時間安排
1、時間間隔
一般以一周為適宜，如果工程規模較小或工種較單調，可以適當調整為兩周一次或每半個月一次，但不應再減少。
2、時間長短
可靈活控制，在切實解決問題的基礎上，儘量不要拖延時間，避免講空話。
3、特別注意
會議應該準時開始，維護監理例會的嚴肅性，必要時可以實行點名和獎懲制度。避免因為幾個人遲到耽誤所有入會者的時間。
地點
按照慣例，一般均將工程現場會議室作為工地例會的召開地點，但有時根據工程情況，為解決某一主要問題，可以選擇施工現場甚至材料供應地等有關地點召開例會。
如我們監理的某工程，承包單位自查、自檢工作不到位，一再依賴監理人員的檢查，造成隱蔽驗收需要多次整改才能達到要求，不但增加了監理人員的工作量，也使工程進度拖延、存在質量隱患，我們及時下達了《監理通知》，但承包單位整改力度不大，此次工地例會恰逢鋼筋、模板工程隱蔽驗收，於是我們將工程的施工現場作為此次例會地點，針對施工單位屢教不改的情況，召集所有入會人員指出現場存在的諸多問題；由總監提出，徵得業主同意，決定下達停工整改令。再如，我們發現某工程已經澆搗的樓面混凝土存在裂縫問題，經調查發現商品混凝土的供應存在很大的問題，便將商品混凝土攪拌站作為會議地點。所以說工地例會的召開地點可以隨主要議題而定。
參加人員
根據《建設監理規範》規定，參加工地例會的單位分別是：建設單位、承包單位、監理單位。具體可歸納為：
1、承包單位
項目經理、技術負責人、各工種負責人、質量員、安全員、施工員，必要時可以通知施工單位領導及各班組長、材料供應商等參加。
2、監理單位
總監及現場監理工程師、監理員，必要時可請單位領導或其它相關人員參加。
3、建設單位
建設單位駐地工程師及其它駐現場人員，必要時可請相關人員參加。
同時，需要時，設計人員、建設方面的領導、專家等等都可以作為邀請對象。
程式內容
到場人員首先按規定簽到，註明姓名、單位名稱、負責的工作、聯繫電話等。由總監理工程師主持會議。
會議舉行的程式和內容，如下：
1、承包單位發言
⑴匯報由上次例會至今的工程進展情況，對工程的進度、質量和安全工作進行總結，並分析進度超前或滯後的原因；
⑵質量、安全方面以及資料上報等方面存在的問題，所採取的措施；
⑶匯報下階段進度計畫安排，克服現階段進度、質量、安全問題的措施；
⑷提出需要建設單位和監理單位解決的問題。
應注意的是，匯報中需將各個專業的情況逐一介紹，避免工地例會重視土建專業、忽視設備安裝專業的問題，隨著科技發展，現代建築中各設備安裝專業新技術、新材料的套用迅猛增長，存在的問題可能更多，總監應引起重視。
2、監理單位發言
⑴對照上次例會的會議紀要，逐條分析入會各方是否已實施了承諾；
⑵對承包單位分析的進度和質量、安全等情況做出評價，主要是指出漏報的問題以及原因是否正確、整改的措施是否可行；
⑶同時，安全生產、文明施工是一個長期的任務，必需對施工單位的安全教育情況進行分析，加強監理自身的保護；
⑷對工程量核定和工程款支付情況進行闡述；
⑸對承包單位提出的需要監理方答覆的問題進行明確答覆；
⑹提出需要建設單位或承包單位解決的問題。
3、建設單位發言
建設單位指出承包單位和監理單位工作中需要改正的問題，並對承包單位和監理單位提出的問題給予明確答覆。
4、特別注意
入會各方在給出解決問題的措施時，均應說明解決問題的具體期限，並嚴守承諾，使方案能落到實處，達到會議的目的。在下一次的例會中由各方對照檢查，未按期落實的應說明原因，由入會各方商討處理方法。
5 整理會議紀要
會議紀要應由監理機構整理。整理紀要時需注意：
⑴註明該例會為第幾次工地例會、例會召開的時間、地點、主持人，並附會議簽到名單。
⑵用詞準確、簡略、嚴謹，書寫清楚，避免歧義。
⑶分清問題的主次，條理分明。
會議紀要整理完畢後，首先送總監審閱、簽字，之後送承包單位和建設單位及被邀請參加的其它單位代表審閱簽字、簽字時應註明日期，若某一方的改動超出會議內容，應徵得其他各方的同意。
各方均簽字完畢後由監理人員列印、蓋章、分發，分發時需請接收人員簽字、並註明接收的日期和份數。經各方簽字的原稿應由監理單位妥善保管，供需要時查閱。開好工地例會，整理好會議紀要，切實解決工程施工中存在的問題，是做好監理工作的重要一環。它有助於監理工作的正常開展，同時也在一定程度上樹立了監理單位的威信，必需引起監理人員的高度重視。
