1、索賠函的概念
索賠函是指契約雙方中的一方，根據法律法規和雙方簽訂的契約，以對方違反契約造成當事人經濟損失或精神損失為理由，向另一方提出賠償或維護其他權利的書面材料。
2、索賠函的理由
①質量不符合契約標準。
②數量短缺。
③包裝不完善。
④運輸拖欠。
⑤違反契約規定並按契約約定可以索賠的其他事項。
3、索賠函的結構
索賠函的結構一般由標題、編號、受書者、正文、附屬檔案、簽署等六部分組成。標題
①標題的形式比較靈活，既可以根據實際情況寫成包括索賠事由文種的完全標題樣式，如：《關於××的索賠函》。
②也可以簡明扼要地寫成不包括索賠事由而只寫文種的簡單標題形式，如：《索賠函》。編號
編號是為了聯繫與備查用，寫在右上角。一般由年號、代字、順序號組成。受函者
寫受理索賠者的全稱。正文
①緣起：提出引起爭議的契約及其爭議的原因。
②索賠理由：具體指出契約項下的違約事實及根據。
③索賠要求和意見：根據契約及有關國家的商法、慣例，向違約方提出要求賠償的意見或其他權利。附屬檔案
為解決爭議，以有關的說明材料、證明材料、來往的函電作為附屬檔案。簽署
要寫明索賠者所在地和全稱及致函的日期。
範文
北京XX貨運有限責任公司：
200X年X月XX日，我公司委託貴公司將回流焊設備一台，通過公路運輸至深圳，交付給收貨人劉X(以下簡稱收貨人)，在深圳收貨人驗收時發現設備已經破損而拒絕接收。設備於200X年X月X日退回我公司，經貴公司和我公司雙方查驗，由於貴公司運輸、裝卸不當，造成設備和包裝破損。
此次事件，不但使我公司設備損壞，遭受二次緊急調運設備的運費損失，而且使我公司對客戶逾期交貨，信譽受損並要承擔逾期交貨的違約責任。我公司向貴公司鄭重要求立即賠償以下設備修理費用和運輸費損失：
破損部位及程度 費用(元)
上罩：兩合頁部分螺絲穿孔，嚴重掉漆 1300.00
溫室：合頁部分及四個邊角破裂 1900.00
橫樑：中間部分壓損 800.00
電機上罩 50.00
包裝箱 450.00
修理設備運輸費 400.00
設備修理人工費 1200.00
費用合計 6100.00
以上是我公司的最低要求，請貴公司於7日內支付上述賠償金額，或者貴公司自己將設備送去經我公司認可、有相應技術能力和修理設施、設備完善的修理廠修理，貴公司承擔全部修理費用。7日後如果貴公司不支付賠償金，又不將損壞設備送去修理、恢復設備完好，我公司將自己委託修理廠修理，並通過法律途徑追償全部損失，不再通知。
順祝商祺!
北京XXXX有限責任公司
200X年X月X日
