內容
中共湖南省委辦公廳湖南省人民政府辦公廳關於印發《湖南省黨政機關公文處理工作細則》的通知
各市州、縣市區委，各市州、縣市區人民政府，省直機關各單位：
《湖南省黨政機關公文處理工作細則》已經省委、省人民政府同意，現印發給你們，請遵照執行。
中共湖南省委辦公廳
湖南省人民政府辦公廳
2012年10月29日
湖南省黨政機關公文處理工作細則
第一章總 則
第一條為了適應中國共產黨湖南省各級機關和湖南省各級行政機關(以下簡稱黨政機關)工作需要，推進黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規範化，根據《黨政機關公文處理工作條例》(中辦發〔2012〕14號)，結合我省實際，制定本細則。
第二條本細則適用於湖南省各級黨政機關公文處理工作。
第三條黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規範體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答覆問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。
第四條公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
第五條公文處理工作應當堅持實事求是、準確規範、精簡高效、安全保密的原則。
第六條各級黨政機關應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，設立文秘部門或者由專人負責公文處理工作。黨政機關負責人應當帶頭遵守《黨政機關公文處理工作條例》和本細則。
第七條各級黨政機關辦公廳(室)主管本機關的公文處理工作，並對下級機關的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。
第二章公文種類
第八條公文種類主要有：
（一）決議。適用於會議討論通過的重大決策事項。
（二）決定。適用於對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
（三）命令（令）。適用於公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批准授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。
（四）公報。適用於公布重要決定或者重大事項。
（五）公告。適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。
（六）通告。適用於在一定範圍內公布應當遵守或者周知的事項。
（七）意見。適用於對重要問題提出見解和處理辦法。
（八）通知。適用於發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文。
（九）通報。適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。
（十）報告。適用於向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。
（十一）請示。適用於向上級機關請求指示、批准。
（十二）批覆。適用於答覆下級機關請示事項。
（十三）議案。適用於各級人民政府按照法律程式向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。
（十四）函。適用於不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項。
（十五）紀要。適用於記載會議主要情況和議定事項。
第三章公文格式
第九條公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附屬檔案說明、發文機關署名、成文日期、印章、附註、附屬檔案、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼、二維條碼等組成。
（一）份號。公文印製份數的順序號。涉密公文應當標註份號，用6位阿拉伯數字標註在首頁左上角。
（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉及黨和國家秘密的公文應當根據涉密程度分別標註“絕密”“機密”“秘密”，根據國家有關規定和工作需要標註保密期限。未標註保密期限的公文按國家有關規定辦理。密級和保密期限標註在首頁左上角份號下方。電報的密級標註在密級欄內。
（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標註“特急”“加急”，電報應當分別標註“特提”“特急”“加急”“平急”。緊急程度標註在首頁左上角，涉密公文標註在密級下方。電報的緊急程度標註在等級欄內。
（四）發文機關標誌。由發文機關全稱或者
規範化簡稱加“檔案”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規範化簡稱。聯合行文時，發文機關標誌可以並用聯署機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。並用聯署機關名稱時，一般主辦機關排列在前，其他機關按黨政機關排名慣例排列。發文機關標誌的字號不得大於上級發文機關標誌的字號。
（五）發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。機關代字應當準確、規範、精煉、無歧義、固定使用，不得與上級機關、同級機關代字雷同。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。年份、發文順序號用阿拉伯數字標註，年份全稱標註在六角括弧內，發文順序號不編虛位，不加“第”字。
（六）簽發人。上行文應當標註簽發人姓名。聯合上行文應當標註所有聯署機關簽發人姓名，簽發人姓名按照發文機關排列順序從左到右、自上而下依次標註，一般每行排兩個姓名，“簽發人”三字與第一個簽發人姓名處在同一行，最後一個簽發人姓名與居左的發文字號處在同一行。
（七）標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。聯合行文聯署機關過多時，標題中發文機關名稱可以省略。標題中應當儘量避免使用標點符號，確需使用的，可以使用書名號、引號、頓號、連線號和括弧。
（八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規範化簡稱或者同類型機關統稱。
（九）正文。公文的主體，結構層次較多時，序數應當依次用“一、”“（一）”“1．”“（1）”標註。一般第一層小標題用黑體字，第二層小標題用楷體字，第三、四層小標題用仿宋體字。公文的首頁必須顯示正文。
（十）附屬檔案說明。公文附屬檔案的順序號和名稱。有多個附屬檔案的，用阿拉伯數字標註附屬檔案順序號，依序標註附屬檔案名稱。附屬檔案名稱回行時，與上行附屬檔案名稱的首字對齊。附屬檔案名稱後不使用標點符號。
（十一）發文機關署名。署發文機關全稱或者規範化簡稱。公文一般署機關名稱，議案、命令(令)等署機關主要負責人姓名。
（十二）成文日期。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最後簽發機關負責人簽發的日期。公文簽發後，因故不能及時發文時，成文日期可以請示簽發人重新確定或者由發文機關文秘部門提出意見報領導確定。成文日期用阿拉伯數字將年、月、日標全。
（十三）印章。公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，並與署名機關相符。有特定發文機關標誌的普發性公文和電報可以不加蓋印章。上行文應當加蓋發文機關印章。聯合行文的，聯署機關應當加蓋印章。紀要不需加蓋印章。
（十四）附註。公文印發傳達範圍等需要說明的事項，居左空二字加圓括弧標註在成文日期下一行。請示應當在附註處標註聯繫人姓名和聯繫電話。
（十五）附屬檔案。正文的說明、補充或者參考資料。附屬檔案應當另面編排在版記之前，與正文一起裝訂。不能與正文一起裝訂時，應當在附屬檔案左上角標註公文的發文字號，並在其後標註“附屬檔案”二字及附屬檔案順序號。
（十六）抄送機關。除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規範化簡稱或者同類型機關統稱。抄送機關按上級機關、平級機關、下級機關順序排列。
（十七）印發機關和印發日期。印發機關為行文機關或者其辦公廳(室)。印發日期為公文的送印日期，用阿拉伯數字將年、月、日標全。
（十八）頁碼。公文頁數順序號。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字標註。公文的正文與附屬檔案一起裝訂時，頁碼應當連續標註。
（十九）二維條碼。按照上級機關的要求標註，標註在公文末頁版記右下方。
第十條公文的版式按照《黨政機關公文格式》（國家標準GB/T9704—2012）執行。
第十一條公文使用的漢字、數字、外文字元、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規定執行。民族自治地方的公文，可以並用漢字和當地通用的少數民族文字。
第十二條公文用紙幅面採用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。一般每面排22行，每行排28個字，特定情況可以作適當調整。
第四章行文規則
第十三條行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。屬於部門職權範圍內的工作應當由部門行文。能以黨委、政府的辦公廳(室)名義行文的，不以黨委、政府名義行文。
有以下情形之一的，不再行文：
（一）國家法律法規已經作出明確規定的；
（二）現行公文規定仍然適用的；
（三）貫徹上級公文精神，照抄照搬，沒有新的具體政策措施的；
（四）當面協商或者利用現代信息技術手段能夠解決的。
第十四條行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定。一般不得越級行文，遇有重大自然災害、事故災難、公共衛生事件和社會安全事件等特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。
第十五條向上級機關行文，應當遵循以下規則：
（一）原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。
（二）黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權；屬於部門職權範圍內的事項應當直接報送上級主管部門。
（三）下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見後上報，不得原文轉報上級機關。
（四）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
（五）除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。
（六）受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。
（七）黨委、政府直屬事業單位可以向黨委、政府行文；黨委、政府部門管理的企業、事業單位，應當向其主管部門行文，不直接向黨委、政府行文。
第十六條向下級機關行文，應當遵循以下規則：
（一）主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。
（二）黨委、政府的辦公廳(室)根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文。黨委、政府的其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求，確須下級黨委、政府執行的，報本級黨委、政府批轉或者由本級黨委、政府的辦公廳（室）轉發。需經政府審批的具體事項，經政府同意後可以由政府職能部門行文，文中須註明已經政府同意。
（三）黨委、政府的部門在各自職權範圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。沒有對口下級機構的部門和單位，就其職權範圍內的具體事項，可以用“函”向下級黨委、政府及其辦公廳（室）行文。
（四）涉及多個部門職權範圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。
（五）上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。
第十七條同級黨委、政府，黨委、政府與其他同級機關，同級黨委、政府的部門，黨委、政府的部門與其他同級部門、民眾團體機關、有行政管理職能的事業單位，必要時可以聯合行文。黨政機關一般不與企業聯合行文。屬於黨委、政府各自職權範圍內的工作，不得聯合行文。
黨委、政府的部門依據職權可以相互行文。
部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。
黨委、政府的議事協調機構可以向其組成單位，向下級機關和上級機關相應的議事協調機構，向批准其成立的黨委、政府行文，但不得向上、下級黨委、政府行文。
第五章公文擬制
第十八條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程式。
第十九條公文起草應當做到：
（一）符合國家法律法規和黨的路線方針政策，完整準確體現發文機關意圖，並同現行有關公文相銜接。
（二）一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。
（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。
（四）文種正確，格式規範。
（五）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。
（六）公文涉及其他地區或者部門職權範圍內的事項，起草單位必須徵求相關地區或者部門意見，力求達成一致。經協調仍不能達成一致意見的，起草部門應當列明各方理據，提出傾向性意見報請上級機關裁定。
（七）起草涉密公文，應當擬定密級和保密期限。
（八）起草緊急公文，應當體現緊急的原因，並根據實際需要擬定緊急程度。
（九）機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。
第二十條起草單位報送法規和規範性檔案代擬稿時，應當同時報送起草說明。起草說明包括行文的必要性、主要內容、徵求意見情況、同有關部門和單位協商情況等。
第二十一條發文機關審議的重要公文文稿，審議前由發文機關辦公廳(室)對發文的必要性和重大政策措施的可行性等進行初核。
第二十二條公文文稿簽發前，應當由發文機關辦公廳（室）審核。審核的重點是：
（一）行文理由是否充分，行文依據是否準確。
（二）內容是否符合國家法律法規和黨的路線方針政策；是否完整準確體現發文機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。
（三）涉及有關地區或者部門職權範圍內的事項是否經過充分協商並達成一致意見，未協商一致的事項是否提出處理意見及依據。
（四）結構是否合理，觀點是否鮮明，材料是否充實；文種是否正確，格式是否規範，密級和保密期限是否準確，緊急程度是否恰當。
（五）文字、數字、計量單位、人名、地名、時間、引文、標點符號等是否準確規範。
（六）其他內容是否符合公文起草的有關要求。
第二十三條經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草單位並說明理由；符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改後重新報送。
第二十四條公文應當經本機關負責人審批簽發。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發。黨委、政府的辦公廳（室）根據黨委、政府授權制發的公文，由受權機關主要負責人簽發或者按照有關規定簽發。
簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯合發文由所有聯署機關的負責人會簽。
機關負責人一般不直接簽發未經機關辦公廳(室)審核的公文。
第六章公文辦理
第二十五條公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。
第二十六條收文辦理主要程式是：
（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤後簽字或者蓋章，並註明簽收時間，緊急公文的簽收時間應當明確到時、分。簽收時若發現問題，應當及時向來文單位查詢，並採取相應的處理措施。
（二）登記。對收到的公文準確登記收文日期、來文單位、發文字號、公文標題、密級和保密期限、緊急程度、收文份數、公文份號等信息和辦理情況。
（三）初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區或者部門職權範圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位並說明理由。
（四）承辦。閱知性公文應當根據公文內容、
要求和工作需要確定分送範圍。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。閱知性公文一般按機關負責人職務排序從前往後傳閱，批辦性公文一般按機關負責人職務排序從後往前傳閱。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。
緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。
部門職權範圍內可以答覆的事項，承辦部門應當直接答覆來文單位；涉及其他部門職權範圍內的事項，承辦部門應當主動與有關部門協商辦理；需報請上級機關審批的事項，承辦部門應當提出處理意見。
（五）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。
（六）答覆。公文的辦理結果應當及時答覆來文單位，並根據需要告知相關單位。
第二十七條發文辦理主要程式是：
（一）覆核。已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行覆核；需作實質性修改的，應當報原簽批人複審。
（二）登記。對覆核後的公文，應當確定發文字號、分送範圍和印製份數並詳細記載。
（三）印製。公文印製必須確保質量、安全和時效。涉密公文應當在保密行政管理部門批准的印刷廠或者符合保密要求的機關內部文印室印製。絕密級公文應當指定專人印製。
（四）核發。對已印製公文的文字、格式和印刷質量檢查無誤後分發。
第二十八條涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要檔案交換站或者收發件機關機要收發人員傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。禁止通過普通郵政、快遞、普通傳真、網際網路或者其他非涉密網路等渠道傳遞傳輸涉密公文。
涉密公文在傳遞過程中，各相關組織和個人應當確保其暢通。
第二十九條在公文辦理過程中，應當使用符合存檔要求的書寫、印刷材料。
需要歸檔的公文及有關材料，應當根據有關檔案法律法規以及機關檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔。
兩個以上機關聯合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存複製件。機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。
第七章公文管理
第三十條各級黨政機關應當建立健全本機關公文管理制度，確保管理嚴格規範，充分發揮公文效用。
第三十一條黨政機關公文應當發給組織，一般不發給個人。
黨政機關公文由黨政機關文秘部門或者專人統一管理。設立黨委(黨組)的縣級以上單位應當建立機要保密室和機要閱文室，並按照有關保密規定配備工作人員和防盜門窗、密碼檔案櫃、消防器材、監控報警設備等必要的安全保密設施設備。
黨政機關應當加強對機要檔案管理人員的培訓和管理。黨政機關機要檔案管理人員應當為機關正式工作人員，其中，黨的機關機要檔案管理人員應當為中共黨員。機要檔案管理人員應當經過崗前培訓、考試合格，憑資格證上崗。
第三十二條公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行採取保密措施。確定密級後，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。對處理涉密公文的計算機及存儲介質，應當按照同等密級公文要求管理。製作、識讀公文二維條碼的軟體、硬體產品，應當符合有關保密規定。
公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定。
涉密公文未經批准，不得攜帶外出。確因工作需要攜帶涉密公文外出的，必須經發文機關同意或者經發文機關授權的公文管理機關同意。
發現涉密公文遺失或者泄密的，應當及時報告並採取處理措施。
第三十三條公文的印發傳達範圍應當按照發文機關的要求執行，任何單位和個人不得擅自
擴大或者縮小印發傳達範圍；需要變更的，應當經發文機關批准。
公開發布黨政機關的公文，應當經發文機關批准。公開發布的時間、形式和渠道，由發文機關確定。涉密公文公開發布前應當履行解密程式。
經批准公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。
第三十四條複製、彙編機密級、秘密級公文，應當符合有關規定並經本機關負責人批准。絕密級公文一般不得複製、彙編，確有工作需要的，應當經發文機關或者其上級機關批准。複製、彙編的公文視同原件管理。
複製件應當加蓋複製機關戳記。翻印件應當註明翻印的機關名稱、日期。彙編本的密級按照編入公文的最高密級標註。
第三十五條公文的撤銷和廢止，由發文機關、上級機關或者權力機關根據職權範圍和有關法律法規決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。
黨政機關應當按照有關規定對公文進行定期清理。對修訂的公文，應當及時重新發布；對撤銷和廢止的公文，應當及時公布公文目錄。
第三十六條涉密公文應當按照發文機關的要求和有關規定進行清退或者銷毀。
第三十七條不具備歸檔和保存價值的公文，經本機關負責人或者檔案管理機構負責人批准後可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規定履行審批登記手續，送交保密行政管理部門銷毀工作機構或者指定的承銷單位銷毀，確保不丟失、不漏銷、不錯銷、不泄密。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第三十八條機關合併時，全部公文應當隨之合併管理；機關撤銷時，需要歸檔的公文經整理後按照有關規定移交檔案管理部門。
工作人員離崗離職時，所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。
第三十九條新設立的機關應當向本級黨委、政府的辦公廳（室）提出發文立戶申請。經審查符合條件的，列為發文單位，機關合併或者撤銷時，相應進行調整。
第八章附 則
第四十條黨政機關公文含電子公文。電子公文與紙質公文具有同等效力。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。
第四十一條法規、規章方面的公文，依照有關規定處理。
第四十二條湖南省其他機關和單位的公文處理工作，可以參照本細則執行。
第四十三條本細則由中共湖南省委辦公廳、湖南省人民政府辦公廳負責解釋。
湖南省黨政機關公文處理工作細則第四十四條本細則自2013年1月1日起施行。1998年7月9日中共湖南省委辦公廳發布的《湖南省黨的機關公文處理細則》和2001年7月10日湖南省人民政府發布的《湖南省行政機關公文處理辦法》同時廢止。
