迄今為止還沒有對機構知識庫的確切定義,Clifford A.Lynch從大學的角度為機構知識庫做了如下定義,他認為:“大學中的機構知識庫是大學為其員工提供的一套服務,用於管理和傳播大學的各個部門及其成員創作的數位化產品。而SPARC事業部主任Richard K.Johoson則認為它是一個數位化資源集合,捕獲並保存單個或多個團體中的智力產品。儘管不同學者對機構知識庫含義的認識與表述還不盡相同,但仔細分析可以發現機構知識庫具有如下特點:
構建的主體和收藏的地域界限是機構,即它的建立和運行是以機構為軸心和主線的,在這一點上區別於基於學科或專題的知識庫。這裡所說的機構,即可以是實體的,如一個實體的大學、研究所、大學聯合體,也可以是虛擬的,如數字科研環境下可能出現的虛擬聯合實驗室,e-研究院等。
構建和實現的基礎平台是網路,即通過網路實現資源的提交與共享,實現它的管理和運行。
操作和運行的開放性原則。即要保證與其它機構知識庫之間的互操作,保證知識庫中的內容能夠被機構之外的用戶方便的訪問和使用,並且能夠有效的存取其它機構的知識庫的內容。
綜上所述,機構知識庫是一個機構建立的,以網路為依託,以收集、整理、保存、檢索、提供利用為目的,以本機構成員在工作過程中所創建的各種數位化產品為內容的知識庫。
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