第一條 為規範黔西南州各級黨政機關、各級國家綜合檔案館歸檔電子檔案的移交和接收工作，保障電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《黔西南州檔案管理條例》、《電子檔案歸檔與管理規範》及有關政策法規，結合工作實際，制定本辦法。
第二條相關術語和定義
（一）電子檔案
指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理,並在通信網路上傳送的檔案。
（二）歸檔電子檔案
指具有參考和利用價值並作為檔案保存的電子檔案。
（三）背景信息
指描述生成電子檔案的職能活動、電子檔案的作用、辦理過程、結果、上下文關係及對其產生影響的歷史環境等信息。
（四）元數據
指描述電子檔案數據屬性的數據，包括檔案格式、編排結構、軟硬體環境、檔案處理軟體、字處理和圖形工具軟體及字元集等數據。
（五）邏輯歸檔
指在計算機網路上進行，不改變存儲方式和位置而實現的,將電子檔案的管理許可權向檔案部門移交的過程。
（六）物理歸檔
指把電子檔案集中下載到可脫機保存的載體上，並向檔案部門移交的過程。
（七）電子檔案的真實性
指把電子檔案的內容、結構和背景信息進行鑑定後，確認其與形成時的原始狀況一致。
（八）電子檔案的完整性
指電子檔案的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損。
（九）電子檔案的有效性
指電子檔案應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性。
（十）電子檔案的遷移
指將源系統中的電子檔案向目的系統進行轉移存儲的方法和過程。
第二章移交接收範圍及內容
第三條移交、接收範圍
（一）各級黨政機關和應向國家綜合檔案館移交檔案的社會團體、企事業單位及各級國家綜合檔案館。
（二）各級黨政機關單位按照本辦法，定期向檔案行政管理機構報送電子數據。
（三）各級黨政機關單位將永久、定期30年保管的歸檔電子檔案移交至同級國家綜合檔案館，進行集中管理。
（四）撤併單位的電子檔案應按規定向接管單位或同級國家綜合檔案館移交。
第四條歸檔電子檔案移交接收內容
（一）各立檔單位形成的屬永久、定期30年保存的電子檔案全文及檔案級目錄、案卷級目錄。
（二）歸檔電子檔案同時保存《歸檔電子檔案登記表》（參見附錄一），並附有紙質拷貝件；描述產生歸檔電子及運行過程中說明、結構信息、背景信息等各種數據關係及結構的元數據檔案；相應的支持軟體及有關材料。
（三）如果檔案形成單位採用了某些技術方法保證歸檔電子檔案的有效性和完整性，則應把其技術方法和相關軟體一同移交給接收單位。
（四）各立檔單位對已歸檔電子檔案檢驗和審核後填寫《歸檔電子檔案移交、接收檢驗登記表》（參見附錄二）
第三章移交、接收時間
第五條移交、接收時間
各級國家機關單位應適時將形成時間滿五年，屬永久、定期30年保存的歸檔電子檔案移交至同級國家綜合檔案館，進行集中保管。條件允許的移交單位，可逐年將歸檔的電子檔案目錄與全文一併移交。
第四章移交、接收要求
第六條歸檔電子檔案移交、接收要求
（一）移交、接收載體形式及裝具
1、移交電子檔案存儲載體類型按優先順序依次推薦為:唯讀光碟、一次寫光碟、磁帶、可擦寫光碟、硬磁碟等介質。禁止使用軟磁碟作為存儲載體。歸檔後的電子檔案載體，應設定成禁止寫操作狀態。
2、存儲電子檔案的載體或裝具應貼有標籤，標籤上應註明單位名稱、起止時間。
（二）移交、接收方式
1、電子檔案的移交與接收，可採用邏輯歸檔與物理歸檔兩種方式進行，各單位可根據實際情況選擇確定移交與接收的方式。
2、採用邏輯歸檔的檔案形成單位，在網路上移交電子檔案時，應在政府專用網的電子公文交換平台上進行，並履行相應的交接手續。
3、採用物理歸檔的單位，檔案形成部門或信息管理部門應於檔案形成次年把經過鑑定符合歸檔條件的電子檔案向單位檔案部門移交，並將其存儲到符合移交、接收要求的脫機載體上。
4、歸檔電子檔案數據格式要按照黔西南州檔案局規定的統一格式將其存儲、移交（參見附屬檔案）。歸檔電子檔案如不符合上述格式要求的，移交單位應轉換成本辦法要求的數據格式，如無法進行數據轉換，則應當將相關軟體一併收集，由各級檔案館統一進行數據轉換。
（三）移交、接收檢驗
1、國家綜合檔案館在接收電子檔案時，移交方與接收方應按照要求及檢驗項目共同對電子檔案數據及其技術環境進行檢驗，合格率達100%時方可進行交接。不合格的，應退回形成單位重新製作，並再次對其進行檢驗。
2、檢驗項目：
--離線移交電子檔案時，應做到存儲載體外觀完好清潔、無劃痕、無損壞、無攜帶病毒；
--核實歸檔電子檔案的真實性、完整性、有效性及審核手續；
--核實數據完整、內容準確、編目規範、檢索條目等著錄項目與登記一致，手續完備、資料齊全；
--對特殊格式的電子檔案，核實其相關的軟體、版本、操作手冊等是否完整。
3、檢驗不合格的，應退回形成單位重新製作，並再次對其進行檢驗，履行移交手續。
（四）移交手續
移交接收雙方共同填寫《歸檔電子檔案移交、接收檢驗登記表》（參見附錄二）、《電子檔案移交、接收登記表》（參見附錄三），各一式兩份，由移交、接收單位分別保管。
第七條 本辦法由黔西南州檔案局負責解釋。
黔西南州檔案局
二OO九年七月二十日
