商品出庫

商品出庫

商品出庫是商品離開倉庫時所進行的驗證、配貨、點交、覆核、登帳等工作的總稱。是倉庫業務活動的最終環節。商品出庫應貫徹“先進先出”的原則。商品出庫作業的具體內容和程式是: (1)做好商品出庫前的準備工作。如與有關部門聯繫,做好包裝物料和搬運裝卸機具的準備等。(2)審核商品出庫憑證。商品出庫必須有合法的出庫憑證為依據,審核內容主要包括印鑑手續是否齊全,所列倉庫名稱、商品品名、規格、數量是否相符等。(3)登記代管商品帳,核銷存量。貨區記帳員根據出庫憑證按照規定手續登記代管商品明細帳,核銷存量。同時,在出庫憑證上批註出庫商品的貨位和發貨後的結存量,以供保管員配貨、核對。(4)根據出庫憑證,核實備貨。保管員根據出庫憑證所列品種、規格、數量,經審核無誤,先核銷保管卡上存量,然後從各個貨位上檢出商品,加以集中。(5)覆核查驗,防止發貨差錯。保管員按照“動碰覆核”要求,一邊發貨,一邊覆核,既要覆核單貨是否相符,又要覆核貨位結存量,以保證出庫量的準確性。在保管員自查後,尚須由專職或兼職覆核員進行復驗。(6)編配包裝,集中待運。某些商 品。有時尚須進行編配拼裝、換裝、改裝和加固包裝等作業。包裝後,即可按商品運送的不同運輸方式、線路和收貨點、分單集中待 運。(7)交接發貨、放行出庫。倉庫發貨、發貨人應向收貨人或運輸人員按單逐件點交清楚,以劃清責任。

基本信息

依據

商品出庫必須依據貨主開出的“商品調撥通知單”進行。不論在任何情況下,倉庫都不得擅自動用、變相動用或者外借貨主的庫存商品。

“商品調撥通知單”的格式不盡相同,不論採用何種形式,都必須是符合財務制度要求的有法律效力的憑證,要堅決杜絕憑信譽或無正式手續的發貨。

要求

商品出庫要求做到“三不三核五檢查”。“三不”,即未接單據不翻賬,未經審單不備貨,未經覆核不出庫;“三核”,即在發貨時,要核實憑證、核對賬卡、核對實物;“五檢查”,即對單據和實物要進行品名檢查、規格檢查、包裝檢查、件數檢查、重量檢查。具體地說,商品出庫要求嚴格執行各項規章制度,提高服務質量,使用戶滿意。它包括對品種規格要求,積極與貨主聯繫,為用戶提貨創造各種方便條件,杜絕差錯事故。

形式

五種形式。

1)送貨

倉庫根據貨主單位預先送來的“商品調撥通 知單”,通過發貨作業,把應發商品交由運輸部門送達收貨單位,這種發貨形式就是通常所說的送貨制。

倉庫實行送貨,要劃清交接責任。倉儲部門與運輸部門的交接手續,是在倉庫現場辦理完畢的;運輸部門與收貨單位的交接手續,是根據貨主單位與收貨單位簽訂的協定,一般在收貨單位指定的到貨地辦理。

送貨具有“預先付貨、接車排貨、發貨等車”的特點。倉庫實行送貨具有多方面的好處:倉庫可預先安排作業,縮短發貨時間;收貨單位可避免因人力、車輛等不便而發生的取貨困難;在運輸上,可合理使用運輸工具,減少運費。

倉儲部門實行送貨業務,應考慮到貨主單位不同的經營方式和供應地區的遠近,既可向外地送貨,也可向本地送貨。

2)自提

由收貨人或其代理持“商品調撥通知單”直接到庫提取,倉庫憑單發貨,這種發貨形式就是倉庫通常所說的提貨制。它具有“提單到庫,隨到隨發,自提自運”的特點。為劃清交接責任,倉庫發貨人與提貨人在倉庫現場,對出庫商品當面交接清楚並辦理簽收手續。

3)過戶

過戶,是一種就地劃撥的形式,商品雖未出庫,但是所有權已從原存貨戶轉移到新存貨戶。倉庫必須根據原存貨單位開出的正式過戶憑證,才予辦理過戶手續。

4)取樣

貨主單位出於對商品質量檢驗、樣品陳列等需要,到倉庫提取貨樣。倉庫也必須根據正式取樣憑證才予發給樣品,並做好賬務記載.

5)轉倉

貨主單位為了業務方便或改變儲存條件,需要將某批庫存商品自甲庫轉移到乙庫,這就是轉倉的發貨形式。倉庫也必須根據貨主單位開出的正式轉倉單,才予辦理轉倉手續。

作業程式

不同倉庫在商品出庫的操作程式上會有所不同,操作人員的分工也有粗有細,但就整個發貨作業的過程而言,一般都是跟隨著商品在庫內的流向,或出庫單的流轉而構成各工種的銜接。出庫程式包括核單備料→覆核→包裝→點交→登賬→現場和檔案的清理過程。

出庫採用何種方式,主要決定於收貨人。

1)核單備料

發放商品必須有正式的出庫憑證,嚴禁無單或白條發料。保管員接到出庫憑證後,應仔細核對,這就是出庫業務的核單(驗單)工作。首先,要審核出庫憑證的合法性和真實性;其次,核對商品品名、型號、規格、單價、數量、收貨單位、到站、銀行賬號;最後,審核出庫憑證的有效期等。如屬自提商品,還須檢查有無財務部門準許發貨的簽章。

在對“商品調撥通知單”所列項目進行核查之後,才能開始備料工作。出庫商品應附有質量證明書或抄件、磅碼單、裝箱單等。機電設備等配件產品,其說明書及合格證應隨貨同到。備料時應本著“先進先出、易霉易壞先出、接近失效期先出”的原則,根據領料數量下堆備料或整堆發料。備料的計量實行“以收代發”,即利用入庫檢驗時的一次清點數,不再重新過磅。備料後要及時變動料卡餘額數量,填寫實發數量和日期等。

2)覆核

為防止差錯,備料後應立即進行覆核。出庫的覆核形式主要有專職覆核、交叉覆核和環環覆核3種。除此之外,在發貨作業的各道環節上,都貫串著覆核工作。例如,理貨員核對單貨,守護員(門衛)憑票放行,賬務員(保管會計)核對賬單(票)等。這些分散的覆核形式,起到分頭把關的作用,都有助於提高倉庫發貨業務的工作質量。覆核的主要內容包括品種數量是否準確,商品質量是否完好,配套是否齊全,技術證件是否齊備,外觀質量和包裝是否完好,等等。覆核後保管員和覆核員應在“商品調撥通知單”上籤名。

3)包裝

出庫的貨物如果沒有符合運輸方式所要求的包裝,應進行包裝。根據商品外形特點,選用適宜包裝材料,其重量和尺寸,應便於裝卸和搬運。出庫商品包裝,要求乾燥、牢固。如有破損、潮濕、綑紮鬆散等不能保障商品在運輸途中安全的,應負責加固整理,做到破包被箱不出庫。此外,各類包裝容器,若外包裝上有水濕、油跡、污損,均不許出庫。另外,在包裝中嚴禁互相影響或性能互相牴觸的商品混合包裝;包裝後,要寫明收貨單位、到站、發貨號、本批總件數、發貨單位等。

4)點交

商品經覆核後,如果是本單位內部領料,則將商品和單據當麵點交給提貨人,辦清交接手續;如系送料或將商品調出本單位辦理託運的,則與送料人員或運輸部門辦理交接手續,當面將商品交點清楚。交清後,提貨人員應在出庫憑證上籤章。

5)登賬

點交後,保管員應在出庫單上填寫實發數、發貨日期等內容,並簽名。然後將出庫單連同有關證件資料,及時交給貨主,以使貨主辦理貨款結算。保管員把留存的一聯出庫憑證交給實物明細賬登記人員登記做賬。

6)清理

現場清理包括清理庫存商品、庫房、場地、設備和工具等;檔案清理是指對收發、保養、盈虧數量和垛位安排等情況進行分析。

在整個出庫業務程式過程中,覆核和點交是兩個最為關鍵的環節。覆核是防止差錯的重要和必不可少的措施,而點交則是劃清倉庫和提貨方兩者責任的必要手段。

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