1. 無紙會議系統的適用場景
該系統實用單位、部門及場合：
學術會議：進行學術討論，必須比對圖片、文本進行甄別與講解等；
保密會議：整套系統無任何外泄檔案的接口，無法進行檔案拷貝及轉出；
技術討論：醫療會診、高端設計等討論時便於互動磋商；
中國移動無紙會議系統案例圖片行政部門：不用分發紙質檔案，每個會議成員看自己面前的顯示器即可；
高清展示：產品發布及相關展示時，將高清圖片在每個人面前予以展示；
協同設計：每人面前的電腦可以單獨使用互不影響；也可以將任意成員顯示的內容展現到其它所有成員討論；
PPT發言：有桌面信號輸入插口，可將筆記本的VGA信號插上後切換到每個成員的螢幕，直觀、方便。
整套系統可以根據用戶需求重新設計，或將現有功能進行增減，以適合用戶需求。
2. 無紙會議系統的功能簡述：
1、 保密性（保密單位可選）：會議成員只能瀏覽、修改會議進行中的指定檔案，且該檔案統一保存於主伺服器上，任何會議成員或其使用的電腦終端無法保留、存儲、轉移、複製該檔案；
2、 獨立性：採用先進的NC無盤無記憶體終端系統，該系統採用一台伺服器掛接10~30台NC電腦終端組成；整套系統的系統檔案全部保存在伺服器上，而每台NC終端可以運行不同的內容，其運行速度約等於伺服器的運行速度；
3、 互動性：採用82寸的電子白板配合投影機進行互動式會議或檔案修改；
4、 安全性：伺服器每次重啟，自動還原到初始狀態，會議進行中的所有資料自動清除；而NC原理可以理解為將伺服器上的運算後的顯示結果通過網路搬到終端顯示，NC終端本身不參與運算，更不進行存儲，絕對杜絕資料外泄；
5、 會議管理：定向開發會議管理軟體。系統允許管理員預先指定的會議成員在指定的時間內登入會議系統；進入系統後系統自動記錄該會議成員的進入、退出系統的時間和操作流水記錄；獨立保存每個會議成員修改後的檔案；管理員可以查閱任何時候進入會議系統的會議成員的登入情況；
6、 任何會議成員顯示的內容都可以統一顯示：除了每個會議成員可以獨立修改檔案外；整套系統還可以切換成統一顯示任一會議成員的螢幕顯示內容；該功能用於方案的統一部署與最後決策；
7、 輸入外接圖像：本功能用戶會議中播放幻燈片用；即可以將與會者的筆記本輸出插入到桌面上面的輸入面板，所有顯示器同時被切換至該輸入面板的圖像信號；該功能只能單向將筆記本輸出的圖像信號輸入到投影或會議成員的顯示器上，而會議系統中的圖像及任何數據均無法逆向進入筆記本，安全方面絕無泄密；
8、 輸入紙質文檔：假如有紙質檔案比如照片、圖片、文稿等等，通過數字展台的燈光和攝像機，將紙質檔案通過變成VGA數字信號切換到螢幕和投影機上。
各部分詳細描述請看本文相關章節。
3. 無紙會議系統包含如下主要設備：
中控系統（含彩色觸屏、中控主機、無線收發器、編程軟體）、液晶顯示器升降器、液晶顯示器、VGA矩陣切換器、電源控制器、伺服器、NC終端、鍵盤滑鼠、電子白板、電子展台、手拉手會議系統、會議桌（高密度板定製）、會議軟體（依要求定向開發）、其它小型設備及器材。
4. 系統工作原理
無紙會議系統的方框圖如圖一。下面結合方框圖對整個系統予以概述：
中控是無紙會議系統的指揮系統。而觸控螢幕是中控與人進行人機對話的媒介。觸控螢幕發出指令後進無線收發器接收解碼，將控制碼輸入中控，中控對各種設備發出動作指令，控制各個設備按預先設定的方式工作。
為了防止非法進入本會議系統，在觸控螢幕上可以預先設定密碼，沒有正確的密碼無法打開觸控螢幕的任何選單，更無法對整個系統進行使用；
中控發出的控制指令進入升降器，升降器根據預選的分組設定進行升降動作。分組是為了大約選擇會議人數，如8人、12人、15人、22人（具體數目視實際情況）；如13人的會議，可以選擇12人的分組，將12台預先指定的升降器升起，另外手動選擇一台通過升降器上面的按鍵上升，滿足13人的會議席位；也可以選擇15人的分組升起15個會議席位，然後手動降下2個升降器，同樣滿足13人的席位；
中控指令到達電源控制系統，命令伺服器打開，伺服器立即開機，無需人為再去按伺服器電源開關；伺服器關閉相同；
中控指令到達矩陣，各矩陣按照預先設定有條不紊的進行切換操作，可以使每個會議成員的螢幕顯示自己終端的內容，也可以指令所有會議成員包括投影機全部顯示任意一位會議成員的內容；
中控開機指令到達投影機，投影機自動打開，並切換到對應的輸入接口，可以配合互動式白板進行會議講解；
NC終端是世界上唯一沒有cpu、記憶體、硬碟的電腦終端。如今的多核技術使得PC機已經比以往的產品更為功能強大，而與此同時大部分用戶僅僅使用了PC機1-5％的處理能力。有鑒於此，NC公司利用小型接入終端設備和成熟的軟體，實現一台PC機同時支持多達30個用戶。NC接入終端具備成本低，耗電少，且易於安裝維護等優點。更具有優勢的是，該解決方案與標準的PC套用完全兼容，且終端上沒有usb等接口而在需求保密的系統中成為首選。
伺服器選用惠普HP ProLiant ML330 G6高端伺服器，考慮到本機只是安裝一個系統，檔案內容極少，所以只配以73G高速硬碟。該配置使一台伺服器同時讓22人使用，每台終端的運行速度比那些4000元一台的單機電腦速度絲毫不差甚至勝過那些單機的電腦；在維護上，只需要對伺服器進行操作即可，終端不存儲任何檔案，無需維護；在保密性上同理，只需要管理本伺服器的檔案即可。在普通電腦每3~5年淘汰一次的進程中，本伺服器的優異性能在辦公環境中將大大超過這一淘汰速度，整套系統得以最大的使用率；萬一到了它退休的那一天，只需更換伺服器一項，其它22台終端的運行速度立刻青春煥發，因為終端的速度約等於伺服器的速度；
會議音響部分和傳統的功放、音箱、調音台相同；本系統將音量控制指令也納入到觸控螢幕中，由中控調節整體音量；下圖是音頻及功放系統結構圖。
手拉手話筒電路結構圖在使用電子白板的時候，觸控螢幕的切換指令到達矩陣，矩陣按照指令進行切換，在22個會議成員的顯示屏上將同步顯示電子白板的內容；
紙質文稿輸入時，將紙質文稿放在展台的平台上面，開啟展檯燈光，展台的高清攝像頭將文稿內容採集成VGA信號，同樣通過矩陣切換至每個會議成員顯示屏；
5、系統方框圖
NC、中控與矩陣電路連線方框圖6. 定向開發的管理軟體
上面所述的是無紙會議系統中的硬體設施及它們的作用。
在無紙會議系統的安全性中，最重要的是人的管理。定向開發的軟體即是對與會者進行管理。下面詳細講述軟體的作用：
會前可控：會議管理員對會議的成員與會議的時間在會前予以確認，比如張三、王五等等15人明天上午進行會議；會議管理員預先將這15人設定成可進入狀態，並且設定進入的時間範圍；只有在設定的時間範圍與預先允許過的成員才可以進入系統；
會中記錄：會議進行中，每個成員的登錄時間、登入後修改的檔案名稱稱、打開的目錄、離去的時間等等進行記錄；軟體限定會議成員可以打開的目錄、限定會議成員將修改後的檔案進行保存的路徑；
會後查詢：會議完畢後，系統記錄本次會議的與會者名字、進行時間、退出時間等內容，此數據一直保存以備查詢。
管理軟體流程圖