基本概念
會議文案又稱會議文書，是圍繞各種會議活動而展開的各種書面文字材料的總稱。涉及有法律契約文案，各類表格文本，廣告文案、宣言、聲明、計畫和總結文案。
即只要是在會議討論中、審議、傳閱、交流、宣讀、使用的文案，或者經會議討論、磋商、表決而通過的檔案及根據會議決定的事項或達成會議的協定、共識而形成的檔案或文案，都可稱為會議文案。
分類
1各類廣告檔案：議案、報告、發言稿、通知、備忘錄、開閉幕詞、議案和提案
2廣告類：海報、公告、會標、會徽、標語、模型、指示牌等。
3各類表格：簽到數據統計表格、報名表、會議內容記錄表、會議簡報表、會議日程表、選舉表決統計表、住宿飲食安排分配統計表、客戶意見反饋表等。
4各類規範條例：工作人員崗位職責表、契約、條約、協定、議定書等
5各種計畫、總結：會議策劃檔案、會議實施檔案。會後或展後總結、客戶檔案等
寫作要求
1、會議文案特徵：
v 清晰、明了——與會者方便閱讀理解，容易獲取所需信息。
具體要求：語法正確、標點無誤，格式適當、語句流暢，主題集中、目的明確，通俗易懂
v 簡潔、精煉
具體要求：避免贅詞，杜絕重複，用單字費短語
v 準確、貼切
具體要求：詞語、標點運用準確，邏輯結構連貫合理，圖表數據運用準確，避免邏輯混亂、用詞抽象。
2、會議文案寫作技巧
v 明確會議文案的寫作意圖——促進寫作者對文書主題和範圍作出決定
v 確認所需材料——對材料進行規整分類，切材料要客觀事實。
v 重要的內容放開頭或結尾，語句通俗易懂。
文案格式
公文格式——公文格式
（1）檔案系列編號
（2）分數序號
（3）保密要求
（4）標題——發文單位用全稱或簡稱，字型居標註首頁1/3處
（5）題注——用於會議上表決通過的檔案，（覺得、決議等）和法律、法規、規章。
（6）作者或報告人姓名——以單位名義所作言論或經驗介紹材料，要標明單位名稱。標作者或報告人姓名時，單位要寫全稱。
（7）稱呼或主送機關——領導講話、致辭、代表發言等檔案。
（8）正文——表達公文內容的載體，一般分為開頭、主體、結尾三部分。
（9）落款、簽署、蓋章
——落款：即正文右下方標註發文機關的名稱，一般用於日程表、會議須知等管理性檔案。
——簽署：以證實公文的效用，以領導名義發出的請柬或邀請信，由領導人親筆簽字，位於正文下空2行，右側空4字，前標註簽署人職務，空2格簽署人簽名
——蓋章：加蓋印章應當上不壓正，但與正文或附屬檔案標誌的距離不能超一行。
（10）成文時間——即成文日期，是指生效時間。
（11）封面
資料處理
1、印刷數量要保證足夠用
2、商務中心要按質、按量完成印刷任務，並隨時提供印刷品服務
3、專人管理、專業服務
4、檔案資料內容的保密要求
