建立
為適應備件管理工作的要求，應根據生產設備的原值建立備件庫。一般要求原值100萬元以上(不含100萬元)企業，應單獨建立備件庫，在設備管理部門領導下做好對備件的儲備、保管、領用等工作。對生產設備原值在100萬元以下的單位，可不單獨建立備件庫，由廠倉庫兼管，但備件的存放、帳卡必須分開，同時應按期將各類備件的儲備量、領用數上報設備管理部門。
組織要求
1．備件庫的組織形式
由於企業的生產規模、管理機構的設定、生產方式以及企業擁有備件的品種、數量的不同，地區備件供應情況的不同，備件庫的組織形式也應有所不同。機械行業企業內部大致可分為綜合備件庫、機械備件庫、電器備件庫和毛坯備件庫等。
(1)綜合備件庫
綜合備件庫將所有維修用的備件如工具機備件、電器備件、液壓元件、橡膠密封件及動力設備用備件都管起來，做到集中統一管理，避免了分庫存放，對統一備件計畫較為有利。過去，採用這種形式的企業較多，有大型企業，也有中、小型企業。但由於備件品種較多，合管起來易與企業的生產供應部門分工不清，容易造成相互扯皮和重複儲備現象。
(2)機械備件庫
機械備件庫只管機械備件(齒輪、軸、絲桿等機械零件)，其形式較為單純，便於管理，但修理中所常需更換的軸承、密封件、電器等零件，維修人員需到供應部門領取。
(3)電器備件庫
電器備件庫儲備全廠設備維修用的電工產品、電器電子元件等。儲備的品種視具體情況而定，多數企業一般不單獨設電器備件庫，而由廠生產部門管理。
(4)毛坯備件庫
毛坯備件庫主要儲備複雜鑄件、鍛件及其他有色金屬毛坯件，目的是縮短備件的加工周期，以適應修理的需要。如果只有少數毛坯備件，一般可不設毛坯備件庫而由材料庫兼管。
總之，備件庫的組織形式應根據企業的特點和客觀實際情況適當選擇設定。
2．備件庫房及其要求
備件庫房的建設應符合備件的儲備特點。備件庫房要求具備以下條件。
①備件庫的結構應高於一般材料庫房的標準，要求乾燥、防腐蝕、通風、明亮、無灰塵，有防火設施。
②備件庫房的建造面積，一般應達到每個修理複雜係數(包括機械、電器)0．02～0．04m2 。
③配備有存放各種備件的專用貨架和一般的計量檢驗工具，如磅秤、卡尺、鋼尺、拆箱工具等。
④配備有存放檔案、賬卡、備件圖冊、備件訂貨目錄等資料的櫥櫃。
⑤配備有簡單運輸工具(如腳踏三輪車等)以及防鏽去污的物料，如器皿、棉紗、機油、防鏽油、電爐等。
作用任務
備件的庫存管理是提供備件資料來源的一項複雜而細緻的管理工作。通過實際消耗的積累，可逐步弄清備件的消耗規律，修正儲備定額，使之既無積壓，又能保證維修需要。庫管人員應根據備件卡，將消耗至訂貨點儲備量的備件及時提報資料，以便編制自製或外購備件申請計畫，補充庫存。並在處理備件積壓，加速資金周轉方面發揮重要作用。其任務是：
1.認真作好入庫備件的驗收工作，妥善保管、精心維護，使其在庫存期間無丟失、無損壞、無變質。
2.帳目清楚、帳、卡、物相符，入庫簽帳，出庫記帳，做到日清月結。
3.正確地統計備件出、入庫情況，按照規定的表格、時間要求填報報表，以利及時提供信息。
4.按照備件儲備的定額資料，提出備件訂貨補充庫存明細，為編製備件、生產、訂貨提供依據。
5.協助備件工程技術人員處理積壓，降低庫存，加速資金周轉。
6.作好以舊換新，修舊利廢工作，以節約材料。
管理
1．備件入庫管理
入庫備件必須逐件進行核對與驗收。
(1)入庫備件必須符合申請計畫和生產計畫規定的數量、品種、規格；計畫外的零件須經設備科長和備件管理員批准方能入庫。
(2)要查驗入庫零件的合格證明，自製備件必須由檢驗員檢驗後填寫合格單，外購件必須附有合格證。並在入庫前對外觀等質量進行適當抽驗。
(3)備件入庫必須由入庫人填寫入庫單，並經保管員核查，方可入庫。
(4)掛上標籤或卡片，並按用途(使用對象)分類存放，方便查找。
2．備件保管管理
(1)入庫備件要由庫管人員保存好、維護好，做到不丟失、不損壞、不變形變質、賬目清楚。
(2)備件管理要做到規格清、數量清、材質清。要做到庫容和碼放整齊。做到賬、卡、物三個一致。備件在區、架、層、號四定位。
(3)備件入庫上架時要做好定期塗油、防鏽保養和檢查工作。
(4)定期進行盤點，隨時向有關人員反映備件動態。
3．備件發放管理
(1)備件的領用一般實行以舊換新，由領用人填寫領用單，註明用途、名稱、數量，發放備件須憑領料單。對不同的備件，企業要擬定相應的領用辦法和審批手續。
(2)對大修、中修中需要預先領用的備件，應根據批准的備件清單領用，在大修、中修結束時一次性結算，並將所有舊料如數交庫。
(3)備件發出後要及時登記、消賬、減卡。領出備件要辦理相應的財務手續。
(4)支援外廠的備件須經過設備處長批准後方可辦理出庫手續。
4．處理備件管理
符合下列條件的備件，應及時處理。報廢或調出備件必須按要求辦理手續。
(1)由各原因所造成的本企業已不需要的備件，要及時按要求加以銷售和處理。
(2)對備件廢品查明其廢棄原因，提出防範措施和處理意見，並報請主管領導審批處理。
