寫法
外貿業務信函的構成：
外貿業務信函由兩部分組成，即標題和信文。
標題：
寫在信箋的上方正中間，獨立於信文之外。標題要能簡明地概括出寫信的事由和寫信人的態度，使收信人對書信的內容一目了然。
信文：
信文由稱呼、正文、落款、日期四部分組成。
稱呼：
稱呼就是收函單位的名稱或具體負責辦事人的姓名。頂格寫，寫全稱，單占一行。
正文：
正文是信的主要部分，也就是信的內容。要寫明事由，表明態度，講清原因。即對某件事表明是肯定還是否定的態度，闡明採取這種態度的道理。敘事、說明要清楚明白；說理要有邏輯性和雄辯性；商榷問題、提出異議時，意見要明確，態度要明朗，證據要確鑿。為了減少流轉環節，提高工作效率，便於歸類存檔，外貿信函要求一事一信。
落款：落款就是在信的右下角寫上發函單位的名稱。要寫全稱，並加蓋公章。
日期：在右下角發函單位名稱的下一行寫上發文日期。
寫作要求
1．內容要明確、具體。
外貿部門一般都是工作頭緒紛繁，這就要求每封書信都要明確地指明是哪筆生意，什麼意見，什麼理由。
例如：“上次貴方來函，指出我方貨價偏高”一句，“上次”指的是哪次?“我方貨價”具體指哪批、哪種貨?都不明確。如說成“貴方3月5日來函說我269號貨的005品種的印花府綢價格偏高”，這就明確、具體了。
這就要求把信中涉及到的貨物契約號、貨號、貨物名稱、數目、金額、日期都要交待清楚。
2．態度要明朗。
每封信函都有自己的意見，是肯定還是否定，是接受還是拒絕，要明確地、語氣堅定地表示出來，不能含糊其辭，模稜兩可。例如：“貴方提出的意見我方基本同意”，“可以考慮”，“每月可交貨五六百箱”，“估計五月中旬前後即可發貨”等等都是不肯定、不明確的表達方法，都不能使用。
3．表達要準確。
要做到準確，必須注意做到以下三點：第一、避免歧義。_句話可以這樣解釋，也可以那樣解釋，叫歧義。例如“凡訂購量在5000碼以上者，可享受2%折扣婷的優惠。”如果對方剛好訂5000碼，買方可能理解成應享受優惠，賣方可能解釋成不屬優惠之列，這就會產生歧義，引起糾紛。如說“凡訂購5000碼或者以上者，可享受2%折扣的優惠”，這種表達是明確的，就是說：訂購5000碼者同樣享受優惠。如果說“凡訂購量超過5000碼者，可享受2%折扣的優惠”，那么，訂購5000碼者就不包括在優惠之列了。再如，“不能讓價”，“不擬讓價”，“不應讓價”等，肯定程度各不相同。外貿信函要求語言一定要準確，用詞要嚴密，不然就會因理解不同造成爭執和糾紛，甚至帶來經濟損失。
第二、防止褒貶失當。外貿信函有時涉及到對雙方經營能力、信用狀況、產品質量、經營態度、損失、獲利等的評價時，要客觀、公正、實事求是，防止不恰當地誇大長處或短處。例如信用調查、催貨、催款、索賠等，都會遇到褒貶的問題，寫信時不應受情緒影響，要科學、冷靜、求實。
第三、杜絕錯漏。
外貿工作責任重大，如果在書信中少了一個“不”字，意思就恰好相反，如數字丟掉一個“0”，就差十倍，如果是“十萬”丟掉一個“萬’’字，就相差一萬倍。一旦出現這種情況，不僅自己負不起責任，更重要的是將給國家或集體帶來不可挽回的經濟損失。因此必須杜絕錯漏現象。
範例
W．H．Jones Company，Ltd．
245 Lambart Street
Lagos，Nigerial
Cale Address: Our Ref No．FEC/Jk一112
"JONES"LAGOS Your Ref No．98/02
Date：March23，1981
The China Nafioned Light Industrial
Products Import&Export Corporation,
Beijing Branch，
28 Huqiu Road,
Beijing,China
Dear sirs，
Re： Electric Refrigerator
We are one of the Leading importers of electric goods in this city and shall be pleased to establish business relations with your corporation．We would like to mention that if your price is attractive and delivery date acceptable,we shall place our order with you immediately．We look forward to your early reply．
Very truly yours
W．H．Jones Company,Ltd．
Signed,……
Manager
Encl．As stated
譯文：
瓊斯有限公司
奈及利亞拉哥斯姆巴特街245號
電報掛號：“瓊斯”拉哥斯 我方參考號碼：FFC/JK一112
事由：電冰櫃 貴方參考號碼：98/02
敬啟者：
我公司是此地最大電器用品進口商之一。願與你公司建立貿易關係。目前我公司對你們的電冰櫃有興趣。詳見所附第785號詢價單。希能儘早收到你方最低報價。我們提示一下。如果你方價格便宜。交貨期可以接受。我公司將立即向你定貨。
此敬
盼早復
瓊斯有限公司謹上
