基本特徵
第一，電子檔案是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字檔案”。這是電子檔案與以往所有其他形式檔案的基本區別，也是電子檔案信息與其他數字信息的共同點。數字信息使用0和1兩種兩種數碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做1個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲於計算機存儲器（包括記憶體儲器和各種外存儲器）中，並可通過通信網路進行傳輸。
第二，電子檔案是檔案的一種類型，應該具有檔案的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子檔案與其他數字信息的基本區別，也是電子檔案與其他形式檔案的共同點。
從邏輯上說，電子檔案是“數字信息”和“檔案”兩個概念的交集，它是具有檔案特徵的數字信息，又是以數字信息為特徵的檔案。
對比區別
電子檔案
廣義的“電子檔案” 一般泛指由任何機構、組織或個人形成的所有電子記錄，與傳統檔案、檔案概念相對應。按照現代文檔一體化的理念，廣義電子檔案概念同時涵蓋了歸檔前的電子檔案和歸檔電子檔案。而狹義的“電子檔案”，特指由政府部門、公共機構形成的電子化檔案，它具有檔案的各種屬性，且一般是公務活動中形成的（但不限於公文，還包括各類業務檔案材料和數據），具備一定規範化的形成、審核、流轉等程式和管理要求，具有真實性、完整性和有效性。檔案登記備份所指的電子檔案是廣義的電子檔案。
電子數據
電子數據是指基於計算機套用、通信和現代管理技術等電子化技術手段形成的，包括文字、圖形符號、數字、字母等的用戶和計算機環境數據，它包括各類電子檔案和電子文檔。電子數據概念的外延比電子檔案更廣泛，形成環境更多樣，既包括公務活動中形成的電子檔案數據，也包括非公務活動中形成個人信息和系統環境信息等（如臨時數據、系統環境、套用軟體環境等）。
電子文檔
電子文檔一般泛指計算機術語中的文檔檔案（一般指文字表格型的文檔，如word文檔、excel文檔，但也可用於圖形、圖像、音頻視頻等其他媒體類型的文檔），包括系統文檔（如幫助手冊、系統配置文檔等）和用戶文檔，屬於電子數據的其中一類，與電子檔案概念有交叉但不相互包含。電子文檔概念則在檔案術語中較少使用。
電子公文
電子公文是指符合公文特徵的電子檔案。一般指電子形式的各類紅頭檔案，有特定的版式和形成、辦理流程要求，需以簽章等形式加以確認。電子公文屬於電子檔案的其中一種類型。
產品
紫光電子檔案系統產品概述
電子檔案管理系統是為保障文檔管理成功套用而提供的基礎支撐工具。它從文檔協作與集中管理、流程服務、記錄管理以及文檔捕獲的規劃、設計、部署、運行、維護和管理等不同階段出發構建的統一、安全、擴展性好的基礎體系架構平台。文檔系統通過“平台+套用”的模式來部署和擴展，通過配置套用模組實現文檔管理套用系統，達到高效、靈活和自由擴展的非結構化數據信息。
系統特點
1. 取消信息孤島
通過統一的數據中心在多個部門之間開展內容管理，允許各部門與其他業務部門輕鬆共享並重複使用其內容，並從存取這些有價值的信息中獲益。
2. 統一管理
將分散的、獨立的信息資源統一保存在企業級的文檔中心來存儲，以提高信息和文檔的共享和再利用，確保企業文檔安全及查找的靈活性，同時保管、備份、移動及管理均十分方便。
3. 基於WEB互動
基於Web的套用可以在任何地點無需安裝任何外掛程式，紫光文檔管理系統所採用的先進的Web頁面展現技術便可使用戶獲得的套用系統具備複雜的互動模式和能力，為客戶提供直觀、順暢的接近桌面系統的操作體驗。
4. 知識管理
通過統一管理、信息生命周期、信息互動的套用逐漸實現知識的積累與管理。
5. 開放與擴展
提供了廣泛的開放接口與擴展支持，不僅可以對現有系統進行最大限度的重用，同時也開放接口給其他系統。
套用範圍
本系統解決了文檔集中管控和信息資源共享交流的問題，建立企業內部的信息交流和資源共享平台，加強業務部門之間的信息交流。本系統主要套用於對文檔、內容或知識有較高套用需求的大中型企事業單位。
