行政事業單位負債的管理要求
在《行政單位財務規則》和《事業單位財務規則》中，分別對負債管理提出了要求。
1. 對不同性質的負債進行分別管理
行政事業單位負債的分類雖然簡單，但是由於各類負債的性質和用途及償還要求不同。財務管理的要求也就不同。對借入款項，行政事業單位應當合理利用，提高資金周轉速度，充分發揮使用效益，並按期歸還；對應付款項和暫存款項，應當劃清與其他資金的界限。單獨管理，及時結算，不得挪用；對應繳款項，應該嚴格按照國家規定，及時、足額上繳，不得截留、坐支、挪用和拖欠。
2．嚴格控制負債規模
行政事業單位的資金來源主要是依靠財政預算撥款。但是，有些時候，這些財政預算撥款並不能滿足行政事業單位的資金的需要，尤其是一些非政府組織，在經濟體制改革和事業體制改革的過程中，依法開展了一些組織事業收入和經營收入的活動。在這些活動過程中，客觀存在資金的周轉困難和短缺問題，需要向有關部門或者金融機構借款，這是經濟活動的一種必然現象。然而，非政府組織畢竟不同於企業，其開展業務活動的根本目的不是為了營利，收益和償付能力有限，過高的負債不但會加重償債負擔，影響行政事業單位正常的業務工作，而且長期拖欠造成死賬壞賬，還會侵害到債權人利益。因此，行政事業單位對負債。尤其是借入款項應該格外慎重，要嚴格控制借款規模。
3．努力降低負債成本
在進行負債融資的時候，行政事業單位要注意提高籌資效率，降低籌資成本。為此，首先要求行政事業單位要認真分析本單位的資金需求狀況，採用科學的方法，合理確定資金需求量，既要避免資金籌措不足帶來的資金短缺成本，又要避免資金籌措過度帶來的資金閒置成本。其次要求行政事業單位要了解籌資渠道，研究各種籌資方式的籌資成本，進行充分調研和可行性分析，在確保籌資規模滿足需要的前提下，努力降低籌資成本。
4．按照規定及時清理結算
行政事業單位對於往來款項中屬於負債性質的款項，如應付款項、暫存款項等，應及時組織清理，按時進行結算，不能長期掛賬；對於借入款項和應繳款項，應該嚴格按照規定，在法定期限內及時償還和繳納。
行政事業單位負債的核算
負債是行政事業單位所承擔的能以貨幣計量，需以各項資產或勞務償付的債務。行政單位的負債包括應繳預算款、暫存款、應繳財政專戶款；事業單位的負債包括借入款項、應付賬款、預收賬款、其他應付款、各種應繳款項等。
一、行政事業單位借入款項的核算
借入款項是指事業單位從財政部門：上級主管部門、金融機構借入的有償使用的款項。
事業單位會計設定“借入款項”總賬賬戶，用以核算借入的有償使用的款項。借入款項的會計處理包括三個方面：①取得借款的會計處理；②歸還借款的會計處理；③借款利息的會計處理。
借入款項時，借記“銀行存款”賬戶，貸記“借入款項”賬戶；歸還本金時，借記“借入款項”賬戶，貸記“銀行存款”賬戶；支付借款利息時，借記“事業支出”、“經營支出”賬戶，貸記“銀行存款”賬戶。該賬戶貸方餘額反映尚未歸還的借入款餘額，應反映在“資產負債表”的流動負債有關項目內。該賬戶應按債權單位設定明細賬。
【例題1】：某市衛生科研所向銀行借入300000元，購置科研設備。借款期限3個月，年利率2．5%。到期一次還本付息。
借：銀行存款 300000
貸：借入款項 300000
到期一次還本付息，利息額=300000×2．5%×1/4=1875(元)
借：借入款項 300000
事業支出——項目支出(其他) 1875
貸：銀行存款 301875
二、行政事業單位應付及預收款項的核算
(一)應付票據的核算
應付票據是指事業單位對外發生債務時所開出、承兌的商業匯票，包括商業承兌匯票和銀行承兌匯票。
事業單位會計設定“應付票據”總賬賬戶，用以核算事業單位開處、承兌的商業匯票。單位開處、承兌匯票或以匯票抵付貨款時，借記“材料”、“應付賬款”等賬戶，貸記“應付票據”賬戶。支付銀行承兌匯票的手續費，借記“經營支出”賬戶(實行成本核算單位)、“事業支出”(非成本核算單位)賬戶，貸記“銀行存款’：賬戶。收到銀行支付本息通知時，借記“應付票據”賬戶和“經營支出”、“事業支出”賬戶，貸記“銀行存款”賬戶。
關於帶息票據的利息支出的處理：如果是實行成本核算的事業單位，應記入“經營支出”賬戶；如果不是實行成本核算的事業單位，應記入“事業支出”賬戶。
【例題2]：某市衛生科研所從外地購進經營用材料一批，價值5000元，增值稅850元，開出3個月帶息商業承兌匯票一張，票面年利率為3%。
借：材料 5000
應交稅金——應交增值稅(進項稅額) 850
貸：應付票據 5850
到期支付票據本金及利息共5893．88元：
借：應付票據 5850
經營支出 43．88
貸：銀行存款 5893．88
(二)應付賬款的核算
應付賬款是指實行內部成本核算的事業單位因購買材料、物資或接受勞務供應而應付給供應單位的款項。
事業單位會計設定“應付賬款”總賬賬戶，用以核算應付給供應單位的款項。單位購入材料、物資等已驗收入庫，但貨款尚未支付時，應根據有關憑證，借記“材料”等有關賬戶，貸記“應付賬款”賬戶。單位償付應付賬款時，借記“應付賬款”賬戶，貸記：“銀行存款”賬戶。
《事業單位會計準則》第二十九條規定：“各項負債應當按實際發生數額記賬。負債已經發生而數額需要預計確定，應當合理預計，待實際數額確定後，進行調整。”因而，應付賬款的入賬時間的確定，應區別不同情況進行處理。
【例題3】：某市衛生科研所購入專業業務材料一批，款項總計7500元，材料已驗收入庫，但尚未支付款項。
借：材料 7500
貸：應付賬款 7500
實際支付款項時：
借：應付賬款 7500
貸：銀行存款 7500
(三)預收賬款的核算
預收賬款是指事業單位按照契約規定向購貨單位或接受勞務單位預收的款項。預收賬款業務不多的單位，也可以將預收的賬款直接記入“應付賬款”賬戶的貸方。
事業單位會計設定“預收賬款”總賬賬戶，用以核算按照契約預收的款項。單位預收賬款時，借記“銀行存款”或“現金”賬戶，貸記“預收賬款”賬戶；貨物銷售實現(勞務兌現)時，借記“預收賬款”賬戶，貸記有關收入賬戶。退回多付的款項，作相反會計分錄。該賬戶應按購買單位設定明細賬。
【例題4】：某市衛生科研所對外提供衛生保健服務活動，預先收取市文聯定金2000元。
借：銀行存款 2000
貸：預收賬款 2000
【例題5】：某市衛生科研所向市文聯提供的衛生保健服務，應收取服務費5000元。市文聯支付的剩餘款項。
借：預收賬款 2000
銀行存款 3000
貸：事業收入 5000
(四)其他應付款的核算
其他應付款是指事業單位應付j暫收其他單位或個人的款項，如租入固定資產的租金、存入保證金、應付統籌退休金、個人交存的住房金等。事業單位發生的教育費附加，在未繳納之前，也通過該賬戶核算。
事業單位會計設定“其他應付款”總賬賬戶，用以核算應付、暫收其他單位或個人的款項。發生各種應付、暫收款項時，借記“銀行存款”、“事業支出”、“經營支出”等賬戶，貸記“其他應付款”賬戶；支付時，借記“其他應付款”賬戶，貸記“銀行存款”等賬戶。該賬戶按應付、暫收款項的類別或單位、個人設定明細賬。
【例題6】：某市衛生科研所收到市衛生學校租用本所理化設備的押金1000元。
借：現金 1000
貸：其他應付款 1000
【例題7】：某市衛生科研所以經營租賃的方式租入專用設備一台，應支付租金3000元。
借：經營支出——基本支出(租賃費) 3000
貸：其他應付款 3000
支付租金時：
借：其他應付款 3000
貸：銀行存款 3000
(五)暫存款的核算
暫存款是指行政單位在業務活動中與其他單位或個人發生的待結算款項，包括臨時性暫存和應付未付款項。臨時性暫存是指其他單位或個人存放於單位的款項，如存入的委託辦理的款項、不明性質的資金等；應付未付款是指行政單位購買材料和其他物品，應付給供貨單位而未付的款項。
行政單位會計設定“暫存款”總賬賬戶，用以核算行政單位發生的臨時性暫存、應付等待結算款項。收到暫存款時，借記“銀行存款”、“現金”等賬戶，貸記“暫存款”賬戶；沖轉或結算退還時，借記“暫存款”賬戶，貸記“銀行存款”、“現金”等賬戶。該賬戶貸方餘額，反映尚未結算的暫存款數額。該賬戶應按債權單位或個人名稱設定明細賬。
【例題8】：某市衛生局收到昌南縣衛生局匯入的款項450元，用於購買本單位編印的非典防治學習材料。
借：銀行存款 450
貸：暫存款 450
【例題9】：一周后，某市衛生局將印好的學習資料寄給昌南縣衛生局，材料工本費420元。餘款30元當即退還。
借：暫存款 450
貸：經費支出——基本支出(印刷費) 420
銀行存款 30
三、行政事業單位應繳款項的核算
各種應繳款項包括按財政部門規定應繳預算的資金、應繳財政專戶的預算外資金、應繳稅金以及其他按上級單位規定應上繳的款項。
(一)應繳預算款的核算
應繳預算款是指行政事業單位在業務活動中按規定取得的應繳財政預算的各種款項。行政單位的應繳預算款包括納入預算管理的政府性基金(收費)、行政性收費罰款(指按國家規定由行政機關直接收繳的部分)、沒收財產變價款、無主財產變價款、贓款和贓物變價款、其他應繳預算的資金等。事業單位的應繳預算款包括事業單位代收的納入預算管理的基金、行政性收費收入、罰沒收入、無主財物變價收入和其他按預算管理規定應上繳預算的款項。行政事業單位取得的應繳預算款應當按照規定及時、足額上繳國庫。
行政事業單位會計設定“應繳預算款”總賬賬戶，用以核算行政事業單位按規定應繳入政府預算的款項。收到應繳預算款項時，借記“銀行存款”等賬戶，貸記“應繳預算款”賬戶；上繳時，借記“應繳預算款”賬戶，貸記“銀行存款”等賬戶。該賬戶貸方餘額，反映應繳未繳數。年終，該賬戶應無餘額。該賬戶應當按照應繳預算款項的類別設定明細賬。
【例題10】：某市衛生局對某餐飲營業場所的惡劣衛生狀況依法進行行政處罰，收取罰款5000元。
借：銀行存款 5000
貸：應繳預算款——罰沒 5000
【例題11】：月末，某市衛生局將本月收取的應繳預算款項總計24000元上繳同級國庫。
借：應繳預算款 24000
貸：銀行存款 24000
(二)應繳財政專戶款的核算
應繳財政專戶款是指行政事業單位按規定代收的應上繳財政專戶的預算外資金。財政專戶實際上是財政預算外資金專戶的簡稱，它是財政部門在銀行設立的預算外資金收支進行統一核算和集中管理。按照《國務院關於加強預算外資金管理的決定》規定，國家機關、事業單位和社會團體為了履行和代行政府職能，依據國家法律、法規和具有法律效力的規章而收取、提取和安排使用的未納入國家預算管理的各種財政性資金，屬於預算外資金。
預算外資金實行“收支兩條線”的管理辦法。預算外資金繳入同級財政專戶的繳款方式有三種：①預算外資金全額上繳同級財政專戶；②預算外資金實行按比例上繳財政專戶；③實行按預算外收支結餘的數額上繳同級財政專戶。
行政事業單位會計設定“應繳財政專戶款”總賬賬戶，用以核算行政事業單位按規定代收的應繳財政專戶的預算外資金。收到應上繳財政專戶的各種收入時，借：“銀行存款”等賬戶，貸記“應繳財政專戶款”賬戶；上繳財政專戶時，作相反的會計分錄。實行預算外資金結餘上繳財政專戶辦法的單位定期結算預算外資金結餘時，行政單位應按結餘數借記“預算外資金收入”賬戶(事業單位借記“事業收入”)，貸記“應繳財政專戶款”；實行按比例上繳財政專戶的行政事業單位收到預算外資金收入時，借記“銀行存款”賬戶，行政單位貸記“預算外資金收入”賬戶(事業單位貸記“事業收入”)，同時貸記“應繳財政專戶款”賬戶。
“應繳財政專戶款”賬戶的貸方餘額，反映應繳未繳數。年終，該賬戶應無餘額。該賬戶應按預算外資金的類別設定明細帳。
【例題12】：某事業單位是實行預算外資金全額上繳的單位。某月發生如下業務：
(1)收到一筆應上繳財政專戶預算外資金存款8000元。
借：銀行存款8000
貸：應繳財政專戶款 8000
(2)將上述款項繳存財政時：
借：應繳財政專戶款 8000
貸：銀行存款 8000
(3)經財政部門審批，從財政專戶轉回上繳的預算外資金5000元。
借：銀行存款 5000
貸：事業收入 5000
(三)應交稅金的核算
應交稅金是指事業單位按稅法規定在經濟活動中發生納稅行為後必須交納但尚未交納的稅金。事業單位的應交稅金主要包括：事業單位應交納的增值稅；事業單位提供勞務和銷售產品應交納的營業稅、城市維護建設稅、資源稅、教育費附加等；事業單位的經營結餘應交納的所得稅；以及可能發生的房產稅、土地使用稅、車船使用稅和印花稅等。
事業單位會計設定“應交稅金”總賬賬戶，用以核算事業單位應交納的各種稅金。各單位應按所交納的稅金種類進行明細核算。事業單位一一般在月份終了，計算出應交納的稅金(除一般納稅人繳納的增值稅)時，借記“銷售稅金”、“結餘分配”等賬戶，貸記“應交稅金”賬戶；交納稅金時，借記“應交稅金”賬戶，貸記“銀行存款”等賬戶。該賬戶期末借方餘額為多交的稅金，貸方餘額為應交未交的稅金。
【例題13】：某事業單位從事有償服務經營活動，應交營業稅2000元，應交城市維護建設稅140元，教育費附加60元。
借：銷售稅金 2200
貸：應交稅金——應交營業稅 2000
——應交城建稅 140
其他應付款——應繳教育費附加 60
【例題14】：2008年年末，某事業單位對經營所得計提應交所得稅850元。
借：結餘分配——應交所得稅 850
貸：應交稅金——應交所得稅 850
