第一條 為了進一步規範學校檔案材料歸檔工作，確保各類檔案的齊全完整，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，《國家行政機關公文處理辦法》、《高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規範》等有關法規，結合我校實際制定本辦法。
第二條 本辦法適用於黨群、行政、教學、外事4大類檔案材料的整理和科研、基本建設、儀器設備、出版、財會5類中綜合性檔案材料歸檔整理。
第三條 檔案是各部門、各單位工作中形成的原始記錄，是各單位歷史面貌的真實反映，是對工作進行查考、總結、研究、評估的重要依據。各職能部門和個人，在職務活動中形成的各種載體的檔案材料，除經學校同意可設分室保管的外，都必須按照規定移交學校檔案館集中管保管，任何單位和個人均不得據為己有、逾期不交或自行處理。
第四條 國內外與學校有關的具有保存價值的檔案材料、校內個人在非職務活動中形成的對學校和社會具有保存價值的檔案材料，可按徵集、暫存、代管、捐贈的方式由學校檔案館收存。
第五條 歸檔檔案材料的載體應具備原始性，記載的信息內容要真實準確。每份歸檔檔案的正文與附屬檔案、正式發文的定稿和簽發單、請示與批覆以及專項成套材料必須齊全。
第六條 檔案館及各單位要嚴格按照立卷歸檔的職責分工要求，認真做好檔案材料整理歸檔工作，保證學校各項工作中形成的重要材料及時歸檔，為開發利用檔案信息資源，促進學校和社會的發展做出貢獻。
第二章 歸檔前檔案材料的積累、保管、利用、整理
第七條 檔案材料的形成、積累和歸檔，是檔案齊全完整的基礎，各單位必須對檔案工作實行“三納入”和“四同步”管理。即將立卷歸檔工作納入本單位的工作規劃、計畫；納入各項管理制度；納入有關人員的職責範圍。在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。做到每項重要的工作都有完整、系統、準確的檔案材料歸檔保存。
第八條 各單位要建立健全收發文和其它重要事項登記制度，為核對歸檔檔案是否齊全完整提供依據。
各單位無論從何種渠道獲取的檔案都要進行來文登記，對起草或發布的檔案要進行發文登記。同時各單位還應注意收集登記本單位領導講話、規章制度、統計報表、調查報告及會議材料等。
凡以學校及校領導名義簽字蓋章的契約、協定等，校務辦公室必須登記在冊，並留存一份歸檔。
教務處、科研處、基建處、設備科每年年底要分別對當年立項和完成的教改項目、科研項目、基建工程、重要儀器設備進行匯總，並將匯總目錄報檔案館，以便跟蹤檢查歸檔情況。
第九條 各單位要建立檔案材料預立卷制度。預立卷是部門立卷制度的一個重要環節。預立卷即是在檔案材料歸檔前將檔案材料按類目分卷存放的一個程式。各單位要對處理完畢或領導批存的檔案材料，統一交至本部門兼職檔案員處，依據《遼寧師範大學各類檔案歸檔範圍及保管期限表》進行歸類管理。
第三章 歸檔重點和保管期限
第十條 歸檔檔案材料的重點是：
（一）反映學校各單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對我校工作、學校建設和歷史研究具有利用價值的檔案材料；
（二）學校各項工作中形成的在維護國家、學校和公民權益等方面具有憑證價值的檔案材料；
（三）學校需要貫徹執行的上級機關、同級機關的檔案材料；
（四）學校各單位向學校報送的重要檔案材料；
（五）其他對學校各項工作具有查考價值的檔案材料。
第十一條 學校檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般為30年、10年。
永久保管的檔案主要包括：
（一）全校性規章制度；
（二）學校召開的重要會議、舉辦重大活動等形成的主要檔案材料；學校各單位召開的重要會議的記錄、紀要；
（三）學校各單位職能活動中形成的重要業務檔案材料；
（四）學校關於重大問題的請示與上級機關的批覆、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；學校各單位向學校報送的請示與學校的批覆、批示；
（五）學校機構演變、人事任免等檔案材料；
（六）學校重要的契約協定等憑證性檔案材料；
（七）學校大事記；學校各單位工作大事記；
定期保管的檔案主要包括：
（一）各單位一般性業務檔案材料；
（二）上級機關制發的需要學校或各單位貫徹執行的檔案材料；
（三）兄弟院校關於一般性業務問題的來函和學校的復函；
（四）學校各單位年度工作計畫、總結、統計、報告、重要專題報告等檔案材料。
第十二條 學校檔案歸檔範圍和保管期限詳見《遼寧師範大學各類檔案歸檔範圍和保管期限表》。
第四章 立卷歸檔單位和歸檔分工
第十三條 學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。
第十四條 立卷歸檔單位
全校副處級及以上建制單位、附屬單位和因重要工作成立的臨時性機構均為一個立卷單位，立卷歸檔工作由立卷單位和檔案館分工協作完成。
第十五條 立卷分工
（一）上級機關下達的文、電材料，綜合性的、全校性的由校務辦公室負責立卷歸檔，專業性的或具體業務性的由各承辦單位負責立卷歸檔；
（二）各單位以校黨委、校行政名義印發的檔案材料，由各單位負責立卷歸檔，全校性、綜合性的由校務辦公室負責立卷歸檔。各單位印發的檔案，由各單位負責立卷歸檔；
（三）學校向上級機關報送的請示、報告及相應的批覆、批示由校務辦公室負責立卷歸檔，各單位向學校遞交的請示、報告及相應的批覆、批示由各單位負責立卷歸檔；
（四）學校黨委會、黨委常委會、黨委擴大會、校長辦公會等會議材料，由校務辦公室負責立卷歸檔。各單位以校黨委和校行政名義召開的各種工作會議、專業會議、展覽會、表彰會、代表會的會議材料，由主辦單位負責立卷歸檔。
（五）校內兩個以上單位共同承辦的檔案，由主辦單位負責立卷歸檔；
（六）我校與外單位合作完成的項目，若我校為負責單位，經辦部門須負責歸檔一套完整的檔案材料；若我校為協辦單位，則只歸檔與承擔任務有關部分的檔案材料；
（七）黨和國家領導人、上級部門領導及知名人士來校視察、檢查、參觀時的重要指示、講話、題詞等材料由主要負責接待的單位負責整理歸檔；
（八）重要的來信來訪材料，由承辦部門立卷歸檔；
（九）各臨時機構、撤銷機構形成的材料，應於機構撤銷前做好整理工作，移交校檔案館保存，任何人不得帶入其他單位或部門。
第五章 歸檔檔案材料及案卷質量
第十六條歸檔檔案材料的質量要求
（一）凡歸檔的檔案材料內容必須真實、準確、；
（二）歸檔的檔案材料要符合檔案製作要求，標題、落款、時間（年、月、日）、印章、簽發必須齊全完整；
（三）凡歸檔的檔案材料應質地優良、書寫工整、字跡清晰；
（四）凡歸檔的檔案材料應使用藍黑或碳素墨水、優質油墨書寫或製作，嚴禁使用鉛筆、水彩筆、原子筆、純蘭墨水、複寫紙、壓感複印紙等易褪色材料書寫或製作；
（五）歸檔的檔案材料紙張幅面應符合要求，一般檔案材料應為A4型紙， 表格必要時可用 8 開或 A3型紙；
（六）歸檔的檔案材料必須是原件，任何單位或個人不得將原件留下，用複印件頂替。
第十七條 案卷質量要求
（一）應歸檔的檔案材料，齊全完整；
（二）分類清楚 , 並保持檔案之間的有機聯繫；
（三）案卷標題確切、卷內檔案排列有序；
（四）保管期限、密級劃分恰當；
（五）卷皮、目錄、備考表書寫清晰正規；
（六）案卷裝訂，美觀牢固。
第六章 歸檔時間和移交手續
第十八條 本辦法規定的應歸檔案應在次年5月底前歸檔。
第十九條 各種臨時性機構或撤銷機構形成的材料，應於機構撤銷前將材料整理立卷，移交學校檔案館。
第二十條 移交與接收檔案必須嚴格履行交接手續，填寫移交目錄，交接雙方在移交目錄上籤名、蓋章，各執一份存查。
第七章 附則
第二十一條 本辦法自2009年11月1日起施行。學校原有相關制度同時廢止。
第二十二條 本辦法由學校檔案館負責解釋。
