在辦公室、工廠、倉庫以及商場等許多地方都需要使用各種類型的標籤。比如：購買服裝時，服裝上的吊牌，火車票、登機牌、行李牌，在商店中商品的標籤等等。由於標籤一般都較小，使用普通的印表機列印並不合適。針對這一情況，一些印表機廠商設計出了標籤印表機。
標籤印表機指的是無需與電腦相連線，印表機自身攜帶輸入鍵盤，內置一定的字型、字型檔和相當數量的標籤模板格式，通過機身液晶螢幕可以直接根據自己的需要進行標籤內容的輸入、編輯、排版，然後直接列印輸入的印表機。
操作界面是標籤印表機性能一個至關重要的因素。對於標籤印表機來說，操作界面直接關係到它使用的方便性和功能的發揮。良好的操作界面能夠實現功能設定獨立、便捷；規範化的文檔管理，方便檔案查閱存取，還可以根據內容變化適時更換 “表格製作”的功能，可以為所需列印的標籤提供統一登記樣式套管功能；布線方便，一些細瑣線件的添加,井然有序 ,能讓用戶隨時擁有獨具個性的實用標籤。
一台好的標籤印表機應該具有多種的中英文字型，可以在實際的操作中供用戶所選擇。在中文字型中宋、黑、楷三種字型是最基本的要求；而英文字型中則至少要有 6～7字型，如：Song、HV、CR、BR、PL、CB、ST等。當然，如果能夠擁有更加豐富的字型系統則更好。而字型檔系統方面，現在僅僅具有 GB2312規定的漢字6763個字是遠遠滿足不了實際使用要求的，機器中需要含有多種圖形文字、各種符號、計量單位、俄文字母、希臘字母、日文字母和各種圖形標誌。
不過在實際的套用中，需求是不斷地增加的。為了解決這一問題，某些產品設計了造字造圖功能可以自行設計未被內置的文字、符號，極大拓展和豐富了套用的領域。在實際的標籤列印中，不同的框線、表格和修飾能夠使標籤更加的美觀，標識、區分的功能和作用更佳。因此字框線、外框、表格、格線的種類，傾斜、對齊、陰影等文字修飾效果的數量以及背景印刷、定長是標籤印表機的一個非常的功能技術指標。
在進行標籤的列印時，需求是多種多樣的，不可能是一成不變的，因此標籤印表機還需要有一定的編輯處理能力。常規的編輯、排版功能無疑是必不可少的。而一些機器更是設計了如：可利用多張標籤組合的“超級放大”(2-4倍)列印功能，可以實現大至72mm的大字列印功能,可以讓內容更加醒目；列印預覽功能可通過螢幕顯示標籤內容及格式，所見即所得,輕鬆修改,不需試列印，節約了列印的成本。一款好的標籤印表機能夠讓用戶省時省力，事半功倍。
