中小企業信息化建設規劃 前言：
但是，現在中小企業搞信息化管理存在一些盲點。正是這些盲點，影響了信息化管理在企業中的效果，而一些地方並沒有專業從事計算機信息建設顧問與規劃的專業人員，使越來越多的企業感到盲目，不知道如何是好，請一個專職的網管，只能解決工作中遇到的問題並不能真正實現企業信息化的飛騰，讓很多企業領導都感到頭痛，筆者在計算機領域專業從事企業信息化研究，現任仙騰網路企業信息化建設顧問，就中小企業信息化建設中的問題和相關內容作具體講解希望能夠幫助企業認識信息化建設的重要意義：
一、 企業信息化建設概念：
企業信息化是利用計算機信息技術加強企業管理的一種手段，在一定程度上利用計算機技術、計算機網路技術、計算機軟體技術、和資料庫技術集成化，綜合利用幫助企業管理生產經營活動中的所有信息，實現企業內外部的有效利用，用以提高企業經濟效益和市場競爭力、提高管理水平、開發能力、經營水平的過程---我們稱之為企業信息化， 企業信息化是一個過程，信息化水平是一個標準。
二、企業信息化對企業的發展的影響
企業信息化的重要性已經不是一個認識問題，當企業發展到一定的階段，常規的管理顯然已不能滿足現實發展的需要，所以如何實現規範化、標準化的管理來提高企業經營效益，就成為一個新的議題。企業一直要面臨來自各方的挑戰，包括市場需求、銷售渠道、人才流動，資金周轉等等方面。今天IT技術的發展能夠幫助企業積極應對這些挑戰，提高企業競爭力，並為企業帶來更多更穩定的新業務。隨著業務的快速成長，信息化建設也越來越受到企業的重視。企業如果不建立與之相適應的網路平台、業務平台、管理信息系統，就很難在這個競爭日趨激烈的時代獲勝。 巨觀上來看企業信息化是一個趨勢，計算機早已取代算盤並取代一部分傳統的信息記錄方式 ，由於工作的環境，所以我們經常用到掃描設施和文字識別軟體，這樣大大提高了我們工作的效率，讓最新的資料在第一時間展現在讀者面前。我們進入了新數字辦公的時代。而電腦技術以及網路技術的創新，以及增強性技術的進一步套用，有助於增強我們公司數位化辦公套用的協作性、移動性、安全性和可管理性.快速 高效 富有現代化；短期看 企業的信息化需要一定的投入。但是長遠看來 ，一個成熟的企業信息化體系對企業的成長和管理有著非常的好處和利益。 企業的信息化就是用計算機手段去實現企業的管理運作，其業務流程、實現方法和原來都有變化，所以信息化的企業管理和非信息化的企業管理是不一樣的。企業信息化不是模擬現有管理方式，而是對現有管理模式進行結合和變革。企業在實施信息化時應做好業務流程、管理模式等變革的準備，以及做好將來人員崗位設定和調整的準備, 使企業在管理模式、業務流程、組織結構和績效考核等方面有明顯改進、提高和創新。 . 貼合企業實際需求，實行通用化的產品設計，充分體現企業規範管理、提高辦公效率的核心思想，為用戶提供一整套標準的辦公自動化解決方案，以幫助企業迅速建立便捷、規範的辦公環境，迅速提升企業的管理和信息化套用水平，並降低投資成本。 信息化的目標非常明確，不是為了形象不是為了趕潮流，確確實實是為了提高運營水平而提出建設信息系統；而且運營績效的目標非常明確，提高訂單回響和周轉時間，提高客戶服務的滿意度。 企業信息化是一個系統的過程。不象買機器設備只要買過來按照說明書一裝就可以了，企業信息化系統的導入更多的是作業方式和理念的導入，我們講的也是理念問題，仙騰網路立足之初，就考慮到現在社會水平和企業競爭力的引入，專業而細緻的研究了一系列計算機信息管理技術提高企業信息化建設服務，充分了解及分析了企業需求與市場結合，憑著這一個理念仙騰網路走進了各箇中小企業，我們講的是理念和技術的實踐性。
三、目前中小企業信息化出現的狀況
1）認識不夠
我們所講的認識不夠，一方面是對企業內部管理的認識不夠，另一方面是對企業員工認識不夠，企業要發展就需對企業作一個長期和短期的規劃，這要求我們對企業內部及外部關係有個充分的認識，針對具體情況領導者需作分析及重要部署，各部門職責規劃與管理模式。對於企業員工，我們應有個充分的了解，了解其在工作上的態度，現在很多企業講就的是結果而不是過程，其實往往過程才是企業對員工最基本且重要的認識，員工是企業的生力軍，要讓這支生力軍在工作中突出自己的生力為企業創造出應有的價值。領導者應了解員工對工作的態度與工作計畫，這樣才更有利於為企業培養一批優秀人才。
2）企業流程不能充分體現
流程對企業的運作和管理將會產生根本性的影響，並不是所有企業的管理者都能夠深刻認識到這一點。
雖然，每一個企業都在經營過程中，迫於某種需要，自覺和不自覺地建立了一些流程（一般反映在規章制度中），或者自然形成了一定的運作習慣。但是，由於未能系統地、深入地研究流程，至使低效流程、斷口流程、部門流程等現象普遍存在，嚴重影響了企業的運作效率和效果。
3）未重視其自身企業文化的建設
多數中小企業都有不夠重視企業文化的情況，有些中小企業的管理者總是認為企業文化是大企業的事。實際上，無論什麼企業，無論你是否意識到，每個企業都存在一種文化氛圍。這種實際存在的文化氛圍，要么是有益的，要么就是有害的。企業文化是每個企業都不能迴避的一個管理問題。
依靠制度可解決一些管理問題，但不能解決全部問題。人們的觀念、價值觀往往決定著人們的行動。一個企業如果處於錯誤觀念的籠罩下，就將會使正確的行動寸步難行。所以，不重視企業文化的建設，可能會對企業帶來長遠的、根本性的傷害。
4）生產流程未能有效管理
對進、銷、存、資金沒有一個整體管理，筆記切身體驗很多企業任還採用傳統的手工作帳方式，大大的降低了企業管理及生產效率，未有一個整體思路幾者相互之間的關係，於是就出現了五亂現象---採購環節亂、倉庫管理亂、業務行銷亂、生產管理亂、賬務賬目亂。
5）企業員工流失量大，增加了企業資料風險
員工流失也是很多企業容易忽視的盲點，員工的流動勢必會給企業帶來影響，企業長期過高的流動定會給企業的發展形成很大的阻力。就短期而言也是會造成人事管理的成本的大幅度上升，給企業帶來不良的影響。特別是當員工流失率過高時，肯定對企業會造成不利影響，例如招聘的壓力、客戶資源的流失等等。員工流失造成的不良影響大致分為3個方面：一是成本上升，包括培訓費用、薪資以及招聘壓力；二是潛在威脅，如商業秘密的流失和客戶資源的流失，特別是一些高層銷售人員的流失；三是增加管理難度，在其他員工心中留下不好的印象，從而影響氛圍。員工流失會給企業增加運行的管理成本費用。除了上面我提到的有崗無人的低產值和招聘培訓新進員工的費用外，還有無形的負面影響。過高的員工流失對企業其他在職人員的負面影響，使企業增加了額外的管理成本。在民營企業里，通常情況下部門的一個技術人員或是管理人員外流，都會或多或少地帶走幾個“熟人”，人一走就會造成連環的負面不良影響。
以上幾點，是筆者的切身體會，如果一個中小企業能夠解決上述幾點，就可為企業管理打下良好的基礎，就建立了進一步提升和良性的發展平台。
四、如何加強企業信息化管理
信息化管理是現代企業管理的一項重要的工具，是企業的經營管理理念和方法的載體。信息化管理的主要內容是企業資源計畫，其主要作用有兩個方面：一是對外有效利用和整合資源；二是對內實行科學管理，提高工作效率。因此，要做好信息化管理工作，必須做到以下內容：
1.信息技術在企業中的套用提高了企業的業務流程的自動化程度，業務流程中的一些環節被省略或合併。而且隨著電子商務的發展，企業間交易的自動化程度也將得到提高。內部控制的具體實施是根據業務流程的各個環節以及交易方式來進行的，因此，業務流程的自動化不可避免地對內部控制的各個要素以及控制理念等產生不同程度的影響。
2.企業信息化改變了數據和信息的獲取方式。傳統方式下，原始數據的獲取靠的是企業員工肉眼觀察、手工計數或使用儀器測量。在信息化條件下，可以利用感測設備全自動地獲取所需的數據或信息。例如：用裝有重量感應裝置的貨架自動測量存貨數量、用自動監控裝置代替值班人員等等。利用自動感測設備具有高度自動化、準確性高、24小時不間斷、數據實時獲取、不受惡劣環境影響等優點，為企業實施更有效的內部控制提供了基礎。
3.企業信息化改變了信息存儲的方式，存儲介質由紙變為磁碟或光碟。與紙介質相比，磁介質或光介質具有存儲密度大、擦寫不留痕跡的特點，對內部控制的影響是雙方面的。存儲密度大使得企業可以集中保存數據和信息資源，便於對其加以保護，但一旦毀損或被盜將使企業遭受更大的損失。擦寫不留痕跡使得數據被篡改的可能性增大，需要加強內部控制。
4.企業信息化提高了信息處理的效率。在信息化環境下，藉助計算機的高速處理能力，能夠使得信息處理的速度大為加快，效率大為提高。然而，這對內部控制的影響也是雙方面的。一方面，信息處理效率的提高有利於企業實施更複雜更有效的控制措施和控制方法，提高內部控制的效果和效率。另一方面，藉助高速的信息處理能力，企業員工或管理當局造假的能力也能得到提高，例如：利用隨機數產生程式偽造應收款項或存貨的金額、利用報表編製程序快速編制多份虛假財務報表等等。這又要求企業加強內部控制。
5.企業信息化改變了信息的傳遞方式。信息化環境下的信息傳遞，改變了手工環境下的傳票、報告、電話等方式，利用電纜、光纜、無線電波等以光速傳遞信息，而且傳遞的信息量遠非傳統方式可比，為企業加強內部控制提供了基礎。但如果信息傳遞過程中受到了阻礙或破壞，也將給企業帶來更大的損失。
6.企業信息化提高了信息的集成性。在完善的企業信息系統的支持下，企業領導足不出戶，就能夠在電腦螢幕前對遍布世界的跨國公司了如指掌。輕點幾下滑鼠就能成交生意、調動資金、指揮員工。企業信息系統為企業加強內部控制提供了基礎，同時也對企業的內部控制提出了更高的要求。
7.企業信息化提高了信息的價值。在資訊時代，人們對信息資源的利用能力得到提高。人們已經認識到企業的數據和信息資源，是企業最寶貴的資產之一。而信息是無形的，與有形的資產相比，對信息的竊取更隱蔽，更不易被發現。這要求內部控制不但要保護有形資產，更要對企業的數據和信息資產加以保護。同時應當針對信息的特點，採用有效的保護措施。
8.企業信息化將對人造成一定的影響。在信息化環境下，人們可能越來越多地通過計算機網路進行聯繫和溝通，人與人之間的直接接觸將有所減少。網路世界的無形性和匿名性將對人的心理造成一定的影響，從而影響控制環境。
五、信息化實現的目標
企業通過信息化建設，應創造出一個 集成的辦公環境，在真正意義上實現，提高辦公效率，使所有的辦公人員都處於同一個辦公桌面的環境下一起工作，擺脫時間和地域的限制，實現協同工作與知識管理。管理更加規範化、現代化，實現輕鬆管理，並能充分利用現有資源來有效提升企業的無形資產，從而帶動整個企業迅速發展。具體來說主要實現目標有以下幾點：
1）建設一個可保障性的網路平台
網路平台的建設應規範化、現代化、可擴展化，網路平台是辦公平台的基礎，應具備，穩定性、及時性、鍵壯性、安全性。
2）真正提高工作效率、促進工作效果
★ 加速信息流轉，節約辦公時間 無論您身處總公司還是分公司，無論您們是否在同一間辦公室工作。都能讓您感覺和同事們在一個辦公室工作為企業提供一個良好的溝通工具，使大家方便快捷進行工作中的交流與討論，實現企業內部的日常協同辦公，使企業的個人與個人之間，部門與部門之間，及總部與分部之間形成緊密有機的統一結合。
★ 隨時隨地都可辦公 實現遠程辦公和移動辦公，無論您身處何地，都可藉助網路的力量隨時投入到工作中來，有效地把握辦公的工作進度與狀況，及時針對工作中出現的問題，提出有效改進建議，以免事出後再彌補，即便出差在外也不會耽誤工作。
★ 合理統籌高效開展工作員工不用為某件事而幾次跑到相關人員辦公室辦理，從而節約出更多的時間和精力讓其集中在更重要的事情上來。領導也可利用空閒時間安排自己一天需完成的工作，據需辦事宜的重要程度來安排自己的工作，以免在工作中不斷的被一些非緊急事宜打擾。
★ 快速準確查詢檔案資料 實行電子文檔管理，方便快速查找閱讀相關檔案。而不用為找一份檔案花上很長時間，可隨時隨地調閱並列印出來，及時為您的決策提供參考。
★ 方便領導同各級員工的交流與溝通 多種途徑、多種方式，使企業的管理者同企業員工保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給企業發展帶來的羈絆。
3）管理規範化
★ 監控工作進度 掌握工作狀態 及時有效監控各部門工作進度情況；實時全面掌控各部門的工作辦理效率狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯。系統將記錄每個工作完成流轉監控狀態。
★ 明確各人職責 增加責任感 幫助企業明確賦予各崗位的許可權，任何人都不可越權處理工作，使得各自責任明確，落實到人，查有所依；杜絕工作中出現職權不明相互推脫扯皮現象。解決多崗位、多部門的協同工作問題，實現高效協作辦公。
★ 按許可權職能分類管理不同等級資料 根據檔案性質及保密需要，不同的人員享有不同的訪問與操作許可權，有效地確保數據的安全與完整，使得各項資料得以不斷積累和有效共享利用，發揮效益。
4）減少辦公開支，降低管理成本
★ 節約紙張 節省時間 減少差錯 相關資料的傳送，任意指定收信人，直接傳送給所需人，而無需任何中間環節，無需列印出發給相關人員，縮短辦理時間，節省辦公開支，減少差錯率，提高整體工作效率。
5）最大化地利用現有資源
★ 硬體資源 充分利用企業現計算機和網路資源，真正意義上實現無紙化辦公，減少辦公費用，提高辦公效率，不僅僅是停留在最初簡單的打字文字處理、檔案共享、上網階段。而充分發揮了使用計算機的實質意義。
★ 經驗資源 充分利用老員工的工作經驗幫助新進員工快速進入工作狀態，起到很好的工作銜接作用。
★ 知識資源 將優秀員工、優秀思想、優秀方式、優秀資料提供給員工共享學習，實現知識與工作經驗的積累共享與再利用，使新員工最快進入工作狀態，使全體員工的業務不斷的熟練。使每位操作者都可以在辦公自動化系統中快速的獲得各種知識，提高業務水平快速積累工作經驗，因培訓期是有限的，因此賦予他們一定的許可權查看工作的相關文檔，從而達很好的了解公司，快速投入工作。
★ 人力資源 可動態記錄公司全體員工的個人情況，以及員工在公司的表現狀況和發展狀況。進行分類歸檔動態管理，便於資料的查詢、調閱等。
★ 提升形象、建立信譽、引以為榮 信息化建設 、線上辦公的實施無形中增強了客戶的信譽感、增加了員工的自信心，增強企業的凝聚力，消除員工對公司的發展而擔憂，建立長期信心，讓員工親身感受到企業的不斷發展，心中的信念存在。員工感覺身為這樣企業中的一員而感到自豪，為企業真正進入信息化時代、電子政務和電子商務時代建立競爭優勢。
