什麼是函電談判[1]
函電談判是指通過郵政、電傳、傳真等途徑進行磋商，尋求達成交易的書面談判方式。函電談判方式與電話談判方式有相同之處，也有不同之處：兩者都是遠距離、不見面的磋商，但一個是用文字表達而另一個則是用語言來表達。函電談判方式在國際貿易的商務談判中使用最普遍、最頻繁，但在國內貿易的商務談判中則較少使用。
函電談判的特點[1]
函電談判作為傳統的書面談判方式，有其優點和缺點。
1.優點
(1) 方便、準確。函電談判的電傳、傳真是現代化通訊手段，如同電話一樣具有方便、及時、快速的特點，即使是用函件的往來，也是簡便易行的。而且，在函電談判方式中，來往的電傳、信函都是書面形式，絕不會出現電話中的錯聽、 誤解等現象。 來往函電做到了白紙黑字，準確無誤。
(2) 有利於談判決策。函電談判方式所提供的談判的內容都是書面文字，既不像面對面談判方式那樣必須當面決策，有較充裕的時間思考，又便於談判雙方各自台前、台後人員進行充分的討論和分析，甚至可以在必要時向有關專家諮詢、請教，從而有利於慎重決策。
(3) 材料齊全、有據可查。函電談判方式可以充分利用文字、圖表來表達，使談判內容較之電話談判方式要全面、豐富。而且，談判雙方經過了反覆多次的函電磋商，這些來往的函電就是今後達成交易、簽訂契約的原始憑證，有根有據，便於存查，具有一定的法律效力。
(4) 省時、低成本。由於函電談判方式是藉助於郵政、電訊手段來實現遠距離談判，使談判人員可以坐鎮企業而無須四處奔波，一來省時，二來省去了差旅費等。因此，函電談判方式的費用開支要比面對面談判方式少。
此外，函電談判方式中的談判人員是不見面的。雙方談判代表可以不考慮談判對手的身份、地位、個性等，從而把主要的精力集中到交易條件的磋商上，成交較為理性。
2.缺點
(1) 函電談判方式用書面文字溝通，有可能出現詞不達意的情況，使談判對方耗時揣摩。如果因此造成談判雙方各有不同解釋，就會引起爭議和糾紛。 (2) 談判雙方代表不見面， 就無法通過觀察對方的語態、 表情、情緒以及習慣動作等來判斷對方的心理活動，從而難以運用語言與非語言技巧。
此外，談判雙方缺少了面對面的接觸，討論問題往往不深入、細緻，彼此印象、情感也不深刻。
函電談判的基本要求[1]
函電談判是一種書面談判的方式。
1.函電的結構
函電談判方式的函電，一般包括：
(1) 標題。其基本要求包括函電的擬寫與處理兩個方面。
標題即函電的題目或函電的名稱。標題是函電內容的集中和概括，標題要求簡明、確切，不要文不對題。標題和函電內容應互相對應。
(2) 編號。 編號即函件所標的 “字”、“號”。“字”代表發文單位，“號”代表發文次序。對函電進行編號，是為了收文和發文單位便於分類登記和進行查詢。
(3) 收文單位。收文單位及行文單位的對象，函電送達的單位。
(4) 正文。正文是函電的主要部分。正文一般由三部分組成：
①開頭。 正文的開頭多從發函的原因寫起， 便於對方了解發函的原委，文字要求簡明扼要。
②主體部分。主體是函電最重要的部分。它的任務是闡述發函的目的和要求，一定要做到目的清楚、要求明確，即充分表達己方的意圖、要求和條件，又使對方清楚明白、一目了然。
③結尾。結尾有兩種方法：或是主體寫完即可結尾，或者寫兩句與主體相照應的話以加深印象。商務函電有慣用的結束語，如“特此函達”、“特此函復”、“即請函復”、“候覆”等。在結束語之後，也可以寫上一些客套用語，如“謹祝商安”、“商棋”、“財祺”等。
(5) 附屬檔案。隨函電發出的銷售契約、協定、報價單、發票、單據等都作為附屬檔案處理， 附在函電之後寄發。 附屬檔案的名稱、號碼、件數必須寫清楚，寫在函電的末尾。
(6) 發文單位、日期、蓋章。 在函電末尾， 或者在附屬檔案下一行偏右處，寫上發文單位名稱，單位名稱下編寫明發函年、月、日。在日期上面加蓋發文單位的印章，加蓋印章是表示對發函嚴肅負責，有些函件則需單位負責人簽名才有效。
2.函電的擬寫
要把各種各樣的商務談判函電寫好，就要努力實現以下各項要求：
(1) 函電要符合政策法規、風俗習慣等，特別是對外商務函電要充分體現我國對外商務的各項方針政策。這是寫好函電的基礎和指導思想，也是我們搞好國際商務、發展對外商務的有利保證。
(2) 要講究策略，積極主動地開展業務活動。函電洽談貿易，要視客戶條件、貨源情況等，針對不同情況靈活對待；在處理爭議和糾紛時，要針對不同情況，採用不同對策。
(3) 函電書寫要正確、及時，每次函電的內容應當正確、完整。對交易磋商、簽訂契約協定、處理爭議問題等各類函電，都要抓緊時間及時處理，不能拖延，以免喪失良機，造成經濟上的損失或帶來不良影響。
3.函電的處理
商務函電面廣、量大、內容複雜、時間性強，因此對函電的處理應當做到有計畫、分步驟、不積壓、不遺漏、不出差錯。要想把商務談判函電的處理工作做好，我們還應注意做到以下幾點：
(1) 閱讀電文，吃透含義認真閱讀電文。吃透原文含義是處理函電的第一步，也是最重要的一步。 完成這項工作的程式應當是： 接到商務函電後先將函電全文通讀一遍，選出其中較為重要和急需處理的部分仔細閱讀，必要時要查閱有關的檔案和資料，以便進行深入全面的分析，吃透函電原意，最後考慮並擬定處理意見。
(2) 分清輕重緩急。處理各種商務談判函電時應把握的原則是：急件即辦，重要件及時辦，一般件不積壓。在步驟上，一般是先處理電報、電傳，然後處理時間性較強的函件和洽談成交的主要客戶的來函，最後處理一般性函件。
(3) 加強聯繫。商務交易一般都是由貨源、儲運、包裝、財務等眾多部門和單位協同完成的。函電的處理和落實涉及到許多單位和部門，因此必須加強與各單位、各部門之間的聯繫，避免工作脫節，以免引起糾紛，造成經濟損失。
函電談判的程式[1]
函電談判作為商務談判的一種具體形式，其程式應該說與商務談判程式是一致的，即也都包含著始談、摸底、僵持、讓步和促成五個環節。但是，函電談判作為國際商務活動中經常使用的一種談判方式，其程式又有獨特的內涵。按照國際貿易慣例，函電談判一般包括五個環節，即詢盤、發盤、還盤、接受和簽訂契約。
1.詢盤
詢盤（Inquiry）又稱探盤， 是指談判一方大致地詢問另一方（或多方）是否具有供應或購買某種商品的條件，只是了解一下供求情況，以衡量一下對方的實力和需求。具體而詳盡的交易條件是在雙方溝通的基礎上進一步磋商。詢盤多由商品的賣方發出，但買方也可根據自己的需要發出詢盤。例如：從你方9月5日的來信中我們注意到你們希望和我們發展紡織品貿易。在研究過貴公司產品目錄之後，我們對貨號為510和514的兩款檯布感興趣， 請報最低的CIF廣州價為感，並註明可供數量及最早交貨期。如價格合理、質量令人滿意，我們將長期大量訂購。
詢盤的目的主要是尋找合適的買主或賣主，而不是同買主或賣主正式進行談判，不具有約束力。儘管如此，詢盤時，應結合實際，仔細考慮，在同一時間對同一地區的客商詢盤不宜太多，否則對日後交易合作會造成不好的影響。
2.發盤
發盤（Offer）又稱要約， 是談判的一方因想出售或購買某項商品，而向談判的另一方提出買賣該商品的各種交易條件，並表示願意按這些交易條件成交。通常發盤是由賣方發出的。由於發盤是由買賣雙方中的一方給另一方提出交易條件和要求，所以發盤有兩個關係人，一個是發盤人，另一個是受盤人。若一項發盤是由賣方發出，賣方就是發盤人，而買方就是受盤人，反之亦然。按照發盤人對其發盤在受盤人接受後，是否承擔訂立契約的法律責任來劃分，發盤可分為實盤和虛盤。在函電方式的商務談判中，搞清楚實盤和虛盤的法律含義對談判雙方都是非常重要的。
(1) 實盤。實盤（Firm Offer）是對發盤人有約束力的發盤，也就是發盤人在一定限期內願意按所提條件達成交易的肯定表示，發盤內容具有達成交易的全部必要條件，而且發盤人在規定的有效時限內，受發盤的約束，即未經受盤人的同意不得撤回或修改，受盤人在有效時期內若無異議地接受，契約即告成立，交易也就達成了。實盤有三個基本條件：
①各項交易條件詳盡、清楚、明確；
②註明所發的盤是實盤；
③明確發盤的有效時限。
實盤內容的完整肯定，對受盤人比較有吸引力，可以促使受盤人從速做出決定，達成交易。
例如：謝謝你們2月20日對大豆的詢盤。作為答覆，茲發盤如下：
品名：河北大豆，1999年產
質量：一級
數量：500公噸
價格：每公噸360美元，CIF倫敦價
包裝：新麻袋裝，每袋淨重約50公斤
支付：不可撤銷的信用證
交貨日期：收到信用證之後1個月裝運該發盤為實盤，以你方答覆在3月15日前到達我方為有效。
(2) 虛盤。 虛盤（Offer Without Engagement）就是發盤人所作的非承諾性表示，不具約束力。對虛盤，發盤人可以隨時撤回或修改、變更內容，受盤人即使對虛盤表示接受，也需要經過發盤人的最後確認，才能成為雙方都具有約束力的契約。
虛盤一般有三個特點：
①發盤中有迴旋餘地，常用 “以我方最後確認為準” 等術語加以說明；
②發盤的內容不明確，不作肯定的表示；
③缺少主要交易條件。
虛盤對發盤人較靈活，可以根據市場變化修改交易條件，選擇合適的對手。但是受盤人常常將其看做是一般的業務聯繫而不加重視，因而不利於達成交易。
例如：9月5日詢盤收悉。 茲報100公噸葵花籽，1999年產，雜質不超過3％，含油量不低於88％，每公噸CIF價700美元， 新麻袋裝，每袋淨重約23公斤，11月份裝船， 憑不可撤銷信用證付款， 該報價以貨未售出為準。綠豆暫無貨。
3.還盤
還盤（Counter Offer）是指受盤人在接到發盤後， 不能完全同意發盤人在發盤中所提的交易條件，為了進一步磋商，對發盤提出修改意見的一種表示。如受盤人一旦還盤，原發盤即失去效力，原發盤人也不再受原發盤的約束，還盤也就成了新的發盤。
商務談判中，如果原發盤人對受盤人發出的還盤提出新的建議，並再發給受盤人，做再還盤。在國際商務的函電談判中，一筆生意的談判往往要經過多次還盤和再還盤，像談判桌上進行多次討價還價一樣，當然也有接到實盤後不作還盤而直接接受簽約的，就像口頭談判桌上一拍即合的情況。
4.接受
接受（Acceptance）又稱承諾，是受盤人完全同意對方的發盤或還盤的全部內容所作的表示。根據《聯合國國際貨物銷售公約》規定，一項有效的接受，應具備下列三個條件：
①接受必須是由受盤人或特定的法人做出，才具有效力，第三者做出的接受不具有法律效力；
②接受的內容或條件應與發盤（或還盤）相符，這樣才表明就交易條件達成一致；
③接受必須在有效期內表示，才有法律效力，過期接受或遲到接受，都無法律效力。
例如：茲確認接受我方訂購100公噸葵花籽，每公噸700美元CIFILagos，12月裝船。隨函寄去我方第GD964號銷售確認書一式二份，請簽退一份以便存卷。請儘早開立以我方為受益人的信用證，以便及時安排裝運。信用證條款必須與契約條款嚴格相符，以免日後不必要的修改。
5.簽訂契約
簽訂契約（To sign a contract）是一場商務談判的尾聲。買賣雙方通過交易談判，一方的發盤或還盤被另一方接受後，交易即告達成。但在商品交易中，通常通過簽訂書面契約予以確認。
契約經雙方簽字後即告成立，具有法律性約束力，買賣雙方都應當遵守和執行契約中的各項內容，否則任何一方違背契約內容都要承擔法律責任。
簽訂書面契約：一般地說，大宗商品和重要的機器設備，均須使用正式契約；一般商品或成交額不大的交易，多使用“銷售確認書”。書面契約的正本，一般都是一式二份，經交易雙方簽署後，各方保留一份。
