簡介
檔案連續體理論是20世紀80年代，繼檔案生命周期理論之後提出的一個新的檔案運行基礎理論。檔案連續體的英文表達為Records Continuum，檔案連續體理論的提出引發了一系列學術爭論。（一） 檔案連續體理論的形成背景
信息技術革命對檔案工作產生了巨大影響，其中最明顯的表現就是依賴計算機生成和讀取的電子檔案大量產生並開始衝擊傳統紙質檔案的傳統地位。電子檔案不同於紙質檔案的明顯差異，對檔案生命周期理論帶來的一系列質疑甚至衝擊主要表現在三個方面：⒈ 對電子檔案生命周期概念的理解
傳統檔案的運動階段大多順向進行，但相當一部分電子檔案在特殊情況下可以作逆向運動；傳統檔案的運動階段界限比較清晰、容易區分，但電子檔案往往可能會同時處於不同的運動階段，難以劃清階段的界限。這些變化使得套用傳統的檔案生命周期概念來處理電子檔案，就很難行得通。澳大利亞檔案學者弗蘭克·阿普沃德認為，由於紙質檔案從生成到處置的直線運動過程不再適用於電子檔案，因此，電子檔案的生命周期可以理解為“往復運動於從生成到處置的連續體中的一個過程”。
⒉ 對電子檔案生命周期階段的劃分
西方檔案界提出了不同的看法，比較權威的是國際檔案理事會電子檔案委員會在其制定的《電子檔案管理指南》中將電子檔案的生命周期劃分為設計、形成和維護三個階段。這一划分的著眼點不再是檔案，而是電子檔案管理系統；劃分的依據不再是檔案的內在價值形態的變化，而是電子檔案管理活動的先後順序。我國學者何嘉蓀將電子檔案生命周期劃分為檔案的孕育和形成階段、現行階段、暫時保存階段和永久保存階段。這些劃分都突出了對電子檔案實行前端控制的重要性。
⒊ 對電子檔案各階段檔案對應關係的理解
檔案生命周期理論認為，由於檔案價值的變化，不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在對應關係。電子檔案運動階段及其具體劃分與傳統檔案發生了很大變化，由於電子檔案內在價值的變化，不同階段的檔案與服務對象和管理方式之間仍存在內在聯繫，而不同階段的檔案與保存場所之間沒有對應關係，傳統檔案各階段的對應關係不再適用於電子檔案。
可見，電子檔案的大量湧現，引起了檔案管理方式的變化，主要適用於傳統檔案管理的檔案生命周期理論越難越難以適應電子檔案管理的需要，檔案生命周期理論因此受到多方面的挑戰和質疑，正是在這種背景下，產生了檔案連續體理論。
（二） 檔案連續體理論的主要內容
澳大利亞檔案學者弗蘭克·阿普沃德等人提出：檔案連續體是指“檔案往復運動於從生成到處置的連續體中的一個過程”，這一定義揭示了對檔案形成、保存和長久利用應實施一體化管理的理念。檔案連續體理論構築了一個多維坐標系來描述檔案的運動過程，包括四個坐標軸：一是檔案保管形式軸，選取四個坐標分別是單份檔案、案卷、全宗和全宗集合；二是價值表現軸，選取的四個坐標軸分別是行為軌跡、活動憑證、機構記憶和社會記憶；三是業務活動軸，選取的四個坐標軸分別是行為、活動、職能和意志；四是形成者軸，選取的四個坐標軸分別是個人、部門、機構和社會。在這一多維坐標體系中，檔案保管形式軸是核心軸，因為它的變化帶動了其他坐標軸的相應變化。具體而言，檔案連續體理論通過描述檔案保管形式軸上四個坐標的變化引發形成者軸、業務活動軸和價值表現軸上特定坐標的相應變化，揭示出檔案的四圍運動過程。第一圍是單份檔案，此時檔案對應的形成者是某一具體的個人，反映的業務活動是某一具體的行為，表現出的價值形式為具體行為的軌跡。第二圍是案卷，即一組檔案的集合，此時檔案對應的形成者是機構內部的一個部門，反映的業務活動是包含若干行為的某一活動，表現出的價值形式為活動的憑證。第三圍是全宗，即一個機構所有案卷的集合，此時檔案對應的形成者是一個特定的機構，反映的業務活動是包含若干活動的某一職能，表現出的價值形式為機構記憶。第四圍是全宗集合，即所有全宗的集合，此時檔案對應的形成者是整個社會，反映的業務活動是社會的意志，表現出的價值形式為社會記憶。
檔案連續體理論之所以構成對檔案生命周期理論的挑戰，主要原因在於，檔案連續體理論從全新的研究視角，運用全新的研究方法，適應電子檔案的特點，全方位揭示了檔案的連續運動過程，反映出電子檔案各階段相互關聯、相互影響和相互轉化的可能性。但是電子檔案的出現並未從根本上改變檔案的客觀運動過程，國際檔案理事會電子檔案委員會對電子檔案生命周期的劃分方法實際上是參照軟體生命周期所作的劃分。電子檔案運動階段的劃分也表明電子檔案運動過程同樣具有階段性，這點與傳統檔案沒有根本區別。就電子檔案各階段特定價值與相關因素對應關係而言，電子檔案的不同特點使生命周期理論揭示的檔案價值與服務對象、保管場所與管理方式等方面的對應關係發生了一定的變化，但這些對應關係只是部分變化。因此，電子檔案對檔案生命周期的基本內容並未構成根本威脅，或者說，檔案生命周期理論在電子時代的“升級版”從本質上仍適用與電子檔案。
檔案連續體理論實質上只是對檔案生命周期理論的修正或補充，而非變革和突破。深入比較檔案生命周期理論和檔案連續體理論，可以看出二者的研究目的都是通過描述檔案運動的客觀過程來揭示檔案運動的規律，從而找到檔案管理的有效方法；它們都以廣義檔案概念為基礎，並且都體現了檔案運動的連續性和整體性。二者不同點體現在研究角度、研究方法與側重點方面。從研究角度看，檔案生命周期理論主要從檔案自身出發，考察檔案從形成直至銷毀或永久保存的運動過程和規律，而檔案連續體則選擇了檔案保管形式這一研究視角，考察檔案從最小保管單位直到組成最大保管單位的運動過程和規律；從研究方法上看，檔案生命周期主要運用平面的、單維的研究方法，直線考察檔案的運動過程及規律，而檔案連續體理論主要運用立體的、多維的研究方法，全方位地考察檔案運動過程的運動規律；在側重點上，檔案生命周期理論比較側重於檔案實體的研究，即隨著檔案價值的變化，檔案實體應該保存在什麼地方、如何管理，而檔案連續體理論則把檔案和生成檔案的活動緊密聯繫在一起，它的重點不是檔案本身，而是檔案背後業務行為和業務環境之間的互動。通過上述比較可以看出，檔案連續體理論只是在看待問題的角度、研究問題的方法上產生了變化，並未對檔案生命周期理論帶來根本的衝擊。檔案連續體理論是對檔案生命周期理論的繼承和發展，檔案生命周期理論能夠通過靈活調整或部分修正，更好地適應電子檔案的運動特點，進一不增強自身在電子時代的指導作用。
（三） 檔案連續體理論的特點
總的來說，檔案連續體理論體現了檔案運動在時間和空間的多維性、連續性和整體性。在連續體理論中，文檔轉化可以發生在檔案運轉中的任何一點，它打破了檔案生命周期理論中檔案工作的固有順序，模糊了文檔管理的界限。在電子環境下，檔案的階段性已經模糊，它不像過去檔案就是檔案，檔案就是檔案，現在當一份檔案需要時還可以重新回到檔案運動中來。檔案連續體理論具有五個特點：
⒈ 用統一的一體化的體系管理檔案（包括檔案），不管檔案在生命周期內的存在形式及生命長短。
⒉ 檔案可以在多個背景和用途的範圍內同時存在或積累，而不一定要按人為劃分的生命周期階段的時間順序運動和積累。
⒊ 檔案管理應保證檔案保管體系的構建和設計，這一工作甚至在檔案形成前就應開始。
⒋ 應該特彆強調檔案工作者和檔案工作者在管理檔案（包括檔案）和建立檔案保管體系方面的合作及共同責任。
⒌ 對利用者的服務概念包括檔案生命全過程中的服務，不論是檔案形成機構內還是機構外的服務。
（四）檔案連續體理論的指導意義
隨著電子時代的到來，西方檔案學理論有了新的發展，連續體理論的提出，標誌著檔案學理論和管理思維的重大突破。首先，檔案連續體理論拓寬了檔案生命周期理論對檔案和檔案保管體系研究的可能範圍，這將有助於了解檔案工作者和檔案工作者當前實際工作的狀況以及檔案和檔案使用的情況。
其次，提醒我們檔案形成和檔案保管具有同等重要的作用，檔案（檔案）保管是日常事務及管理職能與職能活動過程的組成而不是其終結。
最後，檔案連續體理論強調跨越檔案保存機構間的合作，尤其是在有緊密聯繫但又互相隔離的檔案管理和檔案管理業務方面的合作，對推進文檔一體化管理具有重大理論指導意義。
檔案連續體理論揭示了檔案管理和檔案管理正朝著一體化的方向發展，對今後檔案管理的方向、模式、職能機構設定將有深遠的指導意義。
