1、 業務藍圖設計的原則:
1) 站在客戶和流程使用者的角度設計方案。切勿一個流程中涵蓋多個業務處理,不易於用戶理解和遵循。
2) 每個流程方案的設計,與客戶公司崗位分工相結合,要確定具體執行者,必要時配合變革管理。
3) 流程方案設計過程是不斷內部自我否定,確保交付給用戶的是一個清晰且可以和實際業務操作配合的流程方案,同時要得到流程負責人書面的簽署與確認。
4) 各業務流程設計中要考慮關鍵性的表單和報表做配合,作為流轉和分析的依據。
2、 關鍵業務流程方案設計:
1) FI相關的重點設計:FI相對各家公司都比較規範和一致,流程概念較弱。
會計科目表:要根據用戶現行的科目體系,配合SAP必要的要求,比如GR/IR、各種差異與調整科目等,設計出符合未來需求的科目體系,並且嚴格定義每個科目的使用規範和核算範圍。
備選科目和合併科目要根據需要進行設計,如果要在本地會計準則之外出具符合其他會計準則的報表,可以通過備選科目並藉助特殊用途分類賬實現。如果要使用合併報表功能,可以考慮建立合併科目表。另外會計科目是分兩個層次維護的(科目表/公司代碼),相應分工也要明確,尤其是集團性公司。
應收與應付流程:包括收款與清賬流程、付款與清賬流程、未走後勤模組而由財務直接處理的零星發票記賬流程以及各種對賬流程。比如清賬是採用部分還是剩餘法需要確定,因為可能會影響對賬報表的取數規則、應收票據的背書、貼現等特殊處理流程。另外員工作為供應商管理,其借款與報銷流程也是重要流程。同時結合SAP的特性,要確定要用到哪些特別總賬標誌,實現科目統馭管理。
固定資產管理流程:要考慮固定資產主數據維護、資產購置流程(走FI直接購置還是MM採購流程購置)、在建工程資本化流程。資本性支出預算管理(用內部訂單還是WBS實現預算管控)以及預算變更與調整流程。固定資產日常交易都是通過業務類型實現的,可結合客戶實際單獨建立符合其賬務處理要求的業務類型。另外折舊方法的設計是最複雜也是最重要的內容,要設計折舊錶、折舊範圍、折舊碼以及定義每種業務處理時總賬科目。
2) CO相關的重點設計:CO的設計要考慮公司產品或服務特性以及MES系統實際情況。
利潤中心與成本中心:如果管理上需要單獨分析某一業務單元盈利情況,可以考慮利潤中心分開建立,但不是一定要通過利潤中心實現,也可通過其他維度。按利潤中心出具損益表是相對比較簡單,但要按利潤中心出具資產負債表就比較繁瑣了。
成本中心設定,如果是管理類的,可以參考公司組織架構進行設計,但如果是生產類的,就要考慮成本核算精細化程度以及SAP每個成本中心只能定義6個作業類型的功能限制以及PP工作中心設計情況綜合考慮。
分配與分攤循環:發生的間接費用,是需要按費用性質與受益情況在不同成本中心間進行分配,最後通過成本中心提供作業,由生產訂單來吸收承擔。需要設計分配順序以及分配標準等因素。
標準成本制定的流程:對於新產品,其標準成本是如何確定的,要有明確的流程包括BOM與Routing相關量化指標如何提供。產品標準成本準確性直接決定了成本差異大小,從而影響實際成本準確度。
CO月結流程中除了設計標準的操作和步驟,更重要的是確定月結執行前check list,因為CO數據都是來源於後勤與財務,對業務數據檢查是重點,而CO本身的操作流程倒不是最重要的。
3) MM相關的重點設計:MM設計要考慮CO與SD PP的相關需求。
物料編碼與庫位設定:尤其是物料編碼是最核心最重要的,要明確定義哪些物資是要庫存管理,哪些是直接費用化管理。庫存管理的一定要編碼建立主數據,費用化的就不需要。
採購處理:採購申請是在系統內還是系統外,如何審批。定義不同業務(原料、資產、外包服務)採用何種採購處理流程和訂單類型。採購收貨數量容差控制等問題。
庫房管理:庫房的收貨和發貨涉及不同類型的處理,除了定義系統流程,更重要的是建立庫房管理制度以及相應的流轉表單。確保帳實相符是最核心原則。
發票校驗流程:確定發票校驗的崗位要符合職務不相容原則,確定發票價格與數量的容差控制。
4) SD相關的重點設計:要考慮稅務要求、成本與利潤分析的相關要求。
客戶與信貸管理:客戶主數據的分類規則是非常重要的,在設計時首先確定用戶對客戶有哪些分析維度的要求,然後確定如何規劃分類,因為有些維度並不一定要通過客戶分類反應,而是可以在主數據中通過特性欄位滿足的。另外信貸管理,尤其是集團公司,是集中信貸管理還是分散管理,涉及了信用控制範圍的設計,以及信貸凍結與釋放的流程與審批表單、信用控制點的確定(訂單時/發貨時)。對於集團企業,客戶還要考慮如何避免重複建立的問題。
價格管理:分析現行的價格確定是按客戶+產品,還是有其他更靈活的定價維度。以及報價是含稅還是不含稅報價。對於單價極低的產品考慮按一定批量數作為價格基數,避免價格小數位數不足。尤其是代工服務企業的報價非常靈活,在確定好定價維度後,還要考慮這些維度的信息在訂單中如何取得。
訂單與發貨和開票:銷售訂單是整個銷售業務的源頭憑證,決定了客戶、產品、數量、價格等重要信息。對於按單生產(MTO)或庫存式生產(MTS)企業,其銷售訂單管理流程也是有差別的。銷售開票要符合稅務要求,包括與金稅的接口邏輯。發票的紅沖退回、折讓處理對於月末已發貨未開票的產品如何處理(虛擬發貨取消/寄售方式處理等)等特殊情況是關鍵。
5) PM相關的重點:設備維護功能要考慮設備與FI固定資產的關聯的實現。設備功能位置與維修工作中心設定。預防性維修與日常維修的處理流程,維修申請單記錄的內容與狀態管理,以及維修訂單如何收集各種維修費用,維修訂單領料流程等。