作用
(1)是與會代表向領導匯報工作的依據，會談結束後，與會代表均要向領導匯報會談的情況和會談的結果，此時的會談紀要便是匯報的依據。
(2)是作為下一次簽訂契約或協定的依據。有些契約或協定的簽訂，是要經過多次的雙方會談，反覆的磋商才能正式簽訂的。因此多次會談後的紀要，就成了下一次簽訂正式契約或協定書的重要依據。
(3)對雙方具有約束力。會談紀要經雙方簽字確認後，對雙方都有一定的約束力，但不如契約那樣具有法律效力。不如契約那樣具有法律效力。
寫作格式
業務會談紀要的寫作格式由標題、正文、結尾三部分組成。
(一)標題
業務會談紀要的標題經常用一個偏正關係的短語來表示，為了寫得明確，常常用“會談紀要”前冠之以某項會談的名稱，一般用“關於……的會談紀要”的句式。如“關於補償貿易的會談紀要”、“關於改換裝運口岸的會談紀要”。標題下方寫上會談日期。
(二)正文
正文分前言和主體兩方面。
(1)前言：寫明會談雙方的全稱及簡稱(為了行文方便，可在全稱後面加上括弧，註明“甲方”、“乙方”)，寫明會談時間、會談地點、與會人員及會談的事項內容。如： “中國X×公司(以下簡稱甲方)與×X X國X X X公司(以下簡稱乙方)就X X問題於X X X X年X×月×日在X×(地方)進行友好會談，現將會談達成的一致意見，紀要如下：”。
(2)主體：這是會談紀要的主要內容。應分條列明雙方會談協定的具體事項。如果是逐筆售定的貿易方式，會談紀要則按交易的品名及規格、數量、包裝、價格、付款條件等分條列明。如果是其他貿易方式，則按會談內容分項列明。
(三)結尾
在正文下方寫上甲乙雙方單位的全稱，代表簽字蓋章。
注意事項
(一)必須忠實於會談記錄
會談紀要是在會談記錄的基礎上，根據會談議程、會談的內容和結果進行整理而形成的紀要。因此在整理會談紀要時，必須忠實於會談記錄，尤其是對會談中談及的貿易做法、堅守原則、事項內容、具體步驟等需要雙方共同遵守實行的內容，必須用準確的文字客觀地表述出來，不能隨意加上撰寫者的主觀意願或要求。
(二)分條列明，突出重點
整理進出口業務會談紀要時，不必按發言人的先後順序來整理，而是按照會談的內容分項進行整理。為了突出重點，對於逐筆售定的貿易方式，會談可按照商品的品名及規格、數量、包裝、價格、支付方式等形式分條列明。如果是其他貿易方式，則按會談內容分項列明．
(三)語言簡潔明確會談過後進行紀要，其目的是要在繁雜的會談內容中整理出主要的或重要的事項內容，
以便今後工作的檢查或為簽訂契約做準備。因此在整理紀要時，語言力求簡潔，同時會談紀要經過簽字後，對雙方都有一定的約束力。因此語言的表達也必須明確，不可有任何歧義。
例文分析
1.例文
關於合資籌建X X化纖廠的會談紀要
x x x x年x月x日
中國XX公司(以下簡稱甲方)與德國X X企業(以下簡稱乙方)就雙方合資籌建X×化纖廠的問題於X X X X年X月X El在X X市進行洽談，經過雙方友好的會談，雙方就合資籌建化纖廠的有關事宜取得了一致意見。現將會談達成的一致意見，紀要如下。
一、甲乙雙方為發展中國的化纖工業，同意共同投資××萬元人民幣在中國×x省××市的市郊合資籌建一個中型的化纖廠。
二、甲方以土地、廠房、輔助設備和流動資金共XX萬元人民幣作為投資，約占總投資的5l‰乙方以外匯資金、先進機器設備和技術作為投資，約占總投資的49%。
三、關於利潤的分配原則，乙方認為他們的投入既有資金和設備，又出技術，應該占68%，甲方則認為應該按投資比例分成，最後決定另定時間再進行協商確定。
四、合資生產的XX產品，乙方應承擔在國際市場上銷售年產量的65%，其餘的在中國國內市場上銷售。
五、中國與德國合資創辦的化纖廠，名稱暫定為“中德化纖廠”，工廠設正副廠長各一人，正廠長由甲方委派，副廠長由乙方委派，工廠配備有關的工作人員3至5人，工資標準另定。
六、董事會由甲方代表、乙方代表，中國紡織進出口公司XX分公司、XX市有關工作部門代表及德國XX有關部門代表共9人組成。董事會推選董事長1人，副董事長1人。每年召開董事會兩次，研究和討論工廠的重大問題。
七、有關未盡事宜，另行約期協商解決。
甲方 乙方
中國××公司 德國××企業
法人代表××法人代表××
【評析】這是一則典型的商務會談紀要，條理清晰，重點突出，語言簡潔。在例文中突出了忠實記錄的特點，又將業務會談所達成的一致信息詳細記錄了下來。
2.病例
XXX股份有限公司和XXX股份有限公司的業務會談紀要
XXX股份有限公司(以下簡稱甲方)與XXX股份有限公司(rXTMO乙方)於X年X月X日在XXX公司本部舉行商洽，就雙方的合作事宜達成如下共識。
1．投資總額、註冊資本
雙方初步討論了合資公司的投資總額及註冊資本，
2．雙方出資比例、出資方式
1)出資比例
雙方初步商定按甲方占合資公司註冊資本的50%，乙方占合資公司註冊資本的50%的出資比例建立合資公司。
2)出資方式
甲方以土地作為出資的一部分，其餘以現金作為出資，如與×X×高新技術產業開發區(以下簡稱為開發區)商談土地價格時，應有乙方代表同時參加。乙方以技術轉讓費作為出資的一部分，其餘以現金作為出資，至於技術轉讓費的作價，有待於將來談判時確定。
3．公司名稱
X××有限責任公司。
4．董事會及董事
董事會由雙方各出x名董事組成，共×人。甲方建議董事會設董事長和副董事長各1人，由中、外雙方每X年輪換擔任，每一個×年董事長由甲方擔任，副董事長由乙方擔任。為避免董事會表決時出現僵局，雙方對不同重要程度的事項的決策辦法在合資公司章程中
確定。
5．總經理、經理層
甲方建議合資公司設總經理和副總經理各1人，第一個×年總經理由乙方提名，董事會任命，副總經理由甲方提名，董事會任命。對總經理、副總經理的提名權每X年輪換一次。
6．合資公司的員工來源
甲方認為中國有十分豐富的勞動力資源，同時甲方承諾向合資公司提供部分熟練工人、精通業務的技術及管理人員。
7．產品及零配件報價(略)
8．商標
雙方初步商定合資公司的商標需重新設計，但原則為：
1)有利於合資公司的形象建立
2)有利於強化雙方現有商標在中國市場的影響力
9．產品銷售
1)國內銷售
雙方認為在合資公司建立的初期，合資公司的產品由甲方現有的銷售網路代理。但合資公司應逐步培養自己的銷售隊伍。
2)海外銷售
乙方原則同意其海外銷售網路代理銷售合資公司的產品。
××股份有限公司
代表：(簽字)
×X股份有限公司
代表：(簽字)
X X X X年X月×日
【評析】
這篇會談紀要的錯誤有以下幾點：第一，標題沒有寫明會談的名稱；第二，正文的前言內容不全面；第三，正文的主體內容不完整。結尾格式不正確並缺少單位印章。
