企業實施信息採購的優勢
傳統採購管理面臨的問題如信息狹窄、不及時、不準確、採購數據流失等，都將在實施電子商務的過程中逐步消失，電子商務的發展可以為採購部門帶來許多直接的好處。
1、實時性
電子商務由於突破了時空的限制，可以實時地獲得供應商、產品、價格等市場因素，並極大地拓寬了採購部門的視野，市場空間從原先局限的空間一下子擴大到全球範圍。
2、潛在賣主多，選擇餘地大
網際網路採用世界統一的TCP/IP協定，統一的協定標準使網際網路具有自由開放的特性，為其迅速發展提供了可能和前提。作為一種功能強大的通訊工具，網際網路具有BBS公告板、USENET新聞組、交談室、電子郵件等多種高效而經濟的工具可供使用。網際網路上存在著分布於世界各地的大量賣主，實行信息採購有助於企業擴大採購範圍，發現新的合格供應商，從而開闢新的原材料供應渠道，穩定和最佳化原材料的供應。利用網際網路，開展網路行銷具有突出的優勢，能夠將產品說明、市場調查、廣告宣傳、顧客服務、促銷和公關等多種行銷活動有機地整合在一起，實現行銷組合的綜合效益。所以，伴隨著企業網路行銷活動的不斷擴展和延伸，網路上的賣主將以較大的規模迅速增加，信息採購的選擇餘地也將不斷擴大。
3、獲取採購數據本身的價值
傳統的採購管理對採購數據基本或根本不予管理，因此傳統的管理就將蘊涵極大價值的數據信息白白浪費了。現在通過電子商務，管理人員可以立即獲取並分析過去的或現在的交易信息，並為未來的採購提供決策支持數據。目前有很多企業已經認識到電子商務對採購管理的重要性，並試圖運用網際網路進行信息共享，訪問電子目錄等，但這些還只是電子商務的一些表層套用。可以預見，在不遠的將來，其他潛在的電子商務套用如訂單跟蹤、資金轉賬、產品計畫、進度安排、收據確認等也將得到廣泛套用，並直接改變未來的採購管理模式。總之，電子商務對採購管理的影響將在企業的戰略規劃中得到體現，而不是僅僅對採購管理戰術性的改變。
4、獲得採購的主動權
首先，電子化採購中，企業充分考慮其實際要求，再提出對產品的採購要求。其次，產品價格是競價的結果，採購商將自己所需的產品信息在網上公布出來，供應商展開價格與質量的競爭，勝者負責將質優價廉的商品送到採購商指定的地點。最後，採購商可以與供應商隨時進行溝通，獲得即時的售後服務。
5、降低採購成本
電子化採購在降低成本方面是全方位的，從物資的價格到各種人工服務費用都將會有大幅度的下降，這主要表現在兩個方面：一方面，採購企業可以通過網路進行全方位的選擇，改變過去人工採購時供應商數量的局限性，企業可以在更大範圍內進行比較，從中選擇報價和服務最優的供應商；另一個方面，採購過程基本可在辦公室通過網路進行，採購與供應雙方大部分面對面接觸將被信息傳輸所代替，可大大節省交易費用，並且可以有效避免暗箱操作。
6、最佳化庫存管理
電子化採購需用計畫從編報到實施銜接緊密，並有效控制，不會產生較大延誤，這樣可使庫存定額達到最最佳化的水平，可以合理降低庫存資金，又可避免不必要的風險。
7、保證採購質量
在傳統的採購活動中，因為有人情、回扣的影響，並且採購的範圍相對較小，只能“貨比三家、五家”，採購中出現質量問題也時有發生，直接影響企業的安全生產和經營效益。在電子化採購的過程中，可以在較大範圍內選擇供應商，可以做到“貨比百家、千家”，找到質量和價格最為理想的合作夥伴的可能性增大。如果對供應商提供信息有疑問，還可以進行實地考察，防止質量事故的發生。
8、提高採購效率
在信息採購的過程中，採購與供應雙方內部的煩瑣手續都將得到簡化，信息傳遞會更快捷、方便，過去要在十天半月才能生成的買賣契約，在電子化採購平台中可以即時完成，這樣就會大大提高採購效率；另外，電子化採購實現了採購信息的數位化、電子化，減少了重複錄入的工作量，也使人工失誤的可能性降到了最低限度。網際網路上信息資源豐富、信息傳遞快捷且費用低廉，不僅能使企業降低採購過程中的搜尋費用和交易成本，也能使其有效地縮短採購周期，提高採購效率。由於網際網路是開放的，網上的競爭是透明的，產品價格的不斷下降已是不可逆轉的發展趨勢，所以信息採購還能使企業獲取廉價供應、節約採購成本，並進一步實現其採購活動的合理化。美國食品巨商RJRNabisco就曾指出，該公司採用傳統的定貨方式，完成一筆定貨的費用是70美元，而採用信息採購方式只需0.93美分，而且採購周期大大縮短、採購效率大為提高。
9、改善物流管理，創造競爭優勢
信息採購雖能為企業帶來諸多益處，但僅靠信息採購，不足以建立和保持企業在競爭中的優勢地位。因為網際網路是開放的，競爭者也能很好地套用信息採購。為創造競爭優勢，企業必須推進信息採購向縱深發展，進一步改善企業的整體物流管理水平。為此，有必要對企業從原材料購進到產品儲運的整個物流過程進行總體規劃，實行供應鏈管理，實現運作過程的重組和最佳化，以加快信息傳遞、共享信息資源，從而有效地協調和控制物料的流動，更好地滿足顧客的需求並儘可能地降低經營成本，最終提高企業的經濟效益。信息採購為企業進一步利用現代信息網路，改善物流管理，實行供應鏈管理，創造競爭優勢奠定了基礎。
信息採購的形式與層次
現時期，企業的信息採購活動有三種形式，它們代表了縱深程度不同的三個層次。
1、網上直接交易
網上直接交易是將傳統的直接交易方式移植到網際網路上進行。企業通過查閱BBS公告板、傳送電子郵件、訪問相關網站等多種方式尋找合適的交易夥伴，洽談具體的交易條件，並最終實現交易。相對於傳統的直接交易方式而言，網上直接交易充分利用了網際網路信息豐富、高效便捷和費用低廉的特點，擴大了選擇範圍，提高了採購效率，降低了交易成本，節約了採購費用，為企業改善物資供應及其管理活動創造了必要的條件。這種方式簡單有效，是實現信息採購的初級形式。目前，許多企業通過這種方式實現信息採購，並取得了較好的效果。
2、網上招標採購
招標是企業實現採購的重要方式。利用網際網路進行網上招標採購，使廣大的供應商都有參與投標的機會，都可在其方便的時間參加投標活動，增加了採購的競爭性和透明度，一個非常突出的特點就是公平、公正。所以，企業不僅可以最佳化採購渠道、節約採購費用、提高採購效率，還能了解供求信息，改善採購和物流管理。網上招標採購比網上直接交易方式有所發展，對企業的內部管理活動也有更高的要求，但效果更顯著、優勢更突出。
3、E-供應鏈管理
供應鏈管理能力是企業競爭的重要戰略資源。在全球經濟一體化和市場競爭日益激烈的今天，提升企業的供應鏈管理能力，對創造企業競爭優勢至關重要。利用網際網路技術進行供應鏈管理，即E-供應鏈管理，將大大改善企業與外部市場的聯繫，有效地實現信息傳遞，降低經營成本，加速資金周轉，增加企業收益，從而提高企業競爭力。在已開發國家，現今有80%的企業使用網際網路進行經營活動，但只有大約7%的企業套用E-供應鏈管理。原因在於其難以模仿。所以，從供應鏈管理角度將信息採購有效整合於企業的整個生產經營活動，形成這方面的核心能力，將為企業創造長期的競爭優勢。
信息採購物流的流程
公司的採購是一項重要的事務處理活動，其處理流程一般如下，如圖所示。Image:信息採購物流的流程.jpg
⑴ 計畫部門與生產部門通過內部的信息系統將年或月份需求信息及時發布到資料庫中，供應部門根據最新需求信息制訂採購計畫。
⑵ 採購方發布求購信息，要求供貨方提供貨源信息、進行報價等。
⑶ 供貨方的到相關的求購信息後，對採購方做出回應，如報價等。
⑷ 根據採購系統內部供應商管理模組和需求計畫，對供應商提供的各種資料信息進行比較選擇，擇優選定一家或數家供應商，或者根據實際需要尋找新供應商，這就需要有一定的審核，確保新供應商的信用度。
⑸ 採購雙方簽訂電子貿易契約。
⑹ 對需立即採購的或已達到批量採購標準的採購申請，依據業務規則生成訂單。
⑺ 採購方向供貨方發放商品訂購單，說明初步確定購買的商品信息。
⑻ 供貨方對採購方提出的訂單信息進行回應，說明有無此商品及商品的規格型號、數量、品質狀況。
⑼ 採購方根據供貨方的回答情況決定是否對訂單做出更改，說明最終確定的採購信息。
⑽ 下達訂單及掌握進貨過程。將訂單通過INTERNET發給供應商的訂單管理系統，供應商發貨後供應部門要及時跟蹤供貨過程。
⑾ 採購方向供貨方提出運輸工具、交貨時間、交貨地點等要求。
⑿ 供貨方向採購方發出發貨通知，將運輸方式、發貨地點等信息通知採購方。
⒀ 採購方將收貨信息通報給供貨方，貨到後供應部門即時通知品質部門驗收，合格後倉儲部門入庫。
⒁ 訂購的產品入庫或服務完成後系統自動生成憑證並向系統提交，供應部門向財務部門提交有關單據。
⒂ 依據規則，系統在發出訂單時或產品驗收合格入庫後，系統會自動地給供應商付款，或者供應部門依據有關收貨單據人工通知財務部門對供應商付款。
⒃ 供貨方向採購方傳送電子發票，採購方收到商品，供貨方收到貨款並出具電子發票。
⒄ 如果在交易過程中，任何一方違約，受損的一方將向違約方索賠。
在信息採購的所有環節中，目前被採購人員使用得最多的是以下兩項功能：
① 發布求購信息，既可在許多專業商業網站上發布求購信息，也可在自己的企業網站上發布求購信息；
② 等待供應商聯絡，有很多推銷人員通過網際網路尋找買主，發現合適的買主後便會留下自己的聯絡方式，有的還會報價及說明可供貨的數量和時間。
信息採購的制約因素及局限性
1、信息採購的制約因素
信息採購作為一種新的採購模式，在政府的大力鼓勵和企業的積極參與下，穩步地向前推進。它的優勢日漸顯露，被越來越多的企業認可，發展前景十分廣闊。但還存在著下列制約因素：
⑴ 計算機的普及和廣泛套用。
⑵ 電信等基礎設施的完善。
⑶ 相關法律法規的制定。
⑷ 信用及信用保障體系的建立。
⑸ 電子支付系統、物流系統、安全系統及其它配套設施的隨後跟進和全面套用。
⑹ 產品的標準化。
⑺ 電信資費的成本。
⑻ 信息資源不能共享，網上採購的各單位都是獨立的信息“孤島”。
⑼ 企業內部物資管理體系的整合。
⑽ 人們傳統採購觀念的轉變。
雖然有不利的因素，但隨著信息採購的發展，都是可以逐步解決的。研究信息採購的生存及發展空間是為了更最佳化地發展信息採購並制定科學的管理辦法。信息採購的發展在於普及，要處理好技術先進和簡單實用的關係，還要考慮競價系統的可擴展性。管理和服務是信息採購發展的主要因素。
2、信息採購的局限性
首先，採購管理是一個極為複雜的系統工程，正如前面敘述戰略採購的背景中所談到的那樣，今天的採購包含的內容較為廣泛，既有成本控制、及時採購的要求，又有供應市場的調查、夥伴關係建立等等要求，不僅如此，作為企業價值鏈組成部分的採購活動，往往又與企業其他管理領域發生各種互動行為，所以，合理採購體系的建立不是推行電子商務一方面就能解決的，相反，信息採購的順利開展和績效的體現，有賴於整個企業管理的規範以及競爭行為的規範，甚至行業巨觀經營體制的健全，脫離了這些最基本的管理規範和良性經營環境的建立，信息採購可能不僅不能發揮應有的作用，反而會加劇企業經營的難度和風險；
其次，信息採購儘管是當今企業採購領域的發展趨勢，但是這並不說明信息採購完全適合於所有的行業和產品，因為基於公開競價招標的採購形式不一定適應於高附加價值、供給不充分的產品，所以，如果不講條件地推行信息採購，其結果只會出現福特汽車公司的一個主供應商談到的“電子商務交易是一個冷冰凍的平台，它把具有巨大潛質和增值能力的企業踢得很遠……如果強行推行信息採購，那么只有選擇交易退出”。
我國企業實施信息採購的主要特點
信息採購是實施電子商務的基本內容，也是我國當前實施電子商務的重點。電子商務發展的初期，主要是為了適應貿易活動的需要，通過實施電子商務或電子數據交換，使貿易活動更便捷、更準確、更及時，在大大地提高工作效率的同時，又顯著地節省交易費用。所以，信息採購被廣泛套用。根據我國國情，當前企業實施信息採購的主要特點是：
⑴ 信息採購的流程設計，必須充分考慮企業現狀，應有較大的靈活性，且便於操作，並能通過實施信息採購，逐步重組企業業務流程，這樣信息採購才會有生命力。
⑵ 基於電子認證和電子檔案還沒有法律保護，在生成電子契約的同時，目前仍需保留書面契約。
⑶ 目前尚不能全面實施網上結算，為避免企業風險，仍需堅持網下結算。
⑷ 當前市場規則還有待進一步規範，為了避免網上欺詐行為的發生，可實行會員制度，不與不了解的客戶做交易。
信息採購的套用
信息採購的基本手段建立電子數據交換系統（EDI）。利用EDI可以及時、準確地掌握供應與需求的情況，按照準時物流的要求，採購或物流中心可以很快做出物流的決定。通過建立EDI系統，上下游產業之間建立了電子自動訂貨系統和實現了決算、檢驗、庫存的電子化。
通過EDI系統，物料供應商可以獲得許多優點：⑴ 通過掌握需求方的信息，可以在某種程度上有計畫生產，從而減少庫存；⑵ 由於實現了電子化，可以減少銷售費用，比如沒有傳票了，減少了傳票成本；⑶ 由於信息的同步化，可以減少錯誤生產和供貨，也可以向需求方及時反饋情況，讓需求方了解生產狀況；⑷ 在供應商與採購商共同開發商品的時候，通過信息互通可以加快開發速度。
EDI系統給採購方也帶來了不少好處：⑴ 由於採購數據直接傳輸給物流中心，可以防止由於物料供應不及時帶來的損失，例如日本日化生產企業花王與零售商佳斯客在建立EDI後，佳斯客的缺貨率減少了一半；⑵ 通過電子訂貨系統實現了自動採購，提高了商品周轉率，佳斯客的庫存周轉率提高了30%；⑶ 削減了流通成本，採購方不需要建立庫存從而大大節約了費用。
建立EDI系統對物流企業來講也有很多好處：⑴ 實現了物流作業的集約化。需求方為了降低成本和庫存，只在必要的時間、按必要的數量、採購必要的商品，這就使物流企業出現多頻率、小批量配送的勢頭，但這種配送方式導致配送次數和車輛增加、加劇交通擁擠和廢氣增加等問題。物流企業EDI系統掌握了更多及時的信息，從而可以在配送中更加集約化；⑵ 為物流企業自身減少庫存，甚至實現無庫存創造了條件。物流中心最大的負擔是庫存較多，建立EDI系統後，各生產商將貨物送到配送中心後進行點檢，然後按照採購要求直接用運輸工具送到物流中心的出口，卡車司機馬上將貨物運到商店，物流中心也實現了無庫存化。這種技術在國外稱為“交叉對接”；⑶ 利用EDI還可以做到共同配送。傳統的物流配送是以專業的品種和單一的貨主為對象的，這就造成了運送設施的浪費，如果獲得了更多的信息就可以實現混合配送與共同配送。混合配送就是將食品、日用品、酒、化妝品等同時配送，共同配送就是物流中心同時給兩家以上的競爭貨主進行配送。
