基本內容
在推銷工作中，、經常要使用信函，如利用信函約見顧客，用信件推銷產品；生意成功，要向顧客與信致謝；對於責任，要寫信進行解釋；喜慶日子，和關係戶發函祝賀等等。寫好這些信函，對於推銷產品，維繫感情，擴大生意起著重要作用。信函不同於面對面交談，只能通過文字來表達，顧客只能從信函的格式、內容以及文筆來了解推銷員及其產品，並做出判斷。所以，推銷人員一定要注意推銷信函禮儀，講究信函的寫法。
基本格式
1、書寫要規範、整潔。
信函規格一般為：
① 稱呼；
② 問候語；
③ 正文；
④ 結束語；
⑤ 署名及發函日期。
信函書寫禮儀要講究一些，信面要整齊、乾淨。你的信函實際上是反映你外表、能力和性格的一面鏡子。一封草率的信，信紙不僅紙質差，而且又髒又皺，字型歪歪扭扭，或者還有一兩塊墨跡或油斑，這些都容易使顧客聯想到寫信人是一個蓬頭垢面、衣著不整的人。一封字跡工整的信，卻能讓人感到寫信人是一位作風嚴肅、辦事認真的人。推銷員在書寫信函時，一定要注意這一點。有條件的話，要列印出來，增強說明力，給人一種正規、體面的感覺，避免不良推測。
約見函範文
尊敬的總經理XXX先生：
入住您的一期已近半年，雖有諸多不適、不便（這裡暫且不談），但於心不忍和不甘的卻是，一願未遂和一惑不解。且聽，在下略表其意：
未遂之願是，我及諸位一期業主想面見您致謝一番！因為“我們來自五湖四海，為了一個共同的革命目標走到一起”結為鄰里，正是您舉的那面Lenovo大旗的引領和您描繪的那枚迷彩般的Olive召喚所致。雖然，我們只是開盤那日見過一面，但隨後那段蜜月般的關係使我深感已是超越了淡如水的君子交情。的確，那時您是何等地的體貼入微，一次次的為散落在各地四處的準業主送去精美的畫冊、禮品和不誤時令的問候。。。 作為知書達理之人，我等能做的就是按時地交付房款、稅、費不拖延，傾囊之際就想握握那隻送我生日玫瑰留著余香的手，說句：太讓您費心了！
但是住到橄欖城後卻發現，你我之間不僅難以謀面，更是疏於問候，您為我設計那個精緻的信箱空空如也，閒置一邊。說實話，當我看到您掛出那塊“奢華於建築之外的”新匾，拿著您發給的那套打理毛坯屋的工具時，便覺得您與我已漸行漸遠。這橄欖之地不僅成了你我的咫尺天涯，還生出些彼此不歡的事端，各有難處卻不作溝通，此為不惑也！
就算時過境遷，你我之間不再有那種感人的溫情，但也不至於反目結怨沒了結合點，套用一老詩的名句，那便是：“相看兩不厭，惟有此樓盤”，畢竟橄欖城是您的處子作，我等安身立命的家啊！時下，這裡不僅需要景上添花，更需要多些象徵安寧、和睦的橄欖枝葉。
為此書函，望能撥冗一見，坐在一起好好談談！
