清理辦公桌政策

清理辦公桌政策(clean desk policy,CDP)是一個企業的指令,規定員工在離開辦公室的時候,應如何整理自己的工作空間。

清理辦公桌政策(clean desk policy,CDP)是一個企業的指令,規定員工在離開辦公室的時候,應如何整理自己的工作空間。大多數CDP要求員工在結束一天工作後,要清理辦公桌上的所有檔案。

過去,清理辦公桌政策的執行由管理層決定。例如,像UPS這樣的公司的員工,已經執行CDP多年了,因為其創始人James Casey創立了這種文化,其目的是鼓勵員工遵守秩序,保持他們辦公室的整潔,從而給外人一種專業和精幹的印象。現在,CDP越來越多地由信息安全遵從法規提出,如ISO 27001和數據保護法。

為了使它有效,清理辦公桌政策(CDP)應以書面的形式,明確指示員工應該怎么做。和可接受使用策略(AUP)一樣,CDP應該是一個簽署的契約,概述什麼是期望雇員做到的,什麼是期望僱主應該做到的,誰負責監測該政策的實施情況,如何監測以及如果不遵守政策後果是什麼。

通常情況下,員工在結束一天的工作後負責清理自己的辦公桌,僱主負責提供碎紙機和存儲空間。在一天工作結束之後,辦公室經理或員工的上司會負責檢查辦公室,沒收或銷毀員工在離開自己的辦公桌時落下的資料夾、檔案或移動存儲介質。不遵守該政策的後果,根據政策規範,可能有口頭警告、罰款等不同程度的懲罰。

雖然CDP通過限制外部人員(如清潔人員)接觸,來幫助保護敏感的公司和客戶數據資產,但同時它也會妨礙那些使用視覺控制(visual control)來工作的員工的工作。視覺控制這一術語是從精益生產(lean production)得出的。它的意思是專有信息需要在全視圖中展示給每個人。視覺控制也可以是一些需要物理操作的東西,如敏捷編程Scrum圖,或有很多組成部件每天需要在工作結束時簡單存儲的東西。在這種情況下,遵守CDP仍然可以通過將使用視覺控制的員工分在同一個辦公室來執行,並要求在那個辦公室的員工自己負責打掃工作空間(吸塵、除塵、倒垃圾),那樣外部人員就沒有機會看到公司和客戶的信息了。

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