零售採購的重要性
與零售企業的其他活動相比，採購的重要性就如生產企業的生產一樣。生產企業要想獲得滿意的利潤，首先要生產出消費者需要的、物美價廉的產品，否則生產企業在市場上就無法立足，更談不上競爭與發展。和生產企業一樣，零售企業利潤的獲取是通過銷售商品而進行的。因此在零售企業中，購進物美價廉的商品就跟生產企業中生產出質優而成本又低的產品一樣，直接關係到企業的生存與發展。一方面，採購活動適當與否，決定了零售企業提供服務的基本質量。零售企業的服務質量以零售企業媒介商品為基礎，即零售企業的服務是以有形的商品為基礎，沒有這個基礎，零售企業的服務就失去意義。一個企業其他方面做得很好，有優雅的購物環境，良好的售前、售中、售後服務等，但如果不能夠為顧客提供物美價廉、適銷對路的商品，顧客就沒必要在這裡購物。零售企業所提供的服務失去了任何價值，也談不上服務質量的高低。只有在零售企業向顧客先提供了物美價廉、適銷對路的商品後，才能討論其服務質量是高還是低。所以零售採購的適當與否，是零售企業服務質量高低的基本標準。
另一方面，零售採購是零售企業獲取競爭優勢的重要手段。零售採購可以創造經濟效益，幫助零售企業建立競爭優勢。首先，採購可以影響投資回報能力。採購資金的周轉是影響資產周轉率從而影響投資回報率的重要因素。眾所周知，投資回報率取決於銷售利潤率和資產周轉率，而資產周轉率反映的是投資資產周轉的快慢。在企業的資產組成中，存貨占的比例比較高，平均50％左右。而在商業企業來說，這個比例還要高一些。所以零售企業採購人員在對存貨進行管理時，提高庫存周轉速度是提高其投資回報能力的關鍵。其次，採購管理對利潤的貢獻是舉足輕重的。一家公司，如果其採購商品的費用占到其銷售產品成本的55％，那么採購費用每下降1％，對利潤增長所做出的貢獻，相當於銷售額增加12％--18％所帶來的利潤增長。可見，採購費用的下降可以為利潤提供巨大的上升空間。最後，有助於零售企業建立競爭優勢。零售商可以通過與生產者或批發商等供貨者建立密切的貿易關係，在適當的時間內，以理想的方式、理想的價格得到獨具特色的、受歡迎的商品，不但可以直接獲得較高的利潤，還可以加快商品周轉獲得周轉效益。
零售採購的特點
零售採購是一種集團購買行為，但與一般的集團購買行為又有區別。主要表現在：在採購內容上，零售企業更像普通消費者。零售活動是一種以媒介商品交換為目的的職能性服務，發生於行銷渠道的末端，商品銷售的對象是最終購買者。最終購買者的購買是為了自己或其他人直接消費。因此零售商購買的東西不是原材料或零部件，而與普通消費者一樣是最終完成的並且可以直接消費的成品。這一特點決定了零售採購不需要在機器設備方面有很大的投入，但卻需要較大的商品存量。
在採購的程式上，零售企業更像生產者。零售企業指那些以零售為主營業務的商業企業，其主要目的是通過媒介商品交換，滿足消費者需求，獲得合理利潤。零售企業與生產企業一樣都是法人，其商品採購屬於法人採購，有著與生產者相同的目標和限制性條件，購買的目的不是自己消費而是賺取利潤。因此需要對採購活動進行較為嚴格的管理，購買行為也要比普通消費者更理智。
零售採購的原則
零售企業若要取得市場競爭的優勢，就必須了解目標顧客的特徵和需要，並比競爭對手更有效、更有利、更努力、更充分地滿足這些需要。商品採購就是滿足顧客需求的一個重要的環節。在組織商品採購時必須注意遵循以下基本原則：第一，以需定進。以需定進就是要根據市場需求決定進貨數量、規格、式樣以及時機，保證購進的商品適合顧客的需要，儘快實現商品銷售。現代社會日新月異，消費者的需求也隨著環境的變化在不斷變化。對零售企業來說，買與賣的關係絕不是買進什麼商品就可以賣出什麼商品，而是市場需要什麼商品，什麼商品容易賣出去，才買進什麼商品。所以以需定進的原則又稱為“以銷定進”，即賣什麼就進什麼，賣多少就進多少，進貨完全由銷售情況來決定。
堅持以需定進，能夠避免盲目的採購，使企業的資源得到最佳化。但這並不是說零售企業的購銷活動是完全被動的。零售企業的購銷活動與市場需求之間，應該是一種積極的、動態的平衡。為了實現這個平衡，零售企業需要認真分析市場現狀和趨勢，結合本企業的實際情況，針對不同商品，採用不同的動態購銷策略，取得購銷與市場需求之間的動態平衡。零售企業對市場的動態購銷策略如表1所示。
商品 | 策略 |
日用品 | 經營者可以根據商品的銷售狀況來決定採購。銷售什麼採購什麼，銷售多少採購多少 |
季節性商品 | 經營者應當在以往銷售的基礎上，對市場消費需求進行研究，預測這類商品的銷售量，並決定採購量和採購時機 |
市場需求波動大的商品 | 經營者應積極深入地研究市場需求趨勢，當市場需求將呈上升商品趨勢時，要積極採購；相反，要少購或不購 |
新推出的流行商品 | 一方面要在研究消費趨勢的基礎上，決定是否採購；另一方面也可以對消費需求進行積極的引導，開拓新市場 |
第二，性價比第一。企業管理者要時刻關注企業成本，因為現代企業之間的競爭已變為成本的競爭，誰能使成本降得最低，誰便有可能贏得市場，這一點對零售企業尤為重要。零售企業獲得利潤有兩種主要途徑：第一是給產品增加差異化的附加值，第二是降低成本。而降低成本最重要的途徑就是使採購成本降低。也就是說，零售企業在採購時，不僅僅要注重商品的質量和性能，而且要力求以最低的成本購進，做到使採購商品物美價廉，性價比達到最優。在這一點上，世界上許多大型的零售商做得相當好，比如沃爾瑪直接與生產製造商合作，得到最低的進貨價格，從而使其進貨成本降低，實現天天平價。
第三，勤進快銷。勤進快銷是加速資金周轉、避免商品積壓的有效手段，也是促進零售企業經營發展的一項重要措施。零售企業必須利用自身的有限資金，根據市場需求的變化，以勤進促快銷，快銷保勤進。力爭以較少的資金占用，經營較多較全的品種，加速資金周轉，把生意做活。在運用勤進快銷原則時應該注意勤進和快銷都是相對的。“勤”並非越勤越好，它需要根據企業的現實條件、商品特點、貨源情況、進貨方式等各種因素的變化，在保證商品銷售不出現脫銷的前提下，考慮進貨批量。“快”是保證企業經濟效益與社會效益的前提下，加速商品銷售速度。
第四，信守契約。在商品經濟條件下，運用經濟契約，以法律形式確立商品買賣雙方的交易活動，維護雙方的權利，明確應承擔的義務及各自的利益，保證企業經營活動能夠公平、合法、有效地進行，已經成為企業經營的基本原則。零售採購需要信守契約，就是為了保證採購契約的合法性、有效性和嚴肅性，更好地發揮契約在企業經營活動中的作用，保證交易雙方的合法權益，保證企業購銷活動的順利進行。
第五，承擔商品“守門員”的社會責任。零售企業不僅要以豐富多彩的商品品種、舒適的購物環境、便利的購買方式和良好的銷售服務滿足顧客的需求，還要承擔商品“守門員”的社會責任，維護消費者的合法權益。零售企業是商品從生產領域向消費領域轉移過程中的最後一個環節，其服務對象是最終消費者。由於大多數消費者在購買中屬於非專家型的購買，缺乏足夠的商品知識，容易上當受騙。因此零售企業就應該為消費者把好最後的關口，在進貨中加強商品檢驗，拒絕購進不符合質量標準的商品，維護企業的信譽和消費者的利益，為社會穩定盡一份責任。
零售採購的形式
零售企業採購方式有很多種，如旺市百利、東方家園與宜家的採購方式就不同。按照採購方式不同可以分為市場選購、契約訂購、預購；按照採購交換形式的不同分為現貨採購、期貨採購、先售貨後付款採購；按照企業內部進貨管理層次不同分為集中採購、分散採購以及集中與分散相結合的採購；按照企業外部聯合採購形式的不同分為採購中心集中採購和聯購分銷。零售企業在經營活動中，應根據企業自身的經營特點、經營範圍、規模大小等情況，選擇合適的採購方式，為企業節省更多的人力、財力、時間和空間。(一)按採購方式分類
市場選購是零售企業在經營活動中根據市場需要，直接通過市場向生產製造商或其他供貨商協商定價，自由選購商品的一種採購方式。比較適用於花色品種複雜，規格不一，市場需求變化快，易於更新的商品採購。這種採購方式有利於生產企業以需定產、避免商品積壓或脫銷。但是要求生產製造商備有現貨以使零售企業選購不受任何限制，有充分的進貨自主權。契約訂購是零售企業為了掌握某些商品的貨源，通過與生產製造商協商簽訂的契約，預先訂購一定數量商品的採購方式。在契約簽訂之後，生產製造商必須按照契約規定的品種、規格、數量、質量進行生產並按期交貨。零售企業按照契約規定的內容、標準，驗收商品和交付貸款。契約訂購的產品可以是生產製造商現在正生產的產品，也可以由零售企業提出自己的樣品、設計或要求，由生產企業專門生產。這種方式一般適合於生產周期較長或產品市場生命周期較長且數量較大的期貨交易。
預購指零售企業在商品生產前同生產製造商簽訂預購契約，並預付一定數量訂金的採購方式。比較適合於農副產品採購。
(二)按採購的交換形式分類
現貨採購，也稱現貨交易，是指商品採購時供貨方有現成的商品，零售商可以直接或在極短的期限內提貨的採購形式。這種採購交易方式成立後，雙方立即進行商品與貨款的相互交換。
期貨採購，是指採購時供貨單位尚沒有現成商品，交易成立後，雙方約定一定期限，實行商品與貨款相互接受的一種買賣活動。這種採購方式購銷雙方承擔的風險比較大。
先售貨後付款，即代銷採購方式，是購銷雙方經過協商，在契約契約的基礎上，零售商先進貨，待商品售出之後再結算貨款的方式。這種採購方式供貨商需要承擔大部分費用和經營風險，而零售企業一般不需要支付產品進貨費用和承擔經營風險。
(三)按採購組織分類
集中採購是指採購工作集中於一個部門，即由企業的業務部門統一組織進貨。一般情況下，零售企業商品部和櫃組只負責產品銷售，不擁有採購許可權。企業設定專職採購部門，負責採購企業經營範圍內的各種商品。集中採購的優點是力量集中、控制嚴格、形象一致，有利於採購人員全面熟悉貨源情況，對外建立固定聯繫，以及得到大批量購買的高折扣。可能存在的缺點是缺乏彈性、時間拖延及過度的一致性造成商品適銷率低。
分散採購是將採購工作分散給各個商品部、營業櫃組自行採購的方式。採用分散採購的零售企業不設定專門的採購部門和人員，企業按商品類別核定資金，各商品部、營業櫃組在定額資金範圍內，直接組織貨源、運輸、保管。其優點是可以有效地適應地方市場需求，保證商品的適銷率，訂購過程迅速符合勤進快銷原則，同時還可充分發揮各部門的工作積極性。潛在的缺點是採購業務分散、形象不統一，企業難以管理控制。
集中與分散相結合由企業統一組織外地貨源、主要貨源的商品採購，其他貨源由商品部、營業櫃組直接進貨。這種方式結合了上面兩種方式的優點，又避免了兩者的不足，既可以使零售企業相對統一地使用資金和採購力量，又可充分調動商品部、營業櫃組的積極性，保證商品的適銷率，擴大商品貨源。
(四)按企業外部聯合採購形式分類
採購中心集中採購，就是由採購中心集中採購商品，然後按計畫向中心所屬成員分配的採購方式。這種方式在連鎖商店採購商品時運用比較多。連鎖組織由總部設立配送中心，接受各分店要貨計畫，負責統一對外訂貨，然後由配送中心分裝、整理、向各分店配貨與運貨。這種採購方式的最大優點是可以降低經營成本。採購中心設有專門的採購部負責整個聯銷組織的商品採購，可以在全國乃至世界範圍內選擇適銷對路的商品。由於進貨量大，可以得到廠家和供貨商的價格優惠，同時，也減少了各分店進貨的資金占用以及人員支出，從而有效地降低了連鎖店的經營成本。
聯購分銷，也稱聯合採購，指由若干個零售企業聯合組織進貨，按事先協商的比例分配，各自銷售的一種採購方式。聯購分銷有兩種具體做法：一是由若干零售商成立固定的聯購分銷機構，由少數人員組織採購，負責牽頭分成；二是由一些較大型的零售商負責組織採購，然後分配給其他聯購成員並收取一定的手續費。這種採購方式是先湊零為整，後拆零分銷，能發揮協作精神，節省人力，降低進貨費用等。不足之處是組織工作比較複雜。
零售採購的程式
零售採購是零售企業經營的核心。良好的採購是零售企業經營成功的一半，零售採購的基本要求是以最優的價格採購到最好的、最暢銷的商品，並在最恰當的時候送達。零售採購是一個獲得商品的綜合性、系統性的方法，包括10個基本程式。1．建立採購組織
零售採購的第一步必須是建立一個採購組織，這個組織可以是正式的或臨時的，可以是集中化的或分散化的，可以是通用採購組織或專門採購組織。此外，中小零售企業為了與大型零售企業競爭，採取合作採購組織。合作採購是指一組獨立的零售商匯集在一起，向供應商大批量購買，可以獲得數量折扣的一種採購形式。
正式採購組織把商品採購看做一項明確的零售業務，並會為之建立獨立的部門，劃定明確的職責許可權，配備專門的採購人員。非正式採購組織則不把商品採購看做一項明確的業務，即這一部門既進行採購，又處理其他零售業務，職責許可權界定不是很明確，小型零售企業一般大量採用此科，組織。
對於從事連鎖企業經營的零售企業來講，還必須選擇建立集中採購組織還是分散採購組織。集中採購組織的所有採購事項都集中在總部，而分散採購組織的所有購買決策是地方性或區域性的，由各分店自行決定。日前的趨勢是，在建立集中化採購組織的同時，給予地區分部或分店一定的許可權進行調整，或直接讓他們訂貨。
由於零售企業經營的商品品種不同，在採購時還必須選擇通用組織還是專門組織。通用組織就是一個人或幾個人採購企業的所有商品，而專門組織則是每個採購只負責某一類產品。規模很小的零售商店，或者只經營少數品種的商品或服務的零售商店，最好採用通用組織的方法。規模很大的零售商店，或者經營品種較多的零售商店，最好採用專門組織的方法。通過專門化，知識得到了提高，責任得到了界定。但是，專門化的成本較高，而且一般需要額外的人員。
連鎖化是零售店鋪發展的趨勢，也是零售店鋪獲取規模效益的有效途徑。連鎖化零售店鋪採購商品的形式主要包括總部的中央採購制度、總部授權的採購制度和總部有限授權的採購制度3種形式。
(1)總部的中央採購制度。規模很大的零售店鋪公司，其下屬有許多分店，總公司的採購部門全權負責所有的商品採購，供應商的接洽、議價、商品的導入、商品的淘汰及POP促銷等都由總部統一規劃，各分店只負責商品的陳列及內部倉庫的管理和銷售工作。對於商品採購各分店只有建議權，可以根據自己的實際情況向總部提出有關採購事宜。
(2)總部授權的採購制度。這種制度是零售店鋪公司總部將商品採購權下放給各分店，由分店根據自己的情況靈活實施。這種制度難以發揮規模採購的優勢，不利於零售店鋪公司的統一管理，不利於塑造統一的視覺形象。
(3)總部有限授權的採購制度。這種商品採購制度是零售店鋪公司總部對各分店的區域市場特徵較強的商品進行授權，由分店進行商品採購決策。例如，某一分店的目標消費者有特殊的飲食習慣，而總部又不了解市場行情。這種制度具有較強的靈活性，使分店根據自身的特徵採取彈性的行銷策略，確保了分店效益目標的實現。
不論採取哪種形式的商品採購制度，都應該貫徹中央採購制的方針，它有利於實施統一財務管理，降低公司的成本費用；有利於塑造統一的零售店鋪形象，規範企業的經營行為；有利於發揮集中議價的優勢，便於對貨源的控制。
2．制訂商品計畫
零售採購的商品計畫集中於4項決策：採購什麼商品，採購多少商品，什麼時候採購，以及將採購來的商品儲存在什麼地方。
(1)採購什麼商品。零售企業應根據企業的經營戰略，市場定位決定其採購商品的種類。一個零售企業應該經營高檔、昂貴的商品，把它們賣給高收入的消費者；或者應該經營中檔、中等價位的商品，供應給中等收入的消費者；或者應該經營低檔、廉價商品，吸收低收入消費者；或者應該向中等和高收入消費者提供多種質量的商品，如中檔的和高檔的，努力占領不止一個細分市場。同時，企業還要決定是否經營促銷性商品(低價拋售的商品，或用於增加商店客流量的特價商品)。
確定商品質量必須考慮以下幾個因素：理想的目標市場、競爭、零售商形象、商店位置、庫存流轉、營利性、製造商品牌或白有品牌、消費者服務、人員、可感知的產品或服務價值。
(2)採購多少商品。零售企業決定了採購什麼樣的產品之後，就必須決定採購多少商品。即不同商品或服務大類的數量是多少，以及任何一大類商品或服務的數量是多少。同時零售企業也應該決定經營多少全國性品牌、自有品牌和非註冊品牌，以及他們的適當組合。
(3)什麼時候採購。接下來，零售企業應確定每一種商品在什麼時候採購。對新產品和服務，零售企業必須決定什麼時候第一次陳列和銷售。對已有產品和服務，零售企業必須計畫一年內的商品流轉規律。為恰如其分地採購商品，零售企業必須預測一年內的商品銷量及其他各種因素：高峰季節、訂貨和送貨時間、例行訂貨和特殊訂貨、庫存流轉率、折扣和存貨處理的效率。
(4)儲存在什麼地方。最後一個基本的商品計畫決策是將商品儲存在什麼地方。單個零售企業常常必須選擇將多少商品存放在倉庫中，以及是否充分利用了倉庫，連鎖店則必須在各分店之問分配商品。
一些零售企業幾乎完全將倉庫當做中心的或地區的分銷中心。另一些零售企業，包括許多超級市場連鎖店，並不過分依靠中心或地區倉庫。相反，它們至少有一部分產品直接由供應商運送到各分店。
3．收集顧客需求信息
零售採購在制訂了整體的商品採購計畫後，就必須收集顧客的需求信息。零售企業在採購或再採購商品之前，都必須收集有關顧客需求的數據。
零售採購離不開對銷售量的準確預測。在收集商品採購管理所需要的數據時，零售企業有幾個主要的信息來源。最有價值的是消費者。通過廠家目標市場的人口統計數據、生活方式和潛在購物計畫，零售企業就可以直接研究消費者的需求。
採購人員通過訪問供應商、與銷售人員談話及觀察消費者行為，可以了解到許多有關消費者需求的信息。通常，在其主管的商品大類範圍內，採購人員負責全部的銷售預測和商品計畫。高層管理人員綜合各採購人員的預測和計畫，得出公司的整體計畫。
競爭者是另一個信息源。直到競爭者這樣做了，保守的零售商才會儲存同一種商品。他們可能會雇用比較購物者，即那些觀察競爭者提供的商品和價格的人。另外，商業出版物也報告每一零售領域的趨勢，並提供向競爭者獲取數據的合法途徑。
其他信息來源也可能提供許多有用的信息：政府公布的失業、通貨膨脹和產品安全數據，獨立新聞單位舉辦的消費者民意測驗和調查報告，可以購買到的商業數據。
信息應該從多個渠道蒐集，單一類型的數據可能是不充分的。不管所獲得信息的數量有多少，零售商應能感覺到它們用於制定儘可能精確的決策是足夠充分的。
4．確定貨源
確定貨源其實就是選擇供應商，貨源的二個主要來源是公司自有、外部固定供應商和外部新供應商。
(1)公司自有。大的零售企業可能擁有自己的製造或者批發機構。公司自有供應商可為零售企業提供全部或部分商品。
(2)外部固定供應商。這類供應商不是零售商自有的，但零售商同他們有固定的關係。通過親身的經歷，零售商了解其產品和服務的質量，以及該供應商的町靠性。
(3)外部新供應商。這類供應商既不是零售商自有的，而且零售商過去也沒有向其採購過商品。零售商可能並不熟悉其商品的質量和該供應商的可靠性。
零售採購在確定貨源、選擇供應商時，應考慮以下準則。
⑴可靠性：供應商能始終如一地履行所有書面的承諾嗎?
⑵價格一質量：誰能以最低的價格提供最好的商品?
⑶訂單處理時間：多久能收到送貨?
⑷獨占權：供應商給予獨家經銷權嗎?
⑸提供的服務：如果需要，供應商提供運輸、儲存和其他服務嗎?
⑹信息：供應商是否提供一些重要的產品或服務數據?
⑺道德：供應商是否履行所有的口頭承諾?
⑻保證：供應商是否對自己的產品提供擔保?
⑼信用：能從供應商那裡獲得商業信用嗎?多長時問?
⑽長期關係：能與該供應商保持長期關係嗎?
⑾記錄：供應商會很快地填寫記錄嗎?
⑿毛利：毛利(差價)足夠嗎⒇?
⒀創新：供應商的產品是創新的還是守舊的?
⒁地方廣告：供應商在當地媒體做廣告嗎?
⒂投資：供應商的總投資成本有多大?
⒃風險：與供應商交往的風險有多大?
5．評價商品
零售採購無論選擇什麼樣的貨源，都必須有一整套評價商品的程式。零售企業必須檢驗每個產品，還是只略作說明便可以實施採購?
零售企業可以採用3種可能的評價方式：檢查、抽查和描述。具體選擇哪種方法取決於商品的成本、特徵和購買的規律。檢查即在購買之前和送貨之後檢測每個商品單位。珠寶和藝術品是兩種昂貴、相對特殊的商品，零售商必須認真檢查每一件商品。當零售商按規律採購大量易碎、易腐或昂貴商品時，要採用抽查的方法。在這科，情況下，檢查每一件商品是沒有效率的。因此，商品的質量和狀況只好通過抽查了解。當零售商購買標準化的、不易腐爛的商品時，就採用描述的方法。零售商既不檢查也不抽查，而是通過口頭、書面或圖片描述的方式大量訂購這類商品。例如，文具店採用商品目錄或訂單方式訂購夾紙回形針、便箋簿和列印紙等。不過，收到訂單後，往往只有一部分商品可以得到。
6．談判購買。
“談判”，又稱為“協商”或“交涉”，是擔任採購工作最吸引人的部分之一。當貨源已經選定，購買前評估也已完成時，零售商開始就購買及其條款進行談判。一次新的或特定的訂貨通常要求籤訂一份經過談判的契約。在這種情況下，零售商和供應商將認真討論購買過程的所有方面。另一方面，一次例行的訂貨或再訂貨通常只涉及簽訂一份格式化的契約。在這種情況下，條款是標準化的，或者已經為雙方所接受，訂貨過程按例行方式處理。不管是談判的還是格式化的契約，都有許多購買條款需要具體磋商，包括送貨日期、購買數量、價格和付款安排、折扣、送貨方式及所有權轉移時間。
送貨時間和購買數量必須陳述清楚。如果任何一項條款沒有被滿意執行，零售商有權取消本次訂貨。零售商的購買價格、付款安排和已許諾的折扣也很重要。
採購談判不只是“討價還價”，談判在韋氏大辭典的定義是“買賣之問商談或議論以達成協定”。成功的談判是一種買賣之間經過計畫、商討及分析，達成互相接受的協定或折中方案。這些協定或折中方案里包含了所有交易的條件，而非只有價格。
談判與球賽或戰爭之不同在於，在球賽或戰爭中只有一個贏家。在成功的談判里，雙方都是贏家，只是一方可能比另一方多贏一些。這種情況是商業的常事，也就是說談判技巧較好的一方理應獲得較多的收穫。
一般在採購工作上，談判通常有5項目標。
(1)為相互同意的質量條件的商品取得公平而合理的價格。
(2)要使供應商按契約規定準時與準確地執行契約。
(3)在執行契約的方式上取得某種程度的控制權。
(4)說服供應商給超級市場最大的支持。
(5)與表現好的供應商取得互利與持續的良好關係。
談判技巧是採購人員的利器。談判高手通常都願意花時間去研究這些技巧，以求事半功倍，下列是值得超級市場採購人員研究的談判技巧。
(1)談判前要有充分的準備。知己知彼，百戰百勝，成功的談判最重要的步驟就是要先有充分的準備。採購人員的商品知識，對市場及價格的了解，對供需狀況的了解，對本企業的了解，對供應商的了解，本企業所能接受的價格底線、目標、上限，以及其他談判的目標，都必須先有所準備，並列出優先順序，將重點簡短列在紙上，在談判時隨時參考，以提醒自己。
(2)談判時要避免談判破裂。有經驗的採購人員不會讓談判完全破裂，否則根本不必談判，他總會讓對方留一點退路，以待下次談判達成協定。
(3)只與有權決定的人談判。超級市場的採購人員接觸的對象可能有：業務代表、業務各級主管、經理、協理、副總經理、總經理、董事長，視供應商的規模大小而定。這些人的許可權都不一樣。採購人員應避免與沒權決定事務的人談判，以免浪費自己的時間，只同有決定權的人談判。
7．決定購買
對許多大中型零售企業來說，購買決策是自動完成的。這些企業使用計算機完成訂單處理(以電子數據交換和快速反應存貨計畫為基礎)，每一次購買都被輸入計算機資料庫。小零售商則通常是人工完成購買決策，利用員工填寫和處理訂單，每一次購買都以同樣的方式記入商店的存貨手冊。但是，隨著計算機化訂單處理軟體的快速發展，使小零售商有時也能採用電子訂貨，特別是在大批發商支持它們使用電子數據交換和快速反應系統的情況下。
8．再訂購商品
對那些不止一次採購的商品，再訂購的計畫是必需的。制訂這種計畫時，有4個因素是關鍵的：訂貨和送貨時間、存貨流轉率、財務支出、存貨或訂貨成本。
存貨和訂貨時間必須確定。對於零售商，處理一份訂單要花多長時間；對於供應商，履行訂單，並將貨物送達要花多長時間。有可能送貨時間太長，以至於零售商的上一批存貨還完全未動，就必須再訂貨；另一方面，有些商品也可能第二天就能收到送貨。
每種商品的流轉率也需要計算清楚，即零售商要花多長時間才能賣完存貨。熱賣商品允許零售商有兩種選擇：一次訂購較多的商品，以延長再訂貨時間；或者為了保持較少的存貨，而頻繁進行訂貨(訂貨期限短)。滯銷商品則可能迫使零售商減少初始存貨水平，並延長再訂貨時間。
不同購買選擇方案下的財務支出必須考慮。大訂單可以獲得數量折扣，但是可能要求大量的現金支出。小訂單雖使單位商品更貴，但總成本可能較低(因為只需要保存少量存貨)。
最後，必須對存貨或訂貨成本進行權衡。保有大量存貨的優點是顧客滿意，訂貨時的數量折扣，較低的單位運輸支出，以及易於對銷售過程中的商品進行控制和處置。但是，保有大量存貨會占用大量資金，占用倉庫面積，增加儲存費用，某些商品可能還會因季節變化而面臨銷售不完的風險。
零售採購的基本模式
零售採購的模式根據零售企業是否連鎖可以分為單店採購模式和連鎖採購模式，連鎖採購模式按集權的程度又可分為集中採購模式和分散採購模式。1．單店採購模式
儘管零售企業越來越趨向於大規模連鎖型發展，但獨立的單個零售企業仍廣泛地存在著，並且在數目上占絕大部分。在這種零售企業里，商品採購常由一個採購部負責，直接與眾多供應商打交道，一般進貨量較小，配送成本較大，必須努力實現採購的科學管理，否則失敗的風險很大。對於一些規模不大的零售企業，有時店長直接負責商品採購，但實現較為理想的商品組合仍是困難的，特別是由於進貨量小，不可能取得較低的進貨價格，減少流通環節，降低商品價格成為可望而不可及的事。
這種零售企業的店長是企業的法人代表，可以完全按照自己的經營意願開展經營活動。單體零售企業賣場規模一般比較小，經營商品通常在2000種以下，在競爭中往往處於劣勢。單體零售企業的商品採購模式主要有如下3種具體形式：
(1)店長或經理全權負責。商品採購的權力完全集中在店長或經理的手中，由他選擇供應商，決定商品購進時間和購進數量。
(2)店長授權採購部門經理具體負責。零售企業店長將採購商品的工作下放給採購部門的經理，由採購部門經理根據零售企業經營的情況決定商品採購事宜。
(3)各商品部經理具體採購。零售企業商品部經理是一線管理人員，他們熟悉商品的經銷動態，比較了解消費者的偏好，可以根據貨架商品陳列情況以及倉儲情況靈活地進行商品採購決策，因此，這種形式比上述兩種形式更為有效。
2．集中採購模式
集中採購模式是指零售企業設立專門的採購機構和專職採購人員統一負責商品採購工作，如統一規劃同供應商的接洽、議價、商品的導入、商品的淘汰以及POP促銷等，零售企業所屬各門店只負責商品的陳列以及內部倉庫的管理和銷售工作，對於商品採購，各分店只有建議權，可以根據自己的實際情況向總部提出有關採購事宜。
集中統一的商品採購是連鎖零售企業實現規模化經營的前提和關鍵，只有實行統一採購，才能真正做到統一陳列、統一配送、統一促銷策劃、統一核算，才能真正發揮連鎖經營的優勢。有利於提高超市與供應商談判中的議價能力。集中化採購的優點是力量集中、控制嚴格、形象一致、接近高層管理者、人員支持及大批量購買的高折扣。可能存在的缺點是缺乏彈性、時間拖延、地方分店士氣低下及過度的一致性。
3．分散採購模式
分散採購模式就是零售企業將採購權力分散到各個區域／地區／分店，由各分店在核定的金額範圍內，直接向供應商採購商品。從零售企業的發展趨勢來看，分散採購是不可取的，因為它不易控制、沒有價格優勢以及採購費用高。分散採購模式有以下兩種具體形式：
(1)完全分散採購。
完全分散採購形式是總部根據自身的情況將採購權完全下放給各零售企業，由各零售企業根據自己的情況靈活實施採購，它最大的優點是靈活，能對顧客的需求作出有效的回響，比較有利於競爭。
(2)部分分散採購。
部分分散採購形式是零售企業總部對各分店地區性較強的商品(如一些地區性的特產就只適合於該地區銷售)，以及一些需要勤進快銷的生鮮品實行分散採購，由各分店自行組織進貨，而總部則對其他的商品進行集中採購。
如：某一分店的目標消費者有特殊的飲食習慣，而總部又不了解市場行情，在這種情況下，由分店進行商品採購決策就比較適宜。這種制度具有較強的靈活性，使分店可以根據自身的特徵採取彈性的行銷策略，確保了分店效益目標的實現。
連鎖化零售店鋪採購商品的模式如表。
採購模式 | 許可權分配 | 優缺點 | |
總部的中央採購制度(集中採購模式) | 總公司的採購部門全權負責所有商品的採購，對於商 品採購各分店只有建議權採購事宜全部由總部統一規劃，各分店只負責商品的陳列以及內部倉庫的管理和銷售工作 | ①優點：利於實施統一財務管理，降低公司的成本費用：塑造統一的零售店鋪形象，規範企業的經營行為；發揮集中議價的優勢，便於對貨源的控制②缺點是缺乏彈性、時間拖延、地方分店士氣低下及過度的一致性 | |
分散採購模式 | 總部授權的採購制度 | 總部將商品採購權下放給各分店，由分店根據自己的情況靈活實施 | ①最大的優點是靈活，能對顧客的需求作出有效的回響，比較有利於競爭 ②缺點：這種制度難以發揮規模採購優勢，不利於零售店鋪公司的統一管理，不立於塑造統一的視覺形象 |
總部有限授權的採購制度 | 總部對各分店的區域市場特徵較強的商品進行授權，由分店進行商品採購決策 | 這種制度具有較強的靈活性，使分店根據自身的特徵採取彈性的行銷策略，確保了分店效益目標的實現 | |
