一、 綜述
目前，許多企業採用了一種基於外庫的企業物流模式。採用這種物流模式，企業基於以下幾個原因：
1．企業不需要建設大量倉庫，節省大量的財務費用。比如某大型企業現在建有2萬平方米的倉庫，光建築成本、裝修費用、貨架、叉車、托盤等每平方米的成本最少要3000元。相當於投入了6千萬元的固定資產成本，就算把這個固定資產抵押到銀行貸款，每年的利息都需要480萬元左右。因此如果不建設倉庫，節省了管理倉庫的工人工資，還多了大量的流動資金，加快了企業的發展速度，降低了企業的經營風險；
2．企業的原材料與產成品如果放在外庫，則在淡季時，可以節省物流人員的勞動力成本，倉庫租金不需要支付，設備不再閒置，節省大量的成本；
3．由於外庫的物流管理相比較企業的物流管理更專業、更高效、更安全，因此企業的物流管理相當於上了一個台階。
企業採用基於外庫的企業物流模式，對於外庫有較高的物流管理要求。一是要有一定的倉儲能力。企業的原材料與產成品如果放在多個外庫，無論從物流的成本角度，還是從各外庫的物流協調角度，企業都將是不堪重負；二是要有一定的物流設施，如企業與外庫之間的短駁設施是必不可少的；三是信息技術的套用，應該具有與企業信息管理系統無縫連結的能力。
由於企業外庫這種項目的投資較大，因此必須加強物流管理水平，才能取得企業的信任，吸引眾多企業使用外庫作為企業物流模式之一，才能逐步收回投資，達到預期的盈利水平。
正是在這個背景下，企業外庫具有了建立管理信息系統的需求，使企業外庫能夠高效運作，儘量避免物流的呆滯甚至出錯，服務好企業，同時為自己創造良好的盈利。
二、 系統功能
企業外庫管理信息系統（以下簡稱系統）除了一般物流系統所具有的功能外，還需要具有與企業無縫連結的功能，這就是其特殊性。與通常意義的物流管理有所區別的是：外庫只需完成企業內庫相同功能，對運輸而言也就需要一些短駁。因此外庫的倉庫管理制度與企業內庫基本相同，區別是外庫不需要對倉儲貨物本身進行倉儲貨物的金額核算；
1．系統服務。指一些常用信息的預先定義，便於在其它功能內快鍵選擇輸入。
1.1．倉儲對象（貨物）基本定義。由於外庫的倉儲對象（貨物）會涉及到各個不同類型的企業，因此貨物的基本要素定義既要能夠唯一識別管理對象，又要滿足與企業信息管理系統無縫連結的信息需求；
1.2．客戶定義。指對外庫所涉及到的所有客戶要素的定義。一般意義上客戶即為倉儲貨物的所有者，為滿足與企業信息管理系統無縫連結的信息需求，也可提供其他客戶要素進行定義；
1.3．項目定義。對系統常用的一些項目定義。例如，貨物的類別，倉庫的名稱等項目，便於快鍵選擇輸入；
1.4．貨位定義。大型倉儲的貨物縱橫交錯，為便於識別，往往給予貨位名稱，一般用數字及英文字母混合構成。貨位也可以按照企業信息管理系統的要求定義；
1.5．產地定義。為滿足與企業信息管理系統無縫連結的信息需求，要定義貨物的產地，便於輸入時選擇；
2．入庫管理。入庫包括客戶貨物入庫，庫位調整，入庫的各種查詢、統計。
2.1．入庫單管理。根據倉儲貨物的所有者即企業方的指令，倉儲管理人員進行貨物入庫的作業，同時根據入庫貨物的原始資料進行入庫單的製作。入庫單可以是電子文檔的形式或者紙質憑證形式給予企業方認可，並且可以通過系統接口傳遞給企業方的企業信息管理系統進行處理；
入庫單一旦確認，系統自動將入庫貨物轉為增加庫存，以進行相應的庫存管理；
2.2．入庫庫位管理。貨物入庫後，由於貨物入庫的人工作業關係，不一定能夠馬上確定貨位，因此需要對入庫的庫位調整處理；
2.3．入庫查詢管理。系統可以按各種方式進行入庫綜合查詢及明細查詢，包括分時間段、分庫位、分品種、分客戶等；
3．出庫管理。出庫包括客戶貨物出庫，出庫的各種查詢、統計。
3.1．出庫單管理。根據倉儲貨物的所有者即企業方的指令，倉儲管理人員進行貨物出庫的作業，同時根據出庫貨物的原始資料進行出庫單的製作。出庫單可以是電子文檔的形式或者紙質憑證形式給予企業方認可，並且可以通過系統接口傳遞給企業方的企業信息管理系統進行處理；
出庫時按系統提供的庫存及先進先出等出庫方式選擇出庫貨物，並由系統提示庫位，方便人工出庫作業；
出庫單一旦確認，系統自動將出庫貨物轉為減少庫存，以進行相應的庫存管理；
3.2．出庫查詢管理。系統可以按各種方式進行出庫綜合查詢及明細查詢，包括分時間段、分庫位、分品種、分客戶等；
4．庫存管理。庫存包括客戶貨物庫存調整，移庫管理，庫存的各種查詢、統計。
4.1．庫存調整。當有各種原因造成庫存錯誤時，系統自動進行庫存調整，使庫存保證正確。外庫是不存在盤盈與盤虧的，如果是企業的原因造成庫存實物與賬面數有差異，則通過入庫來調整相應貨物的庫存，如果是外庫的原因造成庫存實物與賬面數有差異，則經過企業同意後，也通過入庫來調整相應貨物的庫存；
4.2．移庫管理。為確保外庫的倉儲容量有效使用，需要適當調整庫位，系統是通過移庫管理來實現。移庫可以是電子文檔的形式或者紙質憑證形式給予企業方認可，並且可以通過系統接口傳遞給企業方的企業信息管理系統進行處理；移庫處理不對已入庫貨位與已出庫貨位產生影響；
4.3．庫存查詢管理。系統可以按各種方式進行進出存綜合查詢及明細查詢，包括分時間段、分庫位、分品種、分客戶等；進出存明細即可視為外庫與企業的倉庫明細數量賬。
5．費用結算。費用包括倉儲費、運輸費、力資、拆箱費等各種費用。費用的各種查詢、統計。
5.1．費用統計。根據入庫單、出庫單等原始數據，以及庫存數據，進行倉儲庫存數量、短駁車輛出車車次、裝卸貨數量、貨櫃拆箱等統計，以核算倉儲費、運輸費、力資、拆箱費等各種費用；費用是按日核算、按月統計；
5.2．費用查詢管理。系統可以按各種方式進行費用綜合查詢及明細查詢，包括分時間段、分客戶等；
6．客戶接口管理。滿足與企業信息管理系統無縫連結的信息需求；
6.1．企業方的入庫指令導入。根據企業方的入庫指令導入，可以直接生成入庫單；
6.2．企業方的出庫指令導入。根據企業方的出庫指令導入，可以直接生成出庫單；
6.3．外庫庫存數據導出。根據企業方的數據要求，將外庫庫存數據導出給企業；
系統每一種數據的操作，都包含數據的添加、修改、刪除、列印、查詢等基本功能。
根據外庫的特點，數據的設定不僅僅滿足外庫自身的管理，也包含了企業對其貨物（原料、產成品）的追蹤與管理，因此系統提供了貨物（原料、產成品）的批號或序列號等標識管理；在庫存計量單位上，不但使用貨物的基本單位，同時使用貨物的包裝單位，既滿足外庫核算的需要，又滿足企業物流的需要；
系統可使用條形碼管理貨物的入庫、出庫、庫存檔點等操作，支持一維條形碼及二維條形碼的處理，支持條碼槍的數據下載與上傳；
三、 系統實施效果
前已所述，企業外庫作為一種企業物流的模式，企業與外庫雙方默契、高效、安全無誤的運作，就能體現出其優越性；
1．系統在實施後，企業可將外庫視同企業內庫，直接向外庫發出入庫與出庫指令，由外庫進行信息處理，根據系統信息管理平台提供的入庫、出庫信息及相關庫位信息，倉庫管理人員有條不紊的進行貨物入庫、出庫等作業，強化了倉庫管理執行力。
2．系統在實施後，貨物儲存空間的管理可以根據其庫存物品的不同，而具有其個性的管理原則，特別是可以按企業要求，依據先進先出的原則。由於一般大型倉庫的庫位較多，而且往往按三維空間劃分，因此提高庫位效率、保證貨物安全是系統實施目標。系統在實施後，庫位與貨物間關係相對人工較容易定位，不但可以按貨物品種分類管理，甚至可以按貨物的批次（批號）管理，方便企業對其貨物單品的跟蹤追索；
3．系統有關入庫、出庫、庫存等信息都是互相制約，因此相對保證了信息的正確性；有關貨物批號等數據可自動生成，減少了出錯的可能性；
4．企業的貨物在外庫入庫或出庫後，在外庫入庫或出庫憑證等資料送達企業前，可通過電子文檔或其它實時通訊手段及時給企業預確認，避免由於信息的延遲而提高了錯誤糾正的成本費用。
5．外庫的貨位存儲的貨物是動態的，存儲周期相對外庫是不可控的。因此，需要經常根據系統提供的貨位信息進行內部移庫操作，使得有限的倉庫容量高效的利用，貨位最佳化管理同時為外庫的貨物盤點提供方便；
6．一旦使用條形碼（無論是一維還是二維條形碼）對貨物進行管理，將極大的提高倉庫管理效率，降低倉庫管理成本，提高倉庫管理信息的正確性、及時性、完整性，特別是企業的貨物本身具有條形碼的狀態下；
