大義
有利於修訂資料蒐集綱目，發現資料的缺漏，進一步開展資料徵集和補充工作；也便於將資料集中起來，進行排比，篩選和考證.資料卡的製作，填寫，是一項細緻，嚴謹的工作，稍有差錯，將造成返工和浪費.
注意事項
一，採用統一格式的資料卡式樣.
二，按一事一卡的原則制卡，便於將記錄的同類事物的若干卡片歸類按時間順序集中，分類整理，歸檔保存.幾件事記在一張卡片上，不便歸類，查找及不方便.
一事一卡中的"事",就是篇目中章，節，目的"節"或"目",即地方志中記事的最基本的單位.凡以編寫綱目的最基本的記事單位"節"或"目"所包含的內容作為一事立卡，就叫"一事一卡".往往一件原始資料中所包含的內容是幾件事，可以分別入幾"節"記述，按照一事一卡的原則，就必須建立與之相應的幾張卡片.如果一張卡片記不完一件事，可以續頁抄完，但要標明頁碼.
三，將原始資料摘錄到卡片上，必須忠於原文，保持原有文字，圖表的本來面目和基本格式，保持資料的完整性和準確性，必須做到：
1，就地制卡，不要將資料抄在工作筆記本或其他本子上面再回來轉抄，以防遺漏，錯訛.
2，摘錄資料前，要首先將上下文之間的聯繫和含義理解清楚，再動手摘錄，切忌似懂非懂或想當然地抄寫，以免把內容搞亂，意思搞錯或將重要內容漏掉，給入志造成困難或錯誤.
3，摘錄資料，對原文中有明顯的錯字，衍文（多餘字），脫文或異體字，俗體字，模糊不清，筆畫殘缺和難以辨認的字，要依樣畫出,並可在括弧內註明自己的看法.標點符號照抄，原文無標點，不能擅自亂加.
4，抄寫字跡要工整，清晰，易於辨認.書寫只能用鋼筆或毛筆，用碳素墨水，蘭墨水或墨.不能使用其他顏色的墨水或鉛筆，原子筆.
5，抄完後要認真校對，對照原文，一字不漏地核對卡片.校對覆核應兩人協作，一人讀原文，一人看卡片.修正卡片的錯誤，要注意保持卡片的整潔，摘抄人應在卡片專欄中簽名，以示負責.
四，填寫卡片欄目的具體要求：
附：資料卡片樣式
成都市青白江區志資料卡
單位名稱：
摘錄時間： 年 月 日
名稱
摘錄人
檔案
資料
案卷名：
文
獻
資
料
文獻名：
檔號： 頁：
卷 期 頁
收藏處：
口碑
資料
提供人：
作者：
單 位：
年 第 版
聯繫電話：
收藏處：
鑑別
意見
備註
內容摘要
1，單位名稱：卡片左上填寫承修單位名稱.如填寫：區地誌辦.
2，摘錄時間：填寫摘錄該資料的具體時間.
3，右上角方框是在資料經整理後，對已確定為入志的資料時，才予填寫，因為在資料整理過程中篇目可能有所調整，按調整後的篇目所對應的資料填寫.類別：指該卡所屬類名；如"政治".細目：指何類別，條目下的第几子目；編號：指該卡屬於同一事類的順序編號.
4，名稱：填寫資料篇目中最基本的記事單位目或子目的標題名稱，如"政治"中"地方人民政府"中"地方志編纂"中的"地方志編纂委員會"則填寫"地方人民政府·地方志編纂·地方志編纂委員會".
5，摘錄人，是誰摘錄，則填寫誰的姓名.
6，檔案資料：
案卷名：填寫該資料所屬案卷名稱.
檔號和頁數：填寫該資料所屬檔案號和第幾頁.
收藏處：指該檔案資料收藏的單位名稱.
7,口碑資料：
提供人：寫提供口碑的個人姓名，最好還應有詳細地址.
單位：寫明提供口碑的人所在單位及單位地址.
聯繫電話：寫提供人的聯繫方式.
8，文獻資料：
文獻名：寫出書名，或期刊名稱（包括期刊內商抄文章的名稱）.
期刊：要寫明期刊的年，月，期數和頁碼；書要寫明第幾冊的第幾頁；報紙，不僅要寫出期數，還寫出第幾版.
作者：填寫原始資料的作者.
收藏處：填寫資料收藏的單位或個人名稱.
9，鑑別意見：制卡時不填寫，待資料收到一定程度，經考核，鑑定後，確定其價值，分別作為入志資料，背景資料，參考資料，填寫在該欄內.
10，備註：如隨資料卡同時附有圖，表，磁帶，複印件或實物可在此欄註明名稱和件數.
11，內容摘要：摘錄該資料主要內容.
篇名
細目
編號
