作 者簡介
王群，1948年10月生，江蘇蘇州人。
曾任北京市委辦公廳副巡視員、中共北京市委黨校副校長、北京行政學院副院長、北京行政學院成人教育學院院長，兼任北京市秘書學會副會長、北京市委講師團客座教授。對於秘書工作特別是公文寫作有較深研究，在刊物上發表過數十篇文章，多次在全國性公文寫作研修班上講學。
主要著作有《品味公文》《機關秘書實用必備全書》《機關套用文寫作大全》《信息工作》等。
內容簡介
《機關秘書實用必備全書》的編寫上著眼於秘書實際工作中經常遇到的問題，從辦公室值班、接待、發文辦理、收文辦理、會議組織、協調、保密等工作中，梳理出355個問題。《機關秘書實用必備全書》按照中辦、國辦的有關精神，以及規範的工作程式和方式方法，給出精準的回答，極具實操性和規範性。
目錄
第一章 值班工作實務
1.什麼是值班工作？ / 002
2.值班工作有哪些特點？ / 002
3.值班工作有哪些作用？ / 003
4.值班工作有哪些形式？ / 004
5.值班工作如何安排？ / 004
6.值班工作的主要內容有哪些？ / 005
7.值班工作要做好哪些記錄？ / 007
8.值班工作有哪些要求？ / 008
9.做好值班工作應建立哪些制度？ / 009
10.如何保持值班室的良好環境？ / 011
11.如何管理好值班室設備設施？ / 012
12.如何做好公務接洽工作？ / 013
13.對來訪者如何做到禮貌周到的服務？ / 015
14.值班人員如何做好電話接聽記錄？ / 015
15.值班中遇到重要情況如何及時報告？ / 015
16.值班人員如何果斷處置突發事件？ / 016
17.值班人員如何做好協調工作？ / 017
18.用值班電話傳送緊急通知要注意什麼？ / 018
19.值班人員使用電話有何要求？ / 019
20.值班人員使用電話有何職業道德和禮儀要求？ / 020
21.值班人員使用電話要避免哪些問題？ / 021
22.如何巧用電話輔助功能？ / 022
23.什麼是領導活動安排？ / 023
24.安排領導活動要遵循哪些原則？ / 023
25.邀請領導參加會議（活動）有什麼規則和程式？ / 024
26.安排領導活動如何做好前期準備？ / 025
27.如何做好領導活動的現場組織工作？ / 026
28.如何做好領導活動的後期工作？ / 026
29.如何做好領導外出活動的安排？ / 026
30.如何安排好領導同志的活動日程？ / 028
31.如何安排好領導視察活動？ / 028
32.如何安排好領導調研活動？ / 030
33.什麼是領導會見活動？ / 032
34.召見和拜見的活動如何安排？ / 032
35.接見下級人員的活動如何安排？ / 033
36.—般性會見如何安排？ / 033
37.會見外賓的活動如何安排？ / 034
38.領導參加民眾集會活動如何安排？ / 035
39.領導參加悼念活動如何安排？ / 036
第二章 接待工作實務
40.什麼是秘書部門的接待工作？ / 038
41.做好接待工作應遵循什麼原則？ / 039
42.接待工作有哪些類型？ / 040
43.如何做好上級領導接待工作？ / 041
44.如何做好上級單位一般工作人員的接待？ / 042
45.如何做好兄弟單位來人的接待？ / 043
46.如何做好業務往來單位和人員的接待？ / 043
47.如何做好下屬單位來人的接待？ / 044
48.如何做好新聞單位來人的接待？ / 045
49.如何接待上訪人員？ / 046
50.涉外接待工作應遵循什麼原則？ / 048
51.如何做好涉外接待工作？ / 048
52.如何接待內賓來訪者？ / 050
53.如何接待團體性內賓？ / 053
54.接待工作中怎樣做到話語得體？ / 055
55.怎樣做好為領導安排約見的工作？ / 056
56.臨時取消約見用什麼方法？ / 059
57.怎樣代領導拒攔約見？ / 060
58.領導約見時怎樣做好有關服務工作？ / 061
59.如何巧妙中斷逾時約見？ / 062
60.如何撰制接待工作方案？ / 064
61.撰寫接待方案有什麼格式要求？ / 065
62.外賓接待工作有哪些程式？ / 068
63.如何制定外賓接待方案？ / 069
64.怎樣做好外賓接待的準備工作？ / 070
65.如何做好迎送外賓的工作？ / 071
66.如何安排與外賓會見、會談和洽談？ / 072
67.外賓接待工作中有哪些禮儀要求？ / 073
68.接待工作中如何運用介紹禮節？ / 075
69.接待工作中如何運用握手禮、致意禮、鞠躬禮？ / 077
第三章 發文辦理實務
70.發文辦理包括哪些程式？ / 082
71.公文覆核有何重要性？ / 082
72.公文覆核工作的重點有哪些？ / 083
73.怎樣提高覆核工作的質量？ / 083
74.登記公文要注意哪些問題？ / 084
75.編文號工作有哪些作用？ / 085
76.編文號工作有哪些要求？ / 085
77.什麼是公文擬表？ / 085
78.公文的印數是如何確定的？ / 086
79.擬表的方法有哪些？ / 086
80.什麼是公文校對？ / 087
81.什麼是對校法？ / 088
82.什麼是折校法？ / 088
83.什麼是讀校法？ / 088
84.公文為何要用印章？ / 089
85.用印原則是哪些？ / 089
86.公文印章應當如何管理？ / 090
87.什麼是公文分裝？ / 090
88.公文分裝有哪些方式？ / 091
89.發文通知單有哪些類型？ / 092
90.發文前怎樣配封？ / 093
91.發文前要做好哪些檢查工作？ / 093
92.公文傳送前如何裝封？ / 094
93.公文如何投送？ / 095
94.什麼是發文戳記？ / 097
第四章 收文辦理實務
95.收文辦理要堅持哪些原則？ / 100
96.如何做好收文辦理工作？ / 101
97.收文辦理的主要程式是什麼？ / 102
98.如何進行簽收工作？ / 103
99.公文簽收的常用方式是什麼？ / 104
100.什麼是收文登記？ / 104
101.收文登記的範圍有哪些？ / 105
102.收文登記有哪些常見形式？ / 105
103.收文登記有哪些環節與方法？ / 106
104.什麼是收文審核（初審）？ / 106
105.如何進行收文審核？ / 107
106.什麼是收文擬辦？ / 108
107.擬辦的一般方法是什麼？ / 109
108.什麼是批辦工作？ / 110
109.批辦的作用和原則是什麼？ / 110
110.批辦工作怎樣做到合理分工？ / 112
111.批辦工作有哪些模式？ / 112
112.什麼是承辦工作？ / 112
113.怎樣做好承辦工作？ / 113
114.什麼是閱辦工作？ / 115
115.閱辦工作有哪些方式和要求？ / 115
116.什麼是催辦工作？ / 116
117.什麼是公文傳閱？ / 117
118.公文傳閱有何作用和方法？ / 118
119.做好傳閱工作需要注意什麼？ / 119
120.怎樣做好公文管理工作？ / 121
121.什麼是公文的存放工作？ / 122
122.如何分類保管公文？ / 122
123.什麼是公文清銷工作？ / 123
124.清退公文的原則是什麼？ / 124
125.哪些公文需要清退？ / 124
126.公文清退有什麼時間要求？ / 125
127.做好公文清退工作有哪些方法？ / 126
128.哪些公文需要銷毀？ / 127
129.銷毀公文的方式有哪些？ / 127
130.銷毀公文有哪些程式？ / 127
131.銷毀公文應注意什麼問題？ / 128
132.翻印和複印公文要注意什麼？ / 128
133.為什麼要做好公文保密工作？ / 129
134.公文保密範圍包括哪些？ / 130
135.公文保密有哪些基本要求？ / 130
第五章 會議組織實務
136.何為會議活動？ / 134
137.會議活動有哪些類別？ / 134
138.會議活動包含哪些基本要素？ / 135
139.什麼是代表會議? / 138
140.什麼是委員會議？ / 139
141.什麼是聯席會議? / 139
142.什麼是會員會議？ / 139
143.什麼是簽字會（儀式）？ / 140
144.什麼是招聘會？ / 140
145.什麼是交易會？ / 141
146.什麼是宣判會？ / 141
147.什麼是鑑定會？ / 141
148.什麼是招商會？ / 142
149.什麼是會晤會（活動）？ / 142
150.什麼是談判會（活動）？ / 142
151.什麼是首腦會？ / 143
152.什麼是博覽會？ / 143
153.什麼是仲裁會？ / 144
154.什麼是拍賣會？ / 144
155.什麼是工作會？ / 145
156.什麼是座談會？ / 145
157.什麼是報告會？ / 146
158.什麼是學習會？ / 146
159.什麼是慶祝會？ / 147
160.什麼是調查會？ / 147
161.什麼是研討會? / 148
162.什麼是現場會？ / 148
163.什麼是碰頭會？ / 148
164.什麼是見面會？ / 149
165.什麼是招待會？ / 150
166.什麼是諮詢會? / 150
167.什麼是頒獎會？ / 151
168.什麼是匯報會？ / 151
169.什麼是午餐會？ / 152
170.什麼是生活會？ / 152
171.什麼是總結會？ / 153
172.什麼是務虛會？ / 153
173.什麼是預備會？ / 154
174.什麼是C類會？ / 154
175.什麼是新聞發布會？ / 155
176.怎樣安排領導視（考）察活動？ / 155
177.怎樣安排領導調研活動？ / 156
178.怎樣安排領導會見活動？ / 157
179.怎樣安排領導出訪活動？ / 157
180.怎樣安排領導看望活動？ / 157
181.怎樣安排採訪領導活動？ / 158
182.怎樣安排領導慰問活動？ / 159
183.舉辦會議活動在形式上有什麼要求？ / 159
184.舉辦好會議活動要注意避免哪些問題？ / 160
185.舉辦會議活動如何提前策劃？ / 162
186.舉辦會議活動如何履行審批程式？ / 162
187.如何組建會議活動的工作機構？ / 164
188.會議活動工作機構的職責是什麼？ / 164
189.會議活動的檔案準備包括什麼？ / 165
190.會議活動的會場準備包括什麼？ / 166
191.舉辦會議活動需要做哪些交通安排？ / 168
192.舉辦會議活動如何準備證件票證？ / 168
193.舉辦會議活動如何準備座位名簽（牌）？ / 169
194.舉辦會議活動如何做好餐飲安排？ / 169
195.舉辦會議活動如何做好住房安排？ / 170
196.舉辦會議活動如何做好車輛安排？ / 171
197.舉辦會議活動如何做好醫療準備？ / 172
198.舉辦會議活動如何做好娛樂安排？ / 172
199.舉辦會議活動如何提供郵政服務？ / 173
200.會議活動的實施包括哪些步驟？ / 173
201.會議活動的通知有哪些形式？ / 174
202.會議活動的通知對象包括哪些人？ / 175
203.會議活動通知有哪些種類？ / 175
204.會議活動通知發出後如何反饋？ / 176
205.如何對會議活動人員進行編組？ / 176
206.對會議活動人員編組依據什麼原則？ / 176
207.如何安排會議活動召集人？ / 177
208.如何安排會議討論下組人員？ / 178
209.如何組織好工作人員報到？ / 178
210.會議活動的預備（說明）會包括哪些內容？ / 178
211.會務人員如何實施現場檢查？ / 179
212.如何做好參會人員報到準備工作？ / 179
213.如何做好參會人員簽到工作？ / 180
214.如何組織參會人員入場？ / 181
215.會議活動正式開始後可以調整會議議程么？ / 181
216.如何安排會間休息？ / 182
217.如何組織退場？ / 182
218.如何做好會間值班工作？ / 183
219.會間值班工作有何要求？ / 183
220.如何組織與會人員離會？ / 184
221.如何做好清理會議活動場所工作？ / 185
222.如何做好會議活動後期的檔案善後工作？ / 185
223.如何做好會務的善後工作？ / 186
224.什麼是會務工作文書？ / 187
225.什麼是會議簡報？ / 187
226.會議簡報的結構和寫法是什麼？ / 188
227.撰寫會議簡報要注意哪些事項？ / 188
228.什麼是會議快報？ / 189
229.什麼是會議預案？ / 189
230.撰寫會議預案有什麼要求？ / 190
231.什麼是工作流程文書？ / 190
232.如何撰寫工作流程？ / 191
233.什麼是秩序冊？ / 191
234.什麼是會議記錄？ / 192
235.如何做好會議記錄？ / 193
236.什麼是會議須知、會議指南？ / 193
237.組織國際性會議活動應遵循哪些規則？ / 194
238.組織國際性會議活動如何申辦？ / 195
239.對組織國際性會議活動的工作人員需要哪些培訓？ / 196
240.如何籌備國際性會議活動？ / 197
241.組織國際性會議活動應如何做好翻譯工作？ / 197
242.怎樣做好國際性會議活動的保密工作？ / 198
243.對會議活動用語有什麼要求？ / 199
244.會議活動著裝有何要求？ / 200
245.會議活動中領導的座位如何安排？ / 201
246.會議活動中專家的座位如何安排？ / 202
247.會議活動中單位序列座位如何安排？ / 202
248.會議活動中榮譽待遇座位如何安排？ / 202
249.會場座位如何排列布局？ / 202
250.如何做好會議活動的飲食服務？ / 203
251.如何做好會議活動的住宿服務？ / 205
252.如何做好會議活動的醫療服務？ / 206
253.如何做好會議活動的交通服務？ / 207
第六章 協調工作實務
254.為什麼說協調工作是辦公室的一項重要工作？ / 210
255.辦公室協調工作有哪些類型？ / 210
256.何謂政務協調？ / 211
257.什麼是重大工作部署的協調？ / 211
258.什麼是領導活動的協調？ / 211
259.什麼是公文協調？ / 212
260.什麼是會議協調？ / 213
261.何為關係協調？ / 214
262.什麼是單位之間關係的協調？ / 215
263.什麼是人際關係的協調？ / 216
264.何為事務協調？ / 217
265.什麼是計畫協調？ / 218
266.什麼是日常事務的協調？ / 218
267.什麼是突發事件的協調？ / 219
268.協調工作包括哪些程式？ / 220
269.如何受理協調事項？ / 220
270.什麼是協調事項核查？ / 221
271.如何制定協調方案？ / 221
272.如何正確實施協調方案？ / 222
273.如何撰制協調文書？ / 223
274.如何進行協調結果的督查？ / 224
275.如何做好協調工作的總結評估？ / 224
276.協調工作如何做到靈活性和原則性的統一？ / 225
277.什麼是適時協調法？ / 226
278.協調中如何運用信息溝通法？ / 227
279.什麼是協調中的換位思考法？ / 228
280.協調工作中如何運用互補協調法？ / 228
281.協調人員應具備哪些協調能力？ / 229
282.協調人員應具備哪些特殊能力？ / 230
第七章 立卷歸檔實務
283.什麼是檔案整理和立卷 / 234
284.檔案整理、立卷是如何分工的？ / 235
285.檔案整理、立卷的原則是什麼？ / 236
286.什麼是整理立卷的聯繫原則？ / 236
287.什麼是整理立卷的價值原則？ / 237
288.什麼是整理立卷的保管和利用原則？ / 238
289.確定檔案整理、立卷的原則是什麼？ / 239
290.哪些檔案需要整理、立卷？ / 240
291.對需要整理的稿本、資料，要注意什麼問題？ / 242
292.哪些檔案不需要整理、立卷？ / 243
293.如何確定本單位整理、立卷檔案的具體範圍？ / 244
294.檔案整理、立卷的主要方法是什麼？ / 244
295.什麼是檔案的分類？ / 245
296.怎樣按組織機構分類？ / 245
297.怎樣按問題分類？ / 246
298.怎樣按保管期限分類？ / 247
299.檔案立（組）卷的主要方法有哪些？ / 247
300.什麼是“六特徵”立卷法？ / 248
301.什麼是立小卷法？ / 248
302.什麼是分類組合法？ / 249
303.什麼是“四分四注意”立卷法？ / 249
304.什麼是檔案類型立卷法？ / 250
305.什麼是專門檔案立卷法？ / 251
306.編制立卷目錄為何要調查研究？ / 251
307.如何編制立卷類目？ / 252
308.何為平時歸卷？ / 253
309.歸檔操作步驟有哪些？ / 253
310.平時歸卷工作如何開展？ / 255
第八章 保密工作實務
311.什麼是“秘密”？ / 258
312.秘密有哪些種類？ / 258
313.秘密有哪些特性？ / 258
314.何為保密工作？ / 259
315.我國的保密法律、法規有哪些？ / 259
316.國家對於個人的保密有哪些規定？ / 260
317.國家對於國家秘密載體有哪些規定？ / 261
318.國家對於通信、辦公自動化設備及其計算機網路的保密有哪
些規定？ / 262
319.國家對於對外提供國家秘密的保密有何規定？ / 263
320.國家對於涉密會議和其他涉密活動的保密有何規定？ / 263
321.國家對泄露國家秘密的行為人有何處罰規定？ / 263
322.什麼是保密範圍？ / 265
323.國家秘密的基本範圍有哪些？ / 265
324.關於國家秘密的具體範圍有哪些規定？ / 266
325.什麼是國家秘密等級 / 267
326.我國秘密等級是如何劃分的？ / 267
327.如何確定國家秘密的保密期限？ / 267
328.什麼是定密工作？ / 268
329.定密須經過哪些程式？ / 268
330.什麼是商業秘密和工作秘密？ / 270
331.商業秘密與國家秘密有什麼區別？ / 271
332.商業秘密的基本範圍是什麼？ / 272
333.商業秘密如何確認？ / 273
334.如何加強商業秘密的保護？ / 273
335.對秘書工作人員有哪些保密要求？ / 274
第九章 專人秘書實務
336.專人秘書需要具備哪些特別能力？ / 278
337.什麼是領導意圖？ / 279
338.如何正確領會領導意圖？ / 281
339.領會領導意圖要注意哪些問題？ / 282
340.專人秘書如何當好領導的參謀助手？ / 284
341.如何承辦領導的臨時指令？ / 285
342.如何求人辦事？ / 286
343.為領導辦事如何做到少碰釘子？ / 287
344.為領導辦事如何做到因人制宜？ / 288
345.如何為領導“擋駕”？ / 289
346.專人秘書如何科學合理地安排日程事務？ / 290
347.如何輔佐領導組織會議？ / 291
348.如何輔佐領導處理檔案？ / 292
349.專人秘書如何陪同領導外出？ / 293
350.專人秘書如何快速成文？ / 295
351.專人秘書如何整理講（談）話記錄和錄音？ / 297
352.專人秘書如何擬寫電話記錄？ / 298
353.專人秘書如何擬寫電話稿？ / 299
354.專人秘書如何防止領導念錯字？ / 300
355.專人秘書如何樹立自己的良好形象？ / 300
