會議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構成。
標題有兩種情況，一是會議名稱加紀要，如《全國農村工作會議紀要》。二是召開會議的機關加內容加紀要，如《省經貿委關於企業扭虧會議紀要》。
會議紀要正文一般由兩部分組成。
（一）會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。
（二）會議的精神和議定事項。常務會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業會議和座談會的紀要，往往還要寫出經驗、做法、今後工作的意見、措施和要求。
會議紀要格式及寫法
會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：
（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用於召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。
（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要採取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然後另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重於橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用於需要基層全面領會、深入貫徹的會議。
（三）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然後按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可採用這種寫法。
會議紀要格式範例
編寫產品說明書會議紀要
為了充分展示我公司產品優勢，向顧客提供滿意的產品和服務， 2004年8月18日仝董事長召集有關單位人員召開會議，就編寫我公司“產品使用指南 ” 一事進行了研究討論 ,現將會議內容紀要如下。
一、由銷售處產品技術服務員任傑負責編寫“產品使用指南 ” （要求按不同產品、品種單頁設制）。其內容編寫既要揚長避短，充分展示我公司產品優勢，又要有針對性地滿足不同層次用戶的需求。
二、各產品生產單位要積極配合大力協助，使“產品使用指南 ” 編寫任務能夠及早完成。要求指定專人（技術人員）參與，認真負責、有的放矢地提供有關技術參數或質量指標。單位領導要嚴格把關，凡涉及我公司內部技術保密的有關內容不得入編。
三、企管處負責“產品使用指南 ” 的備案工作。本著“追求卓越，用戶至上”的原則，主動與銷售處溝通，及時了解掌握國內外市場動態，並根據用戶需求不斷修訂和完善企業產品標準。為“產品使用指南 ” 的編寫提供相關資料，使其能夠從另一個側面展示我公司獨具特色的風采。
四、“產品使用指南 ” 編制完成後，銷售處須妥善保管，有針對性地發放給公司有關用戶。不得隨意濫發，給公司造成不必要的損失。
