會議的成立首先會透過徵求論文或是徵求摘要來宣傳,提供詳細的會議主題以及遞交論文或摘要的步驟。最近有越來越多的會議採用線上遞交論文系統,如Community of Science或是Oxford Abstracts。
研討會通常要求欲發表人先遞交其著作摘要或是12到15頁的論文,接著由研討會委員審核是否可以正式發表。
基本上,發表人只有10至30分鐘的時間(包含討論的時間)來發表他們的著作,所以必須簡單扼要的摘取重點;其著作也可能會以學術論文的形式發表在研討會論文集裡。通常一個研討會會有幾位keynote speaker(通常是顯赫的學者)發表演說,而這些學者也成為研討會宣傳的利器之一。小組討論、圓桌會議或是工作坊也會包含在研討會的議程里(工作坊會特別放在表演藝術的研討會裡)。
大型的會議通常稱為研討會,而小型的稱為工作坊,有時一個時段只有一個子會議,有時會有多個子會議分布在不同的演講廳里。
研討會會依據不同的會議主題,放入不同的社交或娛樂活動。如果是大型會議的話,學術出版社可能會舉辦提供折扣的書展。
學術研討主要有以下三大類:
主題式研討會:討論特定主題的小型研討會 普通研討會:主題較大,較多子議題;這種研討會經常是由區域性、全國性或國際性的學會定期主辦。 專業研討會:不受限學術的大型研討會,但仍有與學術有關的議題
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