定義
又稱檔案處理、文書工作、公文處理、檔案管理。國家機關或社會組織製作、傳遞、使用、保存或銷毀檔案等行為的總稱，是行政管理的重要組成部分。其質量與效率對國家機關或其他組織的工作成效有直接影響。基本原則和要求是：及時、準確、保密。
程式
文書處理程式由收文和發文的各工作環節構成。收文包括簽收、登記、分辦、加工、擬辦、批辦、承辦、對內催辦、簽注、立卷、歸檔(或清退、銷毀)；發文包括擬稿、核稿、簽發、繕印、校對、用印(簽署)、登記、發出、對外催辦、立卷、歸檔(或銷毀)。各工作環節相對獨立存在，各具特定內容和功能，相互銜接並排列有序，均須遵循一定的工作制度，不得隨意處理，具有規範性。
擬辦
即單位綜合辦公部門為領導人批辦檔案所做的各項準備工作。包括：①在檔案處理單上書寫對收文辦理的方案和建議，並簽署擬辦人姓名和日期；②對內容複雜的檔案予以摘要；③查詢並附錄檔案中涉及的有關指示或規定，為領導人批辦提供依據；④查詢前案處理過的有關檔案，供領導人參考，使批辦前後銜接具有連續性；⑤對需要批辦的檔案分清主次緩急，依次報批，以增強批辦的計畫性；⑥對收文中有關數據和重要情節進行初步鑑別。
批辦
是收文處理中具有決策性的程式，即由單位領導人對需要辦理的重要檔案，在檔案處理單上批示執行、辦理的原則和方法,並簽署姓名和日期,以指導承辦者對該檔案的辦理。批辦的意見要明確、具體，便於承辦者理解和執行。對需要貫徹執行的上級組織來文,要批示組織實施的具體方案;對需要具體辦理的來文,要批示辦理的要求與承辦時限及承辦人選；對只需閱知的來文，要批示傳閱或傳達的時限和範圍;對需要回復的來文,要指定撰搞人和批示回復的要點；對需要兩個或兩個以上單位會同辦理的檔案，要指定主辦單位和提出承辦要求。
催辦
分對內和對外兩種。對內催辦是根據領導人對收文批辦的意見，對本單位文書處理工作進行督促檢查；對外催辦是向發文的接收單位催詢辦理和答覆。要求和方式：①建立健全催辦制度，一般檔案責成文書人員催辦，重要檔案由領導人親自催辦；②擬制檔案催辦單(或卡)，對需催辦的檔案逐件登記，隨時記錄催辦情況,定期匯總,向領導人報告；③一般檔案發催詢單、便函或登門催辦，重要檔案可責成專人調查，使催辦與查處結合起來。
核稿
是對發文稿進行檢查控制的第一程式，由綜合辦公部門對發文稿進行審核與修正。從以下方面進行：①嚴格控制發文數量，檢查是否需要行文或是否應以機關或組織的名義行文，防止濫發檔案；②嚴格控制發文方向，即審核發文的接收單位是否準確，防止多頭主送、越級主送或濫抄濫送檔案；③對於領導指導性的下行檔案，審核是否具有合法性與可行性，防止違反上級機關的政策、規定或不切實際；④對於呈請性上行檔案，審核其真實性，防止虛報或誇大事實；⑤審核文稿的文字表述是否準確、簡明、易懂,為人們易於理解與執行;⑥審核發文稿格式與字跡材料是否符合國家標準與有關規定。
簽發
是對發文稿進行最後審定的具有決策性的程式。即單位領導人對發文稿核准發出並簽署姓名和日期。簽發要求：①根據檔案性質分層簽發，以單位名義制發的重要的或涉及面廣的檔案由正職或主持日常工作的副職領導人簽發；有的檔案可由秘書長或辦公廳(室)主任根據授權簽發；以部門名義制發的業務性檔案可由部門領導人簽發。②單位制發的重要檔案均應經過綜合部門審核修正後再予簽發。簽發賦於發文以法定效力，使其成為定稿，並可據其印製檔案正本。
