織成員國將來必須使用和推廣的標準貿易方式。
方便高效
採用EDI業務可以將原材料採購與生產製造、訂貨與庫存、市場需求與銷售，以及金融、保險、運輸、海關等業務有機的結合起來，集先進技術與科學管理為一體，極大的提高了工作效率，為實現“金關”工程奠定了基礎。安全可靠在EDI系統中每個環節都建立了責任的概念，每個環節上信息的出入都有明確的簽收、證實的要求，以便於為責任的審計、跟蹤、檢測提供可靠的保證。在EDI的安全保密系統中廣泛套用了密碼加密技術，以提供防止流量分析、防假冒、防否認等安全服務。
減少了許多重複勞動，提高了工作效率。如果沒有EDI系統，即使是高度計算機化的公司，也需要經常將外來的資料重新輸入本公司的電腦。調查表明，從一部電腦輸出的資料有多達70%的數據需要再輸入其他的電腦，既費時又容易出錯。 EDI使貿易雙方能夠以更迅速有效的方式進行貿易，大大簡化了訂貨或存貨的過程，使雙方能及時地充分利用各自的人力和物力資源。美國DEC公司套用了EDI後，使存貨期由5天縮短為3天，每筆訂單費用從125美．通過EDI可以改善貿易雙方的關係，廠商可以準確地估計日後商品的尋求量，貨運代理商可以簡化大量的出口文書工作，商戶可以提高存貨的效率，大大提高他們的競爭能力。
降低成本
EDI系統規範了信息處理程式，信息傳遞過程中無須人工干預，在提高了信息可靠性的同時，大大降低成本。香港對EDI的效益做過統計，使用EDI可提高商業檔案傳送速度81%，降低檔案成本44%，減少錯漏造成的商業損失41%，降低檔案處理成本38%。
降低了紙張的消費。根據聯合國組織的一次調查，進行一次進出口貿易，雙方約需交換近200份檔案和表格，其紙張、行文、列印及差錯可能引起的總開銷等大約為貨物價格的7%。據統計，美國通用汽車公司採用EDI後，每生產一輛汽車可節約成本250美元，按每年生成500萬輛計算，可以產生12．5億美元的經濟效益。
區別信箱
EDI技術是電子信箱技術的自然發展，電子信箱的套用和發展大大提高了人們的辦公效率，將它套用於商業事務的願望促進了EDI技術的發展。
EDI和電子信箱之間既有聯繫又有區別。從通信的角度來說，EDI和電子信箱是相似的，但是它們也有比較明顯的區別。例如電子信箱是通過交換網路將人與人聯繫起來，使人和人之間可以通過交換網路快速準確地交換信息，而EDI則是通過交換網路將兩個計算機系統聯繫起來，例如將服裝進出口公司的電腦系統與海關的電腦系統聯繫起來，以此簡化報關手續。所以說，EDI是計算機之間通過交換網路傳遞商務信息。此外，電子信箱與EDI的另一大不同是，電子信箱存儲和傳遞的信息是用戶（人）之間的信息，這種信息只要人能讀懂即可，不要求有一定格式（當然，你使用電子信箱時最好給信件加上前面的稱呼和後面的祝詞，否則，對方可能就會有意見了）。而EDI通信不一樣，EDI通信的雙方是計算機，說本質一點，是計算機上的軟體。軟體可沒人那么聰明，什麼格式都能看懂，軟體之間的通信需要格式化信息內容，況且，EDI通信內容主要是貿易中的檔案和報表，使格式化信息成為可能，這是EDI與電子信箱的另一不同。
舉一個例子，電子信箱傳遞的是普通的信件，EDI傳遞的是檔案、表格，但是無論傳遞的是何種內容的信息都要將這些待傳遞的內容裝入信封，寫上收信人地址，貼足郵票，丟入郵筒。也就是說通信的過程是一樣的。
EDI不是用戶間的簡單的數據交換系統，EDI用戶需要按照國際通用的訊息格式傳送訊息，接收方也需要按照國際統一規定的語法規則，對訊息進行處理，並引起其他相關係統的EDI綜合處理，整個過程都是自動完成，不需要人工的干預，減少了差錯，提高了效率。例如，有一個工廠採用了EDI系統，它通過計算機通信網路接收到來自用戶的一筆EDI方式的訂貨單，工廠的EDI系統隨即檢查訂貨單是否符合要求和工廠是否接收訂貨，然後向用戶回送確認信息。工廠的EDI系統根據訂貨單的要求檢查庫存，如果需要則向相關的零部件和配套設備廠商發出EDI訂貨單；向鐵路、海運、航空等部門預訂車輛、艙位和貨櫃；以EDI方式與保險公司和海關聯繫，申請保險手續和辦理出口手續；向用戶開EDI發票；同銀行以EDI方式結算帳目等。從訂貨、庫存檢查與零部件訂貨，辦理相關手續及簽發發貨票等全部過程都由計算機自動完成，既快速又準確。
流程管理
網關企業版包含了強大的BPM(業務流程管理工具)，作為企業套用集成網關，為支持實施連線不同系統乃至跨企業的業務流程，向用戶提供基於標準、面向服務的架構和具有企業級集成能力的綜合性解決方案。用戶可以安全快速可靠地將企業的各個系統快速集成起來，以獲得全面整合的業務流程。 通過網關伺服器流程工具，可以讓業務人員輕易的設計業務流程，並與技術人員緊密配合，部署到網關伺服器平台中去。網關伺服器整合流程解決方案具備以下幾個功能：利用業務分析能力而非僅僅編程設計工作流程。根據事先設定的業務原則或邏輯在企業內部終端用戶間傳送任務、信息，或檔案，達到商業目標，而無需懂得高深的技術。強大的圖形工具，無需編程即可支持快速的、組織管理嚴密的工作流程開發和部署。工作流程設計程式支持路由選擇、連線、控制器、比較器、計時器和通知程式。
通過控制釋放，設計、部署、管理並維護業務流，可分階段部署流程，並有利於流程再利用。一經定義，分析師即可在任何套用間再利用現有操作。能在不影響運行流程的情況下，升級和部署業務流程。支持多用戶小組開發。實時部署流程模型。流程模型自動創建運行環境和監控Java或HTML用戶界面。透明的企業資源接入。 可以集成異常複雜環境(企業，合作夥伴，異構的IT環境和技術標準和協定等)的所有集成需求，並可以介入人工流程的實現。網關伺服器通過將流程建模與解決方案相結合，幫助企業滿足所有通用平台的業務整合要求。
網關伺服器建模工具是定義，部署，調整業務流程的統一工具，它綜合企業內部封裝套用、資料庫、套用伺服器、員工工作流程和企業接入業務夥伴系統，為業務分析師提供了易懂而可視的程式自動化解決方案。用戶使用流程監控程式包括實際流程圖象化展示，獲取流程和個別任務狀態的信息。觀察流程信息，如流程標識符、流程母段、每個任務的狀態、基礎系統，以及流程運行次數。觀察活動信息和所有與任務相關的檔案內創建的定製文檔。查詢流程日誌，如確定在特定日期後仍然運行的流程。獲取網關伺服器庫內所有集成流程的高級視圖。
套用
分析了數據交換系統套用領域的當前活動。研究結果表明，這種系統沒有成為靈活管理的基礎，相反，倒變成了管理過度集中，削弱地方首創精神可能性的源泉。這樣，便在該系統的使用合理性上出現了難以克服的矛盾，它本應作為一種有效手段，切實使集中方法與功能性下級管理系統的信息保證結合起來。最後導致數據電子交換系統成了完全無效能的手段。上述評析的依據是一個專家組所進行的調查。通過對:30家企業活動的分析過程所得材料的整理，結果說明，已設計開發的數據電子交換系統的可能性極其有限。數據電子交換系統的可能性目前約利用100%。汽車工業中所使用的這種系統，僅80%情況下使用被動型終端裝置。這樣，管理過程中所需信息的大部份用紙載體提供。因此，數據電子交換系統的套用，不是為了滿足管理需要，倒是為了通訊組織的利益。而且.這方面所需要幹部的培養問題，也給該系統之套用與運作額外增添了困難。
