機構設定
湖南中醫藥大學國際教育學院下設學院辦公室（含後勤）、學生辦公室（含招生、學生管理）、教務辦公室、3個部門。學院的主要職責為：負責學校外國留學生工作相關政策的制定與監督執行；負責留學生的招生、出入境與後勤管理工作；負責留學生的日常管理，協調學歷留學生教務等工作；負責留學生的漢語教學和預科生的教學組織等工作。
學院辦公室
該辦公室集學校港澳台事務辦公室、國際交流處辦公室的職能於一身，全面負責學校港澳台事務、國際交流工作及學院辦公室的日常管理工作。負責學院規章制度的建設、落實、督察；負責學院人事考核與獎懲，協調院內外各部門工作； 負責學院辦公自動化的管理；負責宣傳工作及對外事務的協調工作； 負責學院行政會議的組織安排和重要檔案的起草； 負責學院檔案、信函的收發、登記、傳閱、催辦及檔案立卷和歸檔；負責學院禮品、宣傳品、辦公用品的計畫、採購、驗收、登記、發放和保管； 負責外事管理信息的存檔備案及上報等項工作，保存好各種檔案；負責學院後勤事務及住宿管理、安排學院用車；協助財務處做好學費及住宿費的收取及財務的管理工作；做好學院與上級有關部門溝通與聯繫工作； 完成領導交辦的其它工作。
學生辦公室
全面負責學校境外學生（含外國留學生、港澳台僑學生）招生工作（漢語、醫學、校際交流、政府獎學金生等）和學生管理工作，具體包括：
負責做好對外聯絡工作，回復學校、機構和個人的有關招生問詢及查詢；負責策劃、製作各類招生宣傳材料；負責制定錄取標準、審核入學資格、負責錄取工作； 負責與相關學院、教務處、研究生院聯繫，落實所招收的學歷生人數及專業，落實學歷留學生學習的各項事務； 負責辦理留學生的來華審批手續和入校手續； 負責合格學歷留學生的上報、審批及備案工作(上報省教育廳、國家留學基金委)及負責合格畢業生畢業證（結業證）申請工作；負責做好留學生的出入境管理事務和港澳台僑學生相關事宜； 負責辦理留學生居留、證件變更、延期和審驗等管理工作； 負責留學生入（離）校的迎（送）工作，安排相關事宜； 負責組織新生入學教育和涉外法規的宣傳教育工作； 負責安排新生到國家指定的檢疫機關進行體檢； 負責獎學金的評審工作及違規負責督促留學生按時交納學費、住宿費；負責組織學生參加校內外相關活動；協調校內相關職能部門和學院工作；協助主管院長，做好與上級主管部門的溝通與聯繫工作； 完成領導交辦的其它工作。
教務辦公室
全面負責該院各類境外學生（長短期留學生、預科生、港澳台僑學生）的教學工作，負責對外教學培訓項目的組織等工作，具體包括：
負責對外教學的課程設定和教學安排；負責教學規章制度的制定、修改，以及工作計畫與總結；負責整理、存檔各類境外學生的教育、教學、成績檔案；負責境外學生教學事務的安排、落實、協調；負責制定長、短期班教學計畫和教學進度，安排選修課和短期班的教學； 負責教材的選購、發放和管理； 負責對外教學質量的監督、檢查和評估； 負責專職教師的選聘、考核，以及兼職教師的選用；協助學校人事處搞好對外教學師資培訓；負責圖書、音像資料的購置、發放和管理；長、短期進修生結業證的辦理；完成學院領導安排的其它工作。
