為什麼要管理檔案
成堆的有用無用的紙、雜亂無章的書籍和辦公用品散落在各處，這就是我們辦公桌上的一般情形。在電腦的內部，在電腦的桌面上，在“資源管理器”中，也同樣充斥著無序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率，當許多人面臨這個問題時，認為硬碟空間又不夠了，電腦性能又不跟不上了，需要再換一台新的電腦了。事實上，我們真正需要的是坐下來，好好花時間將電腦里的檔案真正管理起來，會為自己日後省下更多的時間。
檔案管理的真諦在於方便保存和迅速提取，所有的檔案將通 過資料夾分類被很好地組織起來，放在你最能方便找到的地方。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理，從硬碟分區開始到每一個資料夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的資料夾，建立合理的檔案保存架構。此外所有的檔案、資料夾，都要規範化地命名，並放入最合適的資料夾中。這樣，當我們需要什麼檔案時，就知道到哪裡去尋找。這種方法，對於相當數量的人來說，並不是一件輕鬆的事，因為他們習慣了隨手存放檔案和辛苦、茫無頭緒地查找檔案。下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，並敦促您養成好的檔案管理習慣。以下是我們總結出的一些基本技巧，這些技巧並不是教條，可能並不適合你，但無論如何你必須要有自己的規則，並堅持下來，形成習慣。
八招管理方法
第一招 發揮我的文檔的作用有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開始選單、資源管理器、保存/打開視窗中找到，有利於我們方便而快捷地打開、保存檔案。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創建自己的目錄，將經常需要訪問的檔案存儲在這裡。至於“我的文檔”存儲在C糟，在重灌系統時可能會誤刪除的問題，可以在非系統盤建立一個目錄，然後右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“屬性”。在彈出的“我的文檔 屬性”視窗中，單擊目標資料夾下的“移動”按鈕，然後在新的視窗中指定我們剛創建的資料夾。重灌系統後再次執行以上操作，再重新指向此資料夾即可，即安全又便捷。
小提示
如果你使用Windows 2000/XP，則移動“我的文檔”資料夾時，其下的所有檔案會自動移過去，但如果你使用Windows 9x，則需要手工將C:\My Documents下的所有檔案手工移到新指定的資料夾中，否則可能會丟失數據。
資料夾是檔案管理系統的骨架，對檔案管理來說至關重要。建立適合自己的資料夾結構，需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內容進行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同，接受的信息也會有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立結構的前提。比如，有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟體、硬體的類別建立資料夾;而很多老師，就是以自己的工作內容比如教學工作、班主任工作建立資料夾。
同類的檔案名稱字可用相同字母前綴的檔案來命名，同類的檔案最好存儲在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡潔易懂，一目了然，而且方便用一個軟體打開。這樣，當我們想要找到一個檔案時，能立刻想到它可能保存的地方。
資料夾里的數目不應當過多，一個資料夾裡面有50個以內的檔案數是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個檔案，瀏覽和打開的速度就會變慢且不方便查看了。這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些檔案，或將此資料夾分為幾個檔案或建立一些子資料夾。另一方面，如果有資料夾的檔案數目長期只有少得可憐的幾個檔案，也建議將此資料夾合併到其他資料夾中。
第四招 注意結構的級數分類的細化必然帶來結構級別的增多，級數越多，檢索和瀏覽的效率就會越低，建議整個結構最好控制在二、三級。另外，級別最好與自己經常處理的信息相結合。越常用的類別，級別就越高，比如負責多媒體欄目的編輯，那多媒體這個資料夾就應當是一級資料夾，老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料資料夾，也應當是一級資料夾。資料夾的數目，資料夾里檔案的數目以及資料夾的層級，往往不能兩全，我們只能找一個最佳的結合點。
第五招 檔案和資料夾的命名為檔案和資料夾取一個好名字至關重要，但什麼是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此資料夾類別和作用，能讓你自己不需要打開就能記起檔案的大概內容，能就是好的名稱。要為電腦中所有的檔案和資料夾使用統一的命名規則，這些規則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規則時，肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕鬆，但一旦你體會到了規則命名方便查看和檢索的好處時，相信你會堅持不懈地執行下去。
另外，從排序的角度上來說，我們常用的資料夾或檔案在起名時，可以加一些特殊的標示符，讓他們排在前面。比如當某一個資料夾或檔案相比於同一級別的來說，要訪問次數多得多時，筆者就會在此名字前加上一個“1”或“★”，這可以使這些檔案和資料夾排列在同目錄下所有檔案的最前面，而相對次要但也經常訪問的，就可以加上“2”或“★★”，以此類推。
此外，檔案名稱要力求簡短，雖然Windows已經支持長檔案名稱了，但長檔案名稱也會給我們的識別、瀏覽帶來混亂。
如果一年前的檔案還和你現在正要處理的檔案擺在一起，如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊，那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時地處理過期的檔案，備份該備份的，刪除不需要的，是一個良好的習慣。以老師為例，上學期教授課程的教案與資料，本學期使用的頻率會非常小，所以應當專門將到存放後另一個級別較低的資料夾中，甚至於刻錄到光碟中。而並本學期的一些文檔，因為要經常訪問，最好放置在“我的文檔”中以方便時時訪問。對於老師來說，一個學期就是一個周期，過一個周期，就相應地處理本周期的資料夾。對於其他行業的人來說，也有不同的周期，我們要根據自己的實際工作和生活需要對資料夾、檔案進行歸檔。
小提示
為了數據安全，及時備份是必需要的，有關備份請參見本期《把複雜的備份變簡單》，及時備份檔案並刪除不需要再使用的檔案。
如果我們經常要快速訪問檔案或資料夾，那可以右擊選擇“創建捷徑”，再將生成的捷徑放置到你經常停留的地方。當然，當檔案和資料夾不再需要經常訪問時，你需要及時將捷徑刪除，以免捷徑塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。
第八招 現在開始與長期堅持建立完善的結構、規範化地命名、周期性地歸檔，這就是我們要做的。這並不複雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節省我們已經很有限的時間。
如果你現在就開始，那請首先拿出一張紙，明了你的信息類別，明確準備創建的資料夾個數與位置，還有為重要的資料夾制訂檔案命名規則及歸檔規則。然後按此規則將電腦中已經存在的大量信息進行移動、更名、刪除等操作，而且要在以後操作中克服自己的陋習。
也許開頭會很難，也許規則會很繁瑣，但相信過不了多久，你就已經習慣於看到井井有條的檔案與資料夾，並享受高效管理帶來的快樂了。
日常管理方法
為了便於使用檔案，能隨時查取，檔案的日常管理要儘量做到科學化、規範化。
一、檔案的跟蹤管理法公文在運轉使用中，為利於查找和保密，要準確掌握其流向。主要措施就是搞好登記，登記可設專簿或採取勤記勤銷的“日記實”辦法。
“日記實”，是對辦公室檔案在傳閱、承辦過程中每個落腳點的當天記錄。它是文書處理人員在查找、調閱檔案時的得力工具。一般用檔案跟蹤單記錄。
檔案跟蹤單呈卡片形式，每一類型的檔案跟蹤單放在一起。以縣委辦公室為例，中央檔案、內刊，省委檔案、內刊，省政府檔案、內刊，市委檔案、內刊，市政府檔案、內刊分別放在各自的盒子裡。檔案收回後，跟蹤單自行作廢。
把送閱、送辦的檔案取回後按照預先給它們規定好的位置存放起來，即所謂定位管理。具體辦法是：
按檔案長、寬制作適當厚度的檔案盒(塑膠盒或自製的夾板紙盒均可)，並將本機關所有檔案名稱稱按一定的規律(參考收文登記簿類目)分別標註在盒上，把檔案櫥分上半年與下半年兩個或幾個使用期，櫥內再用橫檔板分出層次(中央級、省級、市級等)。然後依檔案盒標清的名稱，本著由上到下的等級次序，將盒放在櫥內相應的層次．運轉回來的檔案，分層次按序人位。
在檔案管理工作中，為了便於查找，檔案可採取編制“檔案卡片”形式管理。“檔案卡片”是以卡片形式揭示本單位檔案內容和成分的一種檢索工具。把浩瀚的檔案信息貯存起來，加以科學的分類，使同一問題和專題性的內容信息匯集在一起，排列在一起，組成一個有機的整體，便於主動為領導提供和利用信息。“檔案卡片”是當前手工檢索工具中較為廣泛運用的一種。
編制檔案卡片應注意以下幾種情況：
1．凡遇到按檔案標題填寫不合邏輯時，要按照實際情況更改標題。例如有些統計表，往往是上級組織直接統一印發的，標題往往用“全國×××統計表”，這類表格如果用在縣級單位時，其標題就應改寫成××縣×××統計表。”
2．遇到無標題或檔案名稱稱作標題的檔案，則要根據檔案的內容擬制一個簡明確切的標題。
3．有的檔案雖有標題，但要加上一個副標題才比較確切，使人一目了然。
4．對文字太長的標題，在不影響檔案願意的情況下，可以適當簡略，使人一看就懂。
卡片分類後，要根據一定的方法固定類內每張卡片的前後次序和排列的位置，保持檔案之間的歷史關係，使之有目可查。每個單位每年所編制的卡片格式標準要一致，這樣才不會失散，同時又便於查找利用。檔案卡片的排列主要是指屬類與小類內檔案卡片的排列，可按類——屬類——小類(問題)——年度——作者——時間的順序排列。這樣排列，同一性質的檔案集中在一起，便於迅速、準確地查找。在同一年度里，卡片排列的次序習慣是：先上級後平級再下級；先黨委後行政；先領導機關後業務部門。卡片經過排列，位置固定後放進卡片櫃，並設屬類、小類、問題或年度、作者等的索引卡，最後擬寫一個“查閱需知”。這樣，既能克服檔案保管、利用的混亂現象，又保證了檔案卡片的編制質量。
檔案的制度管理法
要建立檔案借閱、傳遞、歸檔制度，以便發現丟失、損壞等問題時，進行核對和查找。
建立檔案借閱、傳遞、歸檔制度一般包括下列內容：
1．建立檔案借閱簿。即把各種檔案分門別類、有科有目地編排成簿，以便於閱覽時查找。
2．借閱檔案要注意以下幾點：
(1)認真。無論何人、何故、何時借檔案或資料，不管再急、再忙，都要在“借閱簿”上一絲不苟地履行登記、簽字手續。
(2)嚴密。規定借閱時間，控制“密級”檔案閱知範圍。特別對標有“密級”檔案的外借，應隨時請示領導，借出前要當面交待注意事項。
(3)勤查。對所管理的檔案一周一小清、一月一大清、一季一核對、半年一整理，一有問題就主動、及時上報，求得迅即解決。
3．列明本簿所屬檔案僅供何人何時查閱。
