功能
集團電話交換機一般不需要專職的話務員和維護人員。當外線呼入時，可由任一部電話應答，並可以轉給所需的被叫。它具有的功能一般有：會議電話、縮位撥號、熱線服務、群呼、遇忙回叫、呼叫轉移、呼出限制、呼叫等待、停電自動轉移等功能。是現代化辦公中常用的通訊管理手段,使電話管理者可集團性管理外線來電與內線呼出。
特點
集團電話機與普通電話機也有所區別，它除了與普通電話機一樣有號碼按鍵外，還有許多顯示線路狀態和設定功能的按鍵。每部電話機都可以方便地接轉外線打來的電話，並可監視外線使用情況。當你需要使用外線電話時，按下相應的空閒外線鍵，就可打出外線電話。內線電話和外線電話是相互保密的，所以絕不會相互干擾。
集團電話和程控電話一樣，有許多先進功能和獨特功能，比如呼叫轉移、遇忙回叫、自動重撥、免打擾、內部通話、外線預約、免提話筒、電話會議和“秘書電話”等。
集團電話系統還可以和許多種辦公設備相連線。它不僅能為人們自動接轉電話，還能收發傳真、上網傳送電子郵件、傳達留言，甚至能夠通過門控電話來迎送來訪的客人。
優點
安裝集團電話的好處：內部之間的通話可以不經過上級市話局，從而減輕了市話局及其到用戶交換機中繼線的話務量和投資。安裝集團電話設備，為貴公司每一名員工安排一部分機，外線打入由前台（或電腦話務員）進行信息處理，這樣在節約費用的同時，對於外線打入者也會以最快的速度與要聯繫的人聯繫上。如沒有安裝集團電話，這樣您很可能失掉了一次在第一時間與您客戶聯繫的機會；這項工作交給集團電話來處理，在分機占線或無人接聽時集團電話會按您的需要把電話轉到另一處分機；如您安裝了語音信箱設備，會把此電話轉到您自已的信箱中讓客戶留言。多種情況下您對直線電話的管理只能憑藉您員工的自覺性，話費管理也是集團電話的一大功能：它會按您的安排為每一分機安排一個密碼，如果您離開座席，不知道密碼的人無法使用您的分機。安裝計費功能後，您也可對電話費用管理提出您新的看法來。
