設備管理資料的保管
(1)所有資料案卷應集中歸類存放在工程部，並標示清楚。(2)設備管理所涉及的一切資料、記錄由相關部門按“檔案與記錄管理規範”負責管理。
設備管理資料工作內容
設備管理資料工作主要是指設備的台帳、卡片、檔案等的建立和管理。它所提供的資料反映了每台設備的使用及變化情況，同時，通過對這些資料的歸納、整理和分析，可以總結出設備技術狀況變化和零部件磨損的規律，從而可針對性地提出維修方案，取得滿意的維修效果。1．設備台帳的建立及其管理
(1)設備台帳的概念及建立
設備台帳是指為匯總反映各類設備的使用、保管及增減變動情況而設立的設備登記薄。設備台帳的建立應注意以下幾點：
①設備台帳應在設備分類和編號的基礎上，由沒備管理部門為主，會同企業財務部門共同建立；
②設備台帳的主要內容有：設備編號、名稱、型號、規格、複雜係數、製造廠、製造日期、進廠日期、使用單位、原始價值、折舊率、使用年限、動力配置、隨機附屬檔案等；
③設備台帳按設備的使用單位和類別設定帳頁；
④設備台帳一式三份，由設備管理部門、使用部門、財務部門各執一份。
(2)設備台帳的管理
①不同部門的設備台帳由不同人員負責管理，即設備管理員負責設備部門的設備台帳，使用單位設備員(機械員)負責使用部門的設備台帳，會計人員負責財會部門的設備台帳；
②每年度開始時，將設備的年初實物數和金額等，按台帳規定內容入帳；每月根據設備變動憑證按台帳有關內容入帳；並結出月末設備的實物量和金額；
③設備管理部門、使用部門和財務部門將設備台帳定期進行核對，做到帳帳相符，以免發生差錯。
2．設備卡片的建立及其管理
(1)設備卡片的概念及建立
設備卡片是指為反映和研究每台不同性能和用途的設備使用變化情況，並記錄其主要技術特性而設立的登記卡。設備卡片的建立應注意以下幾點：
①設備卡片在設備分類和編號的基礎上，由設備管理部門為主，會同企業財務部門共同建立；
②設備卡片的主要內容有：設備的類別、編號、名稱、規格及型號、主要技術參數及性能、使用單位、使用日期、購置年月、使用壽命、原始價值或重置完全價值、折舊率、大修理費用、大修次數、大修理間隔期等；
③設備卡片按照每一台設備而設定；
④設備卡片應按設備統一分類編號順序編列號碼，以免重複，便於考查；
⑤設備卡片份數一般為一式三份，分別由設備管理部門、使用部門和財會部門管理。
(2)設備卡片的管理
①為便於查找，宜將卡片做成活頁，並存放在卡片箱或卡片夾內；
②企業增減設備時，應根據有關憑證增減設備卡片；
⑧企業租出設備時，應登記租用單位和起止時間於卡片內，並將卡片單獨保管；
④設備管理部門、使用部門、財務部門應定期核對設備卡片。
3．設備檔栗的建立及其管理
(1)設備檔案的概念及建立
設備檔案是設備從計畫、設計、製造、購置、安裝、使用、維護、改造、更換直至報廢中所形成和有保存價值的圖紙、圖表、文字材料、照片、數據等檔案資料。凡有條件的企業，其設備管理機構都應建立設備檔案室，配備專門或兼職人員保管檔案。每台設備建立一個檔案袋，主要內容包括：①自製設備的設計、製造過程巾產生的資料；②外購設備進廠後，開箱驗收過程中所收集的資料；⑧設備安裝、試車、驗收過程中所產生的技術檔案；④設備投產過程中所產生的技術檔案；⑤設備使用及維修過程中所產生的技術檔案；⑥設備改進、改裝和報廢過程中所產生的技術檔案；⑦設備封存單及啟封單；⑥精、大、稀設備操作人員及其變動記錄。
(2)設備檔案的管理
①設備檔案集中由檔案室統一管理，保證檔案資料完整、準確、系統地使用；
②制訂有關設備檔案的借閱、查閱、補充、修改等管理制度；
③設備的維修保養等有關資料應規定專人按規定項目登記入檔；
④設備調出時，與該設備有關的資料隨同轉交；
⑤企業的重點關鍵設備以及精、大、稀設備等的原始資料應重點建立檔案袋。
